Zo organiseer je een symfonieconcert

Begin een symfonieconcert met de locatie en de artistieke bezetting: reserveer de zaal, contracteer het orkest en leg de dirigent vast. Kies daarna het programma en werk de vergunningen, verzekering, techniek en catering uit. Open de kaartverkoop zodra capaciteit en zitplaatsen duidelijk zijn, zodat je bezoekerslijst en dieetwensen op tijd kunt verwerken. Plan in de laatste weken repetitie, podiumindeling, muziekpartijen en publieksontvangst naast elkaar; vooral techniek, catering en programmamateriaal worden vaak te laat bevestigd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Orkest contracteren
3
Dirigent vastleggen
4
Concertprogramma kiezen
2 personen
5
Vergunningen aanvragen
6
Verzekering regelen
7
Catering reserveren
8
Techniek reserveren
9
Fotograaf boeken
10
Kaartverkoop openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Publiciteit verspreiden
2 personen
13
Programmafolders bestellen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Zitplaatsen indelen
2 personen
17
Orkestbezetting controleren
18
Muziekpartijen printen
2 personen
19
Technische plattegrond maken
2 personen
20
Cateringhoeveelheden bepalen
21
Bezoekerslijst controleren
2 personen
22
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Licht en verwarming controleren
2 personen
28
Podium opbouwen
6 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Orkeststoelen klaarzetten
3 personen
31
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
32
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
34
Podiumverlichting aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Programmafolders neerleggen
3 personen
37
Entreebalie inrichten
2 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
40
Koffie en thee bereiden
2 personen
41
Orkest ontvangen
2 personen
42
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
43
Orkest inspelen
44
Klankbalans controleren
3 personen
45
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
46
Deuren openen
3 personen
47
Tickets controleren
3 personen
48
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
4 personen
49
Programma's uitdelen
2 personen
50
Garderobe bedienen
2 personen
51
Concert presenteren
52
Pauzedrankjes serveren
5 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Zaal opnieuw controleren
2 personen
56
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
57
Publiek uitgeleiden
4 personen
58
Orkest bedanken en uitchecken
2 personen
59
Avondontvangst voorbereiden
4 personen
60
Avondbuffet aanvullen
3 personen
61
Avondinloop begeleiden
4 personen
62
Avondtickets controleren
3 personen
63
Avondprogramma presenteren
64
Avondpauze serveren
5 personen
65
Avondpauze opruimen
3 personen
66
Slotapplaus begeleiden
67
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
68
Kassa afsluiten
2 personen
69
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

70
Catering opruimen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Zaal schoonmaken
4 personen
74
Podium afbreken
6 personen
75
Stoelen opruimen
4 personen
76
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
77
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
78
Verlichting afkoppelen
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen
80
Huurmaterialen retourneren
2 personen
81
Restanten opruimen
2 personen
82
Gevonden voorwerpen registreren
83
Foto's archiveren
84
Bedankberichten versturen
2 personen
85
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 180
Orkeststoelenaantal 75
Klaptafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 75
Dirigentenlessenaar
Dirigentenpodium
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Menukaarthoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 4
Routebordenaantal 12
Pijltapeaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer uiterlijk vier weken voor het concert of de zaal plaats biedt aan orkest, dirigentenpodium, muzieklessenaars en publieksstoelen. Leg de technische plattegrond vast voordat je podiumdelen, microfoons en kabels reserveert.
Open de kaartverkoop pas wanneer het programma, de zaalcapaciteit en de zitplaatsindeling bekend zijn. Reserveer minimaal één week voor het concert om bezoekerslijsten, tickets en polsbandjes te controleren.
Plan een technische doorloop op de concertdag met voldoende tijd voor microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren en podiumspots. Kabelmatten, verlengkabels en stekkerdozen worden vaak pas ontdekt wanneer de opbouw al bezig is.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal de cateringhoeveelheden op basis van het verwachte aantal bezoekers. Koel dranken tijdig en tel wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes en bestek apart na.
Leg muziekpartijen, lessenaars en stoelen per orkestgroep klaar vóór de musici binnenkomen. Controleer daarnaast de orkestbezetting en deel het programma minstens één keer uit tijdens de voorbereiding, zodat ontbrekende partijen niet vlak voor aanvang opvallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een symfonieconcert organiseren?: Begin minimaal zes maanden vooraf met de locatie, het orkest, de dirigent en het programma. Vergunningen, verzekering, techniek en kaartverkoop volgen daarna; houd de laatste vier weken vrij voor productie en bezoekerscommunicatie.
Wanneer moet je de kaartverkoop voor een symfonieconcert openen?: Open de kaartverkoop zodra locatie, programma en maximale zaalcapaciteit vaststaan, meestal enkele maanden voor het concert. Sluit of controleer de aanmeldingen uiterlijk één week vooraf, zodat zitplaatsen, dieetwensen en bezoekerslijsten verwerkt zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een symfonieconcert?: Plan ten minste vier uur voor podium, orkeststoelen, muzieklessenaars, verlichting en audiotechniek. Voeg extra tijd toe voor een technische test en controleer vóór de repetitie of alle muziekpartijen klaar liggen.
Wat regel je de week voor een symfonieconcert?: Controleer zeven dagen vooraf de orkestbezetting, bezoekerslijst, tickets, zitplaatsen, catering en technische plattegrond. Bestel of verzamel dan ook programmfolders, sorteer polsbandjes en tickets en bevestig alle leveranciers opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.