Ein Symphoniekonzert organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Symphoniekonzert müssen Orchester, Spielstätte, Programm und Technik früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Ort, Orchester und Dirigenten, bevor du Tickets oder Werbung startest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Programmplanung und der technische Lageplan. In den letzten Tagen zählen vor allem Sitzplatzaufteilung, Notenblätter, Besucherliste, Cateringmengen und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Orchester engagieren
3
Dirigenten festlegen
4
Konzertprogramm auswählen
2 Personen
5
Genehmigungen beantragen
6
Versicherung organisieren
7
Catering reservieren
8
Technik reservieren
9
Fotograf buchen
10
Ticketverkauf eröffnen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Werbung verbreiten
2 Personen
13
Programmhefte bestellen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Sitzplätze einteilen
2 Personen
17
Orchesterbesetzung prüfen
18
Notenblätter drucken
2 Personen
19
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
20
Cateringmengen festlegen
21
Besucherliste prüfen
2 Personen
22
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Notenblätter bereitlegen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
28
Bühne aufbauen
6 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Orchesterstühle bereitstellen
3 Personen
31
Notenständer aufstellen
3 Personen
32
Instrumentenraum einrichten
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
3 Personen
34
Bühnenbeleuchtung anschließen
2 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Programmhefte auslegen
3 Personen
37
Eingangstresen einrichten
2 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
41
Orchester empfangen
2 Personen
42
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
43
Orchester einspielen
44
Klangbalance prüfen
3 Personen
45
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
46
Türen öffnen
3 Personen
47
Tickets kontrollieren
3 Personen
48
Besucher zu den Plätzen begleiten
4 Personen
49
Programme ausgeben
2 Personen
50
Garderobe betreuen
2 Personen
51
Konzert präsentieren
52
Pausengetränke servieren
5 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Saal erneut überprüfen
2 Personen
56
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
57
Publikum verabschieden
4 Personen
58
Orchester bedanken und auschecken
2 Personen
59
Abendempfang vorbereiten
4 Personen
60
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
61
Den Abendempfang begleiten
4 Personen
62
Abendtickets kontrollieren
3 Personen
63
Abendprogramm moderieren
64
Abendpause servieren
5 Personen
65
Abendpause aufräumen
3 Personen
66
Schlussapplaus begleiten
67
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
68
Kasse abschließen
2 Personen
69
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

70
Catering aufräumen
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Saal reinigen
4 Personen
74
Bühne abbauen
6 Personen
75
Stühle aufräumen
4 Personen
76
Musikpulte wegräumen
3 Personen
77
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
78
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Reste aufräumen
2 Personen
82
Fundgegenstände registrieren
83
Fotos archivieren
84
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
85
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 180
OrchesterstühleAnz. 75
KlappischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 8

Ausstattung

NotenpulteAnz. 75
Dirigentenpult
Dirigentenpodium
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
MenükartenhalterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
WillkommensschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 12
MarkierungsklebebandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
PutzeimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location und engagiere das Orchester zuerst. Kläre dabei sofort, wie viele Orchesterstühle, Notenpulte, ein Dirigentenpodium und Publikumssitze vor Ort vorhanden sind.
Beantrage Genehmigungen und organisiere die Versicherung mehrere Wochen vor dem Konzert. Warte damit nicht, bis Technik, Catering und Ticketverkauf bereits fest gebucht sind.
Erstelle den technischen Lageplan, bevor Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Beleuchtung reserviert werden. Markiere darin auch Kabelwege, Verlängerungskabel und Kabelmatten.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programm, Sitzplatzlogik und maximale Saalkapazität feststehen. Verschicke Einladungen und Werbung anschließend mit einer klaren Frist für Anmeldungen und Ernährungswünsche.
Lege Notenblätter, Tickets und Armbänder am Veranstaltungstag in getrennten, beschrifteten Stapeln bereit. Prüfe die Orchesterbesetzung und Besucherliste am selben Tag und stelle Getränke rechtzeitig zum Kühlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Symphoniekonzert organisieren?: Beginne idealerweise mindestens 6 Monate vorher mit Location, Orchester und Dirigenten. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Catering sollten mehrere Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Symphoniekonzert starten?: Starte den Verkauf, sobald Programm, Saalkapazität und Sitzplatzaufteilung geprüft sind. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert, damit Einladungen und Werbung wirken können.
Wie viele Notenblätter brauche ich für ein Symphoniekonzert?: Drucke mindestens ein Exemplar pro benötigtem Notenpult und halte einige Ersatzexemplare bereit. Prüfe die endgültige Orchesterbesetzung spätestens eine Woche vorher, bevor du die Notenblätter druckst.
Wann muss man die Cateringmenge und Ernährungswünsche festlegen?: Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vor dem Konzert und lege danach die Cateringmengen fest. Die Besucherliste sollte 1 bis 2 Tage vorher noch einmal kontrolliert werden.

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