Organiser un concert symphonique : la bonne méthode

Un concert symphonique se prépare dans un ordre précis : le lieu et l’orchestre déterminent ensuite la technique, les autorisations et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, la capacité de la salle et le programme avant d’ouvrir la billetterie. Prévois aussi le temps nécessaire pour les partitions, le plan de scène et la répartition des sièges. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les inscriptions alimentaires et le contrôle de l’effectif réel de l’orchestre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Engager l’orchestre
3
Définir le chef d’orchestre
4
Choisir le programme du concert
2 personnes
5
Demander les autorisations
6
Gérer l’assurance
7
Réserver le catering
8
Réserver la technique
9
Réserver le photographe
10
Ouvrir la billetterie
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Diffuser la publicité
2 personnes
13
Commander les brochures du programme
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les places assises
2 personnes
17
Vérifier l’effectif de l’orchestre
18
Imprimer les partitions
2 personnes
19
Créer le plan technique
2 personnes
20
Déterminer les quantités de catering
21
Vérifier la liste des participants
2 personnes
22
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les partitions musicales
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
28
Monter la scène
6 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les chaises d’orchestre
3 personnes
31
Installer les pupitres
3 personnes
32
Aménager la salle des instruments
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
3 personnes
34
Brancher l’éclairage de la scène
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Déposer les brochures du programme
3 personnes
37
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Accueillir l’orchestre
2 personnes
42
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
43
Faire répéter l’orchestre
44
Vérifier l’équilibre sonore
3 personnes
45
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Vérifier les billets
3 personnes
48
Accompagner les visiteurs à leur place
4 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Assurer le vestiaire
2 personnes
51
Présenter le concert
52
Servir les boissons de la pause
5 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Revérifier la salle
2 personnes
56
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
57
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
58
Remercier l’orchestre et procéder au départ
2 personnes
59
Préparer l’accueil du soir
4 personnes
60
Réapprovisionner le buffet du soir
3 personnes
61
Animer l'accueil du soir
4 personnes
62
Vérifier les billets du soir
3 personnes
63
Présenter le programme de la soirée
64
Servir la pause du soir
5 personnes
65
Ranger la pause du soir
3 personnes
66
Coordonner les applaudissements finaux
67
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
68
Clôturer la caisse
2 personnes
69
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

70
Ranger le service traiteur
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle
4 personnes
74
Démonter la scène
6 personnes
75
Ranger les chaises
4 personnes
76
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
77
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
78
Débrancher l’éclairage
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Ranger les restes
2 personnes
82
Enregistrer les objets trouvés
83
Archiver les photos
84
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
85
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 180
Chaises d’orchestreqté 75
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 75
Pupitre de chef d’orchestre
Podium de chef d’orchestre
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Porte-menusqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de bienvenueqté 4
Panneaux de directionqté 12
Ruban de marquageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Aspirateursqté 2
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord le lieu, l’orchestre et le chef : sans ces trois confirmations, tu risques de modifier le programme, le plan de scène et la billetterie plusieurs fois.
Prépare le plan technique au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie les pupitres, les chaises d’orchestre, les microphones, les retours, les câbles, les rallonges et les passe-câbles avec la salle et le prestataire.
Fixe une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant l’événement. Tu pourras alors commander les quantités de catering et organiser les tables, verres, assiettes et couverts sans improviser.
N’attends pas le jour du concert pour préparer les partitions : imprime-les et vérifie l’effectif de l’orchestre au moins 3 jours avant. Une seule partie manquante peut ralentir toute la répétition.
Prévois une vérification des billets, bracelets et participants 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes. Refroidis les boissons à l’avance et garde une personne responsable de l’accueil plutôt que de répartir cette tâche entre les musiciens.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert symphonique ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois pour réserver le lieu, engager l’orchestre, obtenir les autorisations et organiser la billetterie. Pour un programme complexe ou un grand effectif, commence plutôt 9 mois avant.
Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un concert symphonique ?: Ouvre la billetterie environ 6 à 8 semaines avant le concert, une fois le lieu, le programme et les horaires confirmés. Arrête les inscriptions 7 jours avant si tu dois préparer un catering ou un placement précis.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réserve au moins 4 heures pour installer les éléments de podium, les chaises, les pupitres, les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs et l’éclairage. Ajoute 60 à 90 minutes pour les tests sonores et les ajustements avec le chef d’orchestre.
Quand préparer les partitions musicales ?: Prépare, imprime et classe les partitions au moins 3 jours avant le concert. Fais une dernière vérification le jour précédent avec l’effectif confirmé afin de repérer les parties manquantes ou les changements de programme.

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