Cómo organizar un concierto sinfónico sin dejar cabos sueltos

Organizar un concierto sinfónico empieza mucho antes de contratar músicos: primero se fija la sala y después se encadenan permisos, orquesta, dirección, programa y producción técnica. La venta de entradas y la comunicación deben avanzar mientras se confirma la composición de la orquesta y se preparan partituras, asientos y catering. Los problemas suelen aparecer en los últimos días, cuando faltan datos dietéticos, copias de partituras o una distribución clara del escenario. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y llegar al concierto con cada área comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Contratar a la orquesta
3
Confirmar al director
4
Elegir el programa del concierto
2 personas
5
Solicitar permisos
6
Gestionar el seguro
7
Reservar el catering
8
Reservar técnica
9
Reservar fotógrafo
10
Abrir la venta de entradas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Difundir publicidad
2 personas
13
Encargar folletos del programa
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Distribuir los asientos
2 personas
17
Comprobar la composición de la orquesta
18
Imprimir las partituras
2 personas
19
Elaborar el plano técnico
2 personas
20
Determinar las cantidades del catering
21
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
22
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar las partituras
2 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
28
Montar el escenario
6 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Disponer las sillas de la orquesta
3 personas
31
Colocar los atriles
3 personas
32
Montar el espacio para instrumentos
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
3 personas
34
Conectar la iluminación del escenario
2 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Colocar los folletos del programa
3 personas
37
Montar el mostrador de entrada
2 personas
38
Montar el guardarropa
2 personas
39
Preparar el buffet de catering
4 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Recibir a la orquesta
2 personas
42
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
43
Afinar la orquesta
44
Comprobar el balance de sonido
3 personas
45
Instruir a los guías de público
2 personas
46
Abrir las puertas
3 personas
47
Comprobar las entradas
3 personas
48
Guiar a los visitantes a sus asientos
4 personas
49
Repartir programas
2 personas
50
Gestionar el guardarropa
2 personas
51
Presentar el concierto
52
Servir bebidas del descanso
5 personas
53
Servir aperitivos
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Volver a revisar la sala
2 personas
56
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
57
Despedir al público
4 personas
58
Agradecer a la orquesta y hacer el check-out
2 personas
59
Preparar la recepción de la noche
4 personas
60
Reponer el bufé de la noche
3 personas
61
Acompañar la recepción de la tarde
4 personas
62
Comprobar las entradas de la noche
3 personas
63
Presentar el programa de la noche
64
Servir el descanso de la tarde
5 personas
65
Recoger después del descanso nocturno
3 personas
66
Coordinar el aplauso final
67
Guiar al público hacia la salida
4 personas
68
Cerrar la caja
2 personas
69
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

70
Recoger el catering
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar la sala
4 personas
74
Desmontar el escenario
6 personas
75
Recoger sillas
4 personas
76
Recoger los atriles de música
3 personas
77
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
78
Desconectar la iluminación
2 personas
79
Entregar la ubicación
2 personas
80
Devolver el material alquilado
2 personas
81
Recoger los restos
2 personas
82
Registrar objetos perdidos
83
Archivar fotos
84
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
85
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Asientos para el públicocant. 180
Sillas de orquestacant. 75
Mesas plegablescant. 12
Percheroscant. 4
Taburetescant. 8

Equipo

Atriles de músicacant. 75
Atril del director
Tarima del director
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Bridascant. 100

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Portamenúscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles de bienvenidacant. 4
Señales de rutacant. 12
Cinta de marcarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 3
Aspiradorascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de cerrar el resto del programa y confirma por escrito su aforo, horarios de montaje y condiciones técnicas. Deja margen para que la orquesta pueda ensayar y para colocar sillas, atriles y la tarima del director.
Contrata la orquesta y confirma al director antes de imprimir partituras o abrir la comunicación definitiva. Comprueba la composición exacta de la orquesta con varias semanas de antelación, porque un cambio de instrumentos afecta al plano técnico y a los atriles.
Tramita permisos y seguro al inicio, no durante la venta de entradas. Calcula al menos 4 semanas para reunir documentos, recibir respuestas y corregir cualquier requisito de la sala o de la autoridad correspondiente.
Define el recorrido del público con tiempo: venta de entradas, inscripciones, preferencias dietéticas, lista de visitantes, pulseras y distribución de asientos. Cierra estos datos entre 5 y 7 días antes para que recepción no tenga que improvisar el día del concierto.
Haz una prueba técnica completa antes de la apertura de puertas. Revisa micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, monitores, iluminación, cables, regletas y alfombrillas; prepara también las partituras y enfría las bebidas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto sinfónico?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan una orquesta, permisos, venta de entradas y producción técnica. Reserva la sala y contacta con la orquesta al principio; deja las comprobaciones finales para la última semana.
¿Cuándo hay que solicitar los permisos para un concierto?: Solicítalos al menos 4 semanas antes y consulta primero los requisitos de la sala. El seguro y la documentación pueden necesitar correcciones, así que no conviene esperar a tener las entradas ya a la venta.
¿Cuándo se deben preparar las partituras y el plano técnico?: Prepara el plano técnico cuando la composición de la orquesta esté confirmada y deja las partituras listas al menos 7 días antes. Reserva tiempo para imprimir copias, distribuirlas y corregir cambios del programa.
¿Cuándo se cierra la lista de asistentes y el catering?: Cierra la lista de visitantes y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con esos datos puedes determinar las cantidades de catering, clasificar entradas y pulseras y enfriar las bebidas sin comprar a ciegas.

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