Zo organiseer je een surfskiwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de locatie, vergunningen en veiligheid op het water. Leg daarna het parcours, de start- en finishzone en de reddingscapaciteit vast. Zodra die basis staat, kun je deelnemers werven, startgroepen indelen en materialen zoals boeien, portofoons en tijdwaarneming reserveren. In de laatste week controleer je het weer, druk je startlijsten af en stuur je iedere deelnemer een brief met tijden, regels en praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Waterbeheerder informeren
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
6
Start- en finishzone bepalen
2 personen
7
Reddingsboten reserveren
8
Portofoons reserveren
9
Tijdwaarneming reserveren
10
Catering bestellen
11
Fotograaf boeken
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Inschrijfformulier openen
15
Sponsoren benaderen
2 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Deelnemers bevestigen
19
Startgroepen indelen
2 personen
20
Startnummers toewijzen
2 personen
21
Wedstrijdreglement publiceren
22
Weersverwachting controleren
23
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
24
Startlijsten afdrukken
25
Deelnemersbrief versturen
26
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Materiaal controleren
3 personen
29
Portofoons opladen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Wedstrijdkantoor inrichten
3 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
35
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
36
Reddingsmateriaal klaarleggen
2 personen
37
Geluid en omroep testen
2 personen
38
Cateringbuffet klaarmaken
3 personen

Event

39
Registratiebalie bemannen
2 personen
40
Deelnemersmateriaal uitdelen
2 personen
41
Boten en materiaal controleren
3 personen
42
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
43
Startgroepen naar water begeleiden
4 personen
44
Wedstrijdstart uitvoeren
4 personen
45
Parcours en veiligheid bewaken
6 personen
46
Tussentijden registreren
3 personen
47
Finishers registreren
3 personen
48
Water en fruit uitdelen
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Uitslagen controleren
2 personen
52
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
53
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
54
Deelnemers laten napraten
2 personen
55
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

56
Parcoursboeien verwijderen
4 personen
57
Reddingsboten terugbrengen
2 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Uitslagen online publiceren
64
Bedankbericht versturen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
67
Wedstrijdmateriaal reinigen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 10
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Draagbare koelkastaantal 2
Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Labelprinter

Sportmateriaal

Parcoursboeienaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Reservepeddelsaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Waterdichte telefoonhoezenaantal 8
Waterdichte scorekaartenaantal 20
Wedstrijdpeddelsaantal 4
Markeringslintaantal 10
Pionnenaantal 20
Vlaggenaantal 12
Vlaggenstokkenaantal 12

Registratie

Clipboardmappenaantal 12
Balpennenaantal 40
Permanente markersaantal 12
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Enveloppenaantal 150
Printpapieraantal 2
Startnummerbord
Wedstrijdreglementbordenaantal 4

Decoratie

Startboog
Finishboog
Bannersaantal 8
Sponsorvlaggenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Zaklampenaantal 8
Veiligheidsvestenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning en toestemming van de waterbeheerder ruim vóór de opening van de inschrijving aan. Zonder die bevestigingen kun je deelnemers geen betrouwbare informatie geven over locatie en doorgang.
Werk het veiligheidsplan uit voordat je het parcours uitzet. Leg per deel van het parcours vast waar reddingsboten komen, wie via portofoon contact houdt en hoe je handelt bij een incident.
Reserveer tijdwaarneming, reddingsboten en portofoons vroeg; dit zijn geen spullen die je op de wedstrijddag nog eenvoudig vervangt. Test bovendien stopwatches, laptop, printer en stroomvoorziening vóór de eerste start.
Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving en geef het definitieve aantal deelnemers tijdig door aan de catering. Plan daarnaast vrijwilligers voor registratie, startgroepen, parcoursbegeleiding, finish en uitslagen; één persoon kan niet alle posten tegelijk bemannen.
Maak naast het normale wedstrijdschema een concreet alternatief weerplan. Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 24 uur en bepaal vooraf wanneer je het parcours inkort, de start uitstelt of de wedstrijd afgelast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een surfskiwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden voor de wedstrijddatum met locatie, vergunning en veiligheidsplan. Reserveer reddingsboten, tijdwaarneming en portofoons zodra de datum vaststaat, omdat deze voorzieningen vaak beperkt beschikbaar zijn.
Wanneer open ik de inschrijving voor een surfskiwedstrijd?: Open de inschrijving pas nadat locatie, vergunningstraject en wedstrijdformat duidelijk zijn. Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat je startgroepen, startnummers, catering en deelnemersbrief definitief kunt maken.
Hoeveel reddingsboten heb ik nodig bij een surfskiwedstrijd?: Dat hangt af van de lengte van het parcours, het aantal deelnemers en de eisen uit je veiligheidsplan. Bepaal per traject waar toezicht nodig is en reserveer voldoende boten om iedere deelnemer binnen de afgesproken responstijd te kunnen bereiken.
Wanneer verstuur ik de deelnemersbrief?: Stuur de deelnemersbrief uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin de starttijd, startgroep, het startnummer, het wedstrijdreglement, de bereikbaarheid, de weersprocedure en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.