Cómo organizar una competición de surfski paso a paso

Organizar una competición de surfski empieza mucho antes de marcar la línea de salida. Primero debes asegurar el permiso, coordinarte con el gestor del agua y cerrar un plan de seguridad con embarcaciones de rescate y comunicación por radio. Después se construye el recorrido, se abren las inscripciones y se asignan grupos, dorsales y horarios. La última semana sirve para confirmar participantes, revisar la previsión y preparar toda la documentación operativa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación del concurso
2 personas
2
Solicitar permiso de competición
3
Informar al gestor del agua
4
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
5
Trazar el recorrido de la competición
3 personas
6
Delimitar la zona de salida y llegada
2 personas
7
Reservar las embarcaciones de rescate
8
Reservar walkie-talkies
9
Reservar el cronometraje
10
Pedir el catering
11
Reservar fotógrafo
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Abrir el formulario de inscripción
15
Contactar con los patrocinadores
2 personas
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Confirmar participantes
19
Dividir los grupos de salida
2 personas
20
Asignar números de dorsal
2 personas
21
Publicar el reglamento de la competición
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
24
Imprimir las listas de salida
25
Enviar la carta a los participantes
26
Recoger los premios y medallas
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Comprobar el material
3 personas
29
Cargar los walkie-talkies
30
Llenar las neveras portátiles
2 personas
31
Montar la oficina de competición
3 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
35
Colocar boyas del recorrido
4 personas
36
Preparar el material de rescate
2 personas
37
Probar el sonido y la megafonía
2 personas
38
Preparar el buffet de catering
3 personas

Evento

39
Atender la mesa de registro
2 personas
40
Repartir el material para los participantes
2 personas
41
Revisar barcos y material
3 personas
42
Dar la charla de seguridad
3 personas
43
Guiar a los grupos de salida hacia el agua
4 personas
44
Llevar a cabo la salida de la competición
4 personas
45
Vigilar el recorrido y la seguridad
6 personas
46
Registrar los tiempos parciales
3 personas
47
Registrar a los finalistas
3 personas
48
Repartir agua y fruta
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Comprobar los resultados
2 personas
52
Preparar la entrega de premios
2 personas
53
Presentar la entrega de premios
3 personas
54
Dejar que los participantes conversen un rato
2 personas
55
Hacer check-out de los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

56
Retirar las boyas del recorrido
4 personas
57
Devolver los botes salvavidas
2 personas
58
Recoger la basura
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Recoger el catering
3 personas
61
Desmontar carpas y mobiliario
5 personas
62
Limpiar el lugar
4 personas
63
Publicar los resultados en línea
64
Enviar mensaje de agradecimiento
65
Devolver el material alquilado
2 personas
66
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
67
Limpiar el material de competición
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 8
Mantelescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 10
Termoscant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Nevera portátilcant. 2
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Cronómetroscant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Impresora de etiquetas

Material deportivo

Boyas de recorridocant. 12
Líneas de anclajecant. 12
Línea de salida
Línea de meta
Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 120
Paddles de repuestocant. 6
Boyas de rescatecant. 6
Cuerdas de lanzamientocant. 6
Chalecos salvavidascant. 12
Silbatoscant. 12
Fundas impermeables para teléfonoscant. 8
Tarjetas de puntuación impermeablescant. 20
Paddles de competicióncant. 4
Cinta de señalizacióncant. 10
Conoscant. 20
Banderascant. 12
Postes para banderascant. 12

Registro

Carpetas portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores permanentescant. 12
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Sobrescant. 150
Papel de impresióncant. 2
Pancarta con el número de salida
Carteles del reglamento de la competicióncant. 4

Decoración

Arco de salida
Arco de meta
Bannerscant. 8
Banderas de patrociniocant. 12
Bloques de podiocant. 3
Medallascant. 12
Vasoscant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 12
Linternascant. 8
Chalecos reflectantescant. 20
Vallas de separacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Esponjascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y los permisos con varias semanas de margen: además de solicitar la autorización de competición, informa al gestor del agua y confirma cualquier restricción para el día elegido.
Prepara el plan de seguridad antes de publicar el recorrido. Define las zonas de salida y llegada, coloca las boyas con líneas de anclaje y reserva las embarcaciones de rescate y los walkie-talkies.
No dejes las inscripciones para el final: establece una fecha de cierre, recoge las preferencias dietéticas y confirma a cada participante antes de dividir los grupos de salida y asignar los dorsales.
Haz una prueba técnica al menos un día antes. Comprueba el cronometraje, los cronómetros, el portátil, la impresora, los micrófonos, los cables y las baterías externas.
Envía la carta a los participantes entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el grupo de salida, el número de dorsal, el reglamento y qué ocurrirá si la lluvia obliga a activar el plan alternativo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de surfski?: Empieza al menos 8 semanas antes para tramitar permisos, avisar al gestor del agua, reservar el cronometraje y contratar las embarcaciones de rescate. Deja las 2 últimas semanas para cerrar inscripciones y coordinar voluntarios.
¿Qué debe incluir el plan de seguridad de una competición de surfski?: Debe indicar el recorrido, las zonas de salida y llegada, los puntos de vigilancia, el protocolo de rescate y los canales de comunicación. Comprueba también que haya embarcaciones de rescate y walkie-talkies disponibles antes de abrir el evento.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición de surfski?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la prueba. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, recoger dietas, dividir los grupos, asignar dorsales e imprimir las listas de salida.
¿Qué hacer si llueve el día de la competición de surfski?: Define el plan alternativo antes de publicar la convocatoria y toma la decisión final con una hora límite clara, por ejemplo 3 horas antes de la salida. Comunica cualquier cambio a participantes, voluntarios, patrocinadores y proveedores.

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