Surfski-Wettbewerb organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Surfski-Wettbewerb beginnt die Organisation nicht mit der Anmeldung, sondern mit Strecke, Genehmigungen und Sicherheitskonzept. Lege zuerst Veranstaltungsort, Start- und Zielzone sowie den Ablauf auf dem Wasser fest. Danach reservierst du Rettungsboote, Funkgeräte und Zeitnahme und öffnest die Anmeldung. In den letzten Wochen entscheidest du Startgruppen, Startnummern und Helferrollen – und verschickst einen Teilnehmerbrief mit allen verbindlichen Informationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsort des Wettbewerbs festlegen
2 Personen
- 2
Wettkampfgenehmigung beantragen
- 3
Wasserbeauftragten informieren
- 4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 5
Wettkampfstrecke abstecken
3 Personen
- 6
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
- 7
Rettungsboote reservieren
- 8
Funkgeräte reservieren
- 9
Zeitnahme reservieren
- 10
Catering bestellen
- 11
Fotograf buchen
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Einladungen verschicken
2 Personen
- 14
Anmeldeformular öffnen
- 15
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Teilnehmer bestätigen
- 19
Startgruppen einteilen
2 Personen
- 20
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 21
Wettkampfregeln veröffentlichen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
- 24
Startlisten drucken
- 25
Teilnehmerbrief versenden
- 26
Preise und Medaillen abholen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Material prüfen
3 Personen
- 29
Funkgeräte aufladen
- 30
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 31
Wettkampfbüro einrichten
3 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 34
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
- 35
Parcoursbojen platzieren
4 Personen
- 36
Rettungsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 37
Ton und Durchsage testen
2 Personen
- 38
Cateringbuffet vorbereiten
3 Personen
Event
- 39
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 40
Teilnehmermaterial ausgeben
2 Personen
- 41
Boote und Material überprüfen
3 Personen
- 42
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
- 43
Startgruppen zum Wasser begleiten
4 Personen
- 44
Wettkampfstart durchführen
4 Personen
- 45
Strecke und Sicherheit überwachen
6 Personen
- 46
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
- 47
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
- 48
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 52
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 53
Preisverleihung moderieren
3 Personen
- 54
Teilnehmer zum Verweilen einladen
2 Personen
- 55
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Parcoursbojen entfernen
4 Personen
- 57
Rettungsboote zurückbringen
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Catering aufräumen
3 Personen
- 61
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Ergebnisse online veröffentlichen
- 64
Dankesnachricht versenden
- 65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 67
Wettkampfmaterial reinigen
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 8
- Tragbarer KühlschrankAnz. 2
- Soundsystem
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 6
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Etikettendrucker
Sportmaterial
- ParcoursbojenAnz. 12
- AnkerleinenAnz. 12
- Startlinie
- Ziellinie
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernhalterAnz. 120
- ErsatzpaddelAnz. 6
- RettungsringeAnz. 6
- WurfleinenAnz. 6
- SchwimmwestenAnz. 12
- PfeifenAnz. 12
- Wasserdichte HandyhüllenAnz. 8
- Wasserdichte ScorekartenAnz. 20
- WettkampfpaddelAnz. 4
- MarkierungsbandAnz. 10
- KegelAnz. 20
- FahnenAnz. 12
- FlaggenstangenAnz. 12
Registrierung
- KlemmbrettmappenAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 40
- PermanentmarkerAnz. 12
- ArmbänderAnz. 150
- NamensaufkleberAnz. 150
- UmschlägeAnz. 150
- DruckpapierAnz. 2
- Startnummerntafel
- Schilder mit den WettbewerbsregelnAnz. 4
Dekoration
- Startbogen
- Zielbogen
- BannerAnz. 8
- SponsorfahnenAnz. 12
- BühnenblöckeAnz. 3
- MedaillenAnz. 12
- BecherAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- RettungsdeckenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
- SicherheitswestenAnz. 20
- AbsperrgitterAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- KühlelementeAnz. 30
Reinigung
- HandfegerAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Zuständigkeiten frühzeitig: Beantrage die Wettkampfgenehmigung und informiere den Wasserbeauftragten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Rückmeldungen solltest du keine Strecke endgültig veröffentlichen.
- Plane die Sicherheit parallel zur Strecke. Lege Bojen, Ankerleinen, Start- und Ziellinie so fest, dass Rettungsboote alle kritischen Abschnitte erreichen; reserviere Rettungsboote und Funkgeräte spätestens 6 Wochen vorher.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige Teilnehmende, teile Startgruppen ein und vergib Startnummern spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb.
- Bereite die Wettkampfzentrale für Ausfälle vor: Drucker, Laptop, Etikettendrucker, Stoppuhren, Powerbanks und Ersatzpaddel gehören vor dem Aufbau an einen kontrollierten Sammelpunkt. Prüfe Funk- und Stromversorgung am Vortag.
- Verlasse dich nicht auf eine einzelne Wetterprognose. Prüfe die Vorhersage 72 und 24 Stunden vorher und lege fest, wann Strecke, Startzeit oder Ablauf geändert werden; veröffentliche diese Entscheidung mit dem Teilnehmerbrief oder einer kurzfristigen Nachricht.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Surfski-Wettbewerb anmelden?
- Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Wettbewerb. Schließe sie 10 bis 14 Tage vorher, damit Startgruppen, Startnummern, Ernährungswünsche und Startlisten rechtzeitig bearbeitet werden können.
- Wann braucht ein Surfski-Wettbewerb einen Sicherheitsplan?
- Der Sicherheitsplan sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin stehen, bevor Strecke und Startzeiten endgültig veröffentlicht werden. Prüfe darin Rettungsboote, Funkverbindung, kritische Streckenabschnitte und das Vorgehen bei Wetteränderungen.
- Wie viele Rettungsboote braucht man für einen Surfski-Wettbewerb?
- Eine feste Zahl gibt es nicht: Sie hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl, Sichtweite und örtlichen Vorgaben ab. Lege die Anzahl mit dem Wasserbeauftragten und der Sicherheitsleitung fest und reserviere die Boote mindestens 6 Wochen vorher.
- Wann verschickt man den Teilnehmerbrief für einen Surfski-Wettbewerb?
- Verschicke ihn 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb, sobald Startgruppe, Startnummer und Regeln feststehen. Ergänze spätestens 24 Stunden vorher die verbindliche Wetter- oder Ablaufentscheidung, falls sich die Bedingungen ändern.
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