Organiser une compétition de surfski, étape par étape

Une compétition de surfski se prépare d’abord sur l’eau, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commencez par choisir le site, obtenir l’autorisation de compétition et informer le gestionnaire des eaux. Ensuite, définissez le parcours, les zones de départ et d’arrivée, les moyens de secours et le chronométrage. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, répartir les groupes et transmettre des consignes claires pour le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Informer le gestionnaire des eaux
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Délimiter le parcours de compétition
3 personnes
6
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Réserver les canots de sauvetage
8
Réserver des talkies-walkies
9
Réserver le chronométrage
10
Commander le catering
11
Réserver le photographe
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Ouvrir le formulaire d’inscription
15
Contacter les sponsors
2 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Confirmer les participants
19
Répartir les groupes de départ
2 personnes
20
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
21
Publier le règlement du concours
22
Vérifier les prévisions météo
23
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
24
Imprimer les listes de départ
25
Envoyer la lettre aux participants
26
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Vérifier le matériel
3 personnes
29
Charger les talkies-walkies
30
Remplir les glacières
2 personnes
31
Aménager le bureau du concours
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
35
Installer les bouées du parcours
4 personnes
36
Préparer le matériel de sauvetage
2 personnes
37
Tester le son et l'annonce
2 personnes
38
Préparer le buffet traiteur
3 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Distribuer le matériel aux participants
2 personnes
41
Vérifier les bateaux et le matériel
3 personnes
42
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
43
Accompagner les groupes de départ jusqu’à l’eau
4 personnes
44
Lancer la compétition
4 personnes
45
Veiller au parcours et à la sécurité
6 personnes
46
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
47
Enregistrer les arrivants
3 personnes
48
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Vérifier les résultats
2 personnes
52
Préparer la remise des prix
2 personnes
53
Animer la remise des prix
3 personnes
54
Laisser les participants discuter après
2 personnes
55
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

56
Retirer les bouées du parcours
4 personnes
57
Ramener les bateaux de sauvetage
2 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Publier les résultats en ligne
64
Envoyer un message de remerciement
65
Retourner les matériels de location
2 personnes
66
Ranger les courses restantes
2 personnes
67
Nettoyer le matériel de compétition
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 10
Thermosqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Réfrigérateur portableqté 2
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Imprimante d'étiquettes

Matériel de sport

Bouées de parcoursqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Pagaies de rechangeqté 6
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Siffletsqté 12
Étuis étanches pour téléphoneqté 8
Cartes de score imperméablesqté 20
Pagaies de courseqté 4
Ruban de balisageqté 10
Cônesqté 20
Drapeauxqté 12
Mâts de drapeauqté 12

Inscription

Chemises à pinceqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueurs permanentsqté 12
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Enveloppesqté 150
Papier d’impressionqté 2
Panneau de numéros de départ
Panneaux du règlement de la compétitionqté 4

Décoration

Arche de départ
Arche d'arrivée
Bannièresqté 8
Bannières sponsorqté 12
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez les demandes d’autorisation et l’information du gestionnaire des eaux au moins 6 à 8 semaines avant la compétition. Sans validation du site, le parcours et les horaires peuvent encore changer.
Établissez le plan de sécurité avant de publier le règlement. Précisez les canots de sauvetage, les moyens de communication et la conduite à tenir si un participant abandonne ou si les conditions se dégradent.
Placez les bouées, les lignes de départ et d’arrivée sur un schéma simple, puis vérifiez-le sur l’eau avant le jour J. Contrôlez aussi que les lignes d’ancrage ne gênent ni les concurrents ni les secours.
Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants, attribuer les numéros et répartir les groupes de départ.
Préparez le plan météo de secours avant de vérifier les prévisions finales. Envoyez la lettre aux participants au plus tard 48 heures avant la course, avec les horaires, le règlement, le groupe de départ et la procédure en cas de changement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de surfski ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver les canots de sauvetage et le chronométrage, de recruter les bénévoles et de gérer les inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation de compétition ?: Faites la demande dès que le lieu et la date sont envisagés, de préférence 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Attendez la validation avant de confirmer définitivement le parcours et les horaires aux participants.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez une première confirmation après la clôture des inscriptions, puis la lettre aux participants 48 heures avant la course. Elle doit reprendre le groupe de départ, le numéro, le règlement et le plan météo prévu.
Que faire si la météo empêche la compétition de surfski ?: Définissez un scénario de report ou d’adaptation au moins une semaine avant l’épreuve. Prenez la décision finale après la vérification des prévisions, idéalement 24 à 48 heures avant le départ, puis informez tous les participants par le même canal.

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