Zo organiseer je een SUP-toertocht

Begin minstens vier tot zes weken vooraf met de route, datum en start- en eindlocatie. Reserveer daarna de SUP-verhuur en bepaal hoeveel deelnemers je veilig kunt begeleiden. Verzamel dieetwensen en noodcontacten tijdens de aanmeldingen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Plan vervolgens het transport, de veiligheidsinstructie en de ontvangst op de startlocatie. Controleer het weer opnieuw in de laatste 48 uur en deel route en veiligheidsplan uiterlijk de dag ervoor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum bevestigen
2
SUP-verhuur reserveren
3
Start- en eindlocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Weersverwachting controleren
9
Route en veiligheidsplan delen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
SUP-materiaal ophalen
2 personen
12
Materiaal op schade controleren
2 personen
13
Routekaarten afdrukken
14
Deelnemersinformatie klaarleggen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen
17
Noodcontacten controleren

Event

18
Transport naar startlocatie laden
3 personen
19
Startlocatie inspecteren
2 personen
20
Tafels en tent opstellen
3 personen
21
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
22
SUP's en peddels klaarleggen
3 personen
23
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Peddel- en zwemvesten uitdelen
2 personen
27
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
28
Techniek en route uitleggen
2 personen
29
Deelnemers te water laten
3 personen
30
SUP-tocht begeleiden
4 personen
31
Pauzepunt bevoorraden
2 personen
32
Deelnemers en materiaal tellen
2 personen
33
SUP's uit het water halen
4 personen
34
Hapjes en drankjes serveren
2 personen
35
Buffet klaarzetten
3 personen
36
Avondmaaltijd serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
38
Materiaal drogen en bundelen
3 personen
39
Afval tussentijds verzamelen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Tafels en tent afbreken
3 personen
43
Locatie schoon achterlaten
3 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
SUP-materiaal terugbrengen
3 personen
46
Geleend materiaal retourneren
2 personen
47
Restmateriaal schoon opbergen
2 personen
48
Borg en reserveringen afhandelen
49
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 32
SUP-peddelsaantal 32
Zwemvestenaantal 32
Enkelbandenaantal 32
Reservepeddelsaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
Waterdichte routekaarthoezenaantal 4
Waterdichte drybagsaantal 10
Handpompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 2
Peddelriemenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reddingslijnenaantal 2
Markeerboeienaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 4

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterkannenaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Brandblusser

Organisatie

Aanmeldtafellabelsaantal 40
Watervaste stiftenaantal 6
Clipboardsaantal 4
Routekaartenaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Tafelnummersaantal 6
Spanbandenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer SUP’s, peddels en zwemvesten zodra datum en route vaststaan. Tel per deelnemer één board, één peddel en één zwemvest en houd enkele reservepeddels en reparatiesets apart.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Noteer per persoon aanwezigheid, noodcontact en dieetwens; leg routekaarten in waterdichte hoezen klaar voor de tocht.
Plan het laden op basis van de starttijd en controleer elk board direct op schade. Leg enkelbanden, peddelriemen, fluitjes, reddingslijnen en waterdichte telefoonhoezen vóór vertrek bij het veiligheidsmateriaal.
Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals op de ochtend zelf. Spreek vooraf af wanneer je de tocht inkort of uitstelt en deel die beslissing via één vast communicatiekanaal.
Richt de startlocatie minstens 60 minuten voor ontvangst in. Zet de aanmeldtafel, partytent, tafels en koelboxen klaar en geef deelnemers vóór vertrek een korte veiligheidsuitleg over route, afstand en noodsignalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een SUP-toertocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met route, datum, locaties en SUP-verhuur. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 dagen voor vertrek, zodat je materiaal, catering en deelnemersinformatie kunt controleren.
Hoeveel SUP’s en zwemvesten heb je nodig per deelnemer?: Reken op 1 SUP, 1 peddel en 1 zwemvest per deelnemer. Neem daarnaast enkele reservepeddels, minimaal 1 reparatieset en extra veiligheidsmateriaal mee; het exacte aantal hangt af van je groepsgrootte en verhuurder.
Wanneer controleer je het weer voor een SUP-toertocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de tocht. Leg uiterlijk de dag ervoor vast bij welke wind, neerslag of wateromstandigheden je de route aanpast of annuleert.
Hoe vroeg moet je op de startlocatie zijn?: Zorg dat de organisatie minstens 60 minuten voor de ontvangst aanwezig is. Gebruik die tijd voor het inspecteren van de locatie, het klaarleggen van SUP’s en peddels, het inrichten van de aanmeldtafel en de veiligheidsbriefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.