Zo organiseer je een studiedag zonder last-minute stress

Begin een studiedag niet met de catering, maar met het doel, de datum en het programma. Leg daarna de locatie, zaalopstelling, sprekers en techniek vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en materialen nodig zijn. Verstuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en presentaties in één bijgewerkte deelnemerslijst. In de laatste week controleer je vooral aansluitingen, werkbladen, naamkaartjes en de route van ontvangst naar zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vaststellen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Sprekers en trainers vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma naar deelnemers sturen
9
Presentaties verzamelen
10
Techniek en aansluitingen testen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Werkbladen printen
14
Evaluatieformulieren klaarzetten
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen naar locatie brengen
2 personen
17
Zaalindeling controleren
2 personen
18
Registratietafel voorbereiden
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Presentaties klaarzetten
2 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen

Event

23
Ontvangst en registratie
2 personen
24
Deelnemers naar zaal begeleiden
25
Opening en programma toelichten
26
Presentaties begeleiden
2 personen
27
Koffiepauze verzorgen
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Werksessies begeleiden
3 personen
30
Lunchbuffet serveren
3 personen
31
Lunchtafels afruimen
2 personen
32
Middagssessies begeleiden
3 personen
33
Middagspauze verzorgen
2 personen
34
Dranken en snacks bijvullen
35
Afsluitende sessie begeleiden
2 personen
36
Evaluatieformulieren uitdelen
37
Afsluiting en bedankwoord

Nazorg

38
Gebruikte materialen verzamelen
2 personen
39
Servies en glazen afwassen
2 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
41
Zaal schoon en leeg opleveren
3 personen
42
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
43
Overgebleven catering opruimen
2 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
46
Deelnemers een bedankmail sturen
47
Evaluatieformulieren verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelaantal 2
Kledinghangersaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 3
HDMI-adapteraantal 3
Verlengsnoeraantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Registratie

Naamkaartjesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Pennenaantal 60

Presentatie

Notitieblokkenaantal 55
Flip-overaantal 2
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Werkbladenaantal 55
Evaluatieformulierenaantal 55

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in blokken en houd per onderdeel rekening met wisseltijd. Reserveer minstens 15 minuten voor ontvangst en registratie en plan na elke langere sessie een korte pauze.
Leg sprekers en trainers uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag presentaties, technische wensen en hand-outs uiterlijk 7 dagen voor de studiedag op, zodat je alles kunt testen en printen.
Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor de studiedag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naamkaartjes, badgehouders, catering en dieetwensen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, microfoon en luidspreker samen op locatie. Neem minimaal één passende adapter, een verlengsnoer en een stekkerdoos mee; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak.
Richt de registratietafel en zaal minimaal 60 minuten voor de start in. Zet naamkaartjes, pennen en notitieblokken klaar, controleer tafels en stoelen, en laat koffie, thee en water pas daarna op de juiste plek zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiedag organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, zaal en programma. Leg sprekers uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de studiedag.
Wanneer moet ik de catering voor een studiedag bestellen?: Bestel de catering zodra het verwachte aantal deelnemers redelijk vaststaat, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de studiedag door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een studiedag op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor zaalindeling, registratietafel, techniek en koffie of thee. Bij een uitgebreide opstelling met beamer, microfoon en lunchbuffet is 90 minuten veiliger.
Wanneer test je de techniek voor een studiedag?: Test de techniek bij voorkeur 1 tot 3 dagen vooraf met dezelfde laptop, kabels en adapter als op de studiedag. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van beeld, geluid en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.