Cómo organizar una jornada de estudio sin improvisar
Organiza la jornada en este orden: define la fecha y el programa, cierra la sala y confirma a ponentes y formadores antes de abrir las inscripciones. Después controla participantes, preferencias dietéticas y materiales, y envía el programa con tiempo. La víspera se prueba toda la técnica, se preparan las acreditaciones y se revisa la distribución de la sala. El mismo día, reserva al menos 60 minutos para montar el registro, colocar las sillas y preparar café, té y el almuerzo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Confirmar a los ponentes y formadores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Enviar el programa a los participantes
- 9
Recopilar las presentaciones
- 10
Probar la técnica y las conexiones
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Preparar tarjetas de nombre
- 13
Imprimir hojas de trabajo
- 14
Preparar los formularios de evaluación
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 17
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
- 18
Preparar la mesa de registro
- 19
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 20
Preparar las presentaciones
2 personas
- 21
Preparar café y té
2 personas
- 22
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Evento
- 23
Recepción y registro
2 personas
- 24
Acompañar a los participantes a la sala
- 25
Explicar la apertura y el programa
- 26
Coordinar presentaciones
2 personas
- 27
Organizar la pausa del café
2 personas
- 28
Rellenar las bebidas
- 29
Coordinar las sesiones de trabajo
3 personas
- 30
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
- 31
Recoger las mesas del almuerzo
2 personas
- 32
Coordinar las sesiones de la tarde
3 personas
- 33
Organizar la pausa de la tarde
2 personas
- 34
Reponer bebidas y snacks
- 35
Guiar la sesión de clausura
2 personas
- 36
Repartir formularios de evaluación
- 37
Cierre y palabras de agradecimiento
Seguimiento
- 38
Recoger materiales usados
2 personas
- 39
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
- 40
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 41
Dejar la sala limpia y vacía
3 personas
- 42
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
- 43
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 44
Devolver los materiales
2 personas
- 45
Devolver el material prestado
- 46
Enviar un correo de agradecimiento a los participantes
- 47
Recoger los formularios de evaluación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa del bufécant. 2
- Perchascant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 3
- Adaptador HDMIcant. 3
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavozcant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cucharonescant. 6
- Cuchillos de pancant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Neveras portátilescant. 2
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Portabadgescant. 55
- Bolígrafoscant. 60
Presentación
- Bloc de notascant. 55
- Pizarra de hojascant. 2
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Tableros de trabajocant. 55
- Formularios de evaluacióncant. 55
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra fecha, programa y sala antes de enviar invitaciones. Deja como mínimo 6 semanas para confirmar ponentes y conseguir una sala con proyector, pantalla, sonido y suficientes mesas y sillas.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara, idealmente 7 días antes. Pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas y actualiza la lista de participantes cada 2 o 3 días durante la última semana.
- Recopila las presentaciones y hojas de trabajo al menos 3 días antes. Guarda los archivos en el portátil y lleva también un cable HDMI, adaptador, alargador y regleta: suelen faltar justo cuando empieza la primera sesión.
- Calcula el registro para que no bloquee la entrada: prepara una tarjeta de nombre y un bolígrafo por participante, más un 10 % extra. Coloca la mesa de registro fuera de la sala y acompaña a los asistentes dentro una vez identificados.
- Haz la prueba técnica el día anterior con el portátil, proyector, micrófono inalámbrico y altavoz que se usarán. Para una jornada completa, prepara café y té para la llegada y las pausas, y confirma el catering y las dietas al menos 48 horas antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de estudio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan ponentes externos o necesitas reservar una sala. Cierra catering, materiales y preferencias dietéticas como mínimo 48 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?
- Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada para colocar mesas y sillas, probar la técnica, montar el registro y preparar café y té. Añade 30 minutos si debes transportar materiales al lugar.
- ¿Cuándo se debe enviar el programa a los participantes?
- Envía el programa definitivo entre 5 y 7 días antes de la jornada. Si cambia una sesión o un ponente, manda la actualización el mismo día en que se confirme.
- ¿Cuántas tarjetas de nombre y bolígrafos hay que preparar?
- Prepara una tarjeta y un bolígrafo por participante inscrito, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Revisa la lista la víspera y ordena las tarjetas alfabéticamente para acelerar el registro.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!