Organiser une journée d’étude, étape par étape

Une journée d’étude se prépare dans un ordre précis : le programme et la date d’abord, puis le lieu, les intervenants et les inscriptions. Prévoyez ensuite la logistique qui conditionne le bon déroulement de la journée : besoins alimentaires, supports, badges, repas et matériel audiovisuel. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, les présentations reçues trop tard et l’accueil des participants. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer les intervenants et les formateurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Envoyer le programme aux participants
9
Rassembler les présentations
10
Tester la technique et les branchements
2 personnes
11
Commander le catering
12
Préparer les badges nominatifs
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Préparer les formulaires d'évaluation
15
Faire les courses
2 personnes
16
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
17
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
18
Préparer la table d'inscription
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Préparer les présentations
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes

Événement

23
Accueil et enregistrement
2 personnes
24
Accompagner les participants jusqu’à la salle
25
Présenter l’ouverture et le programme
26
Animer les présentations
2 personnes
27
Assurer la pause café
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Animer les séances de travail
3 personnes
30
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
31
Débarrasser les tables du déjeuner
2 personnes
32
Animer les sessions de l'après-midi
3 personnes
33
Assurer la pause de midi
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons et les snacks
35
Animer la session de clôture
2 personnes
36
Distribuer les formulaires d’évaluation
37
Clôture et mot de remerciement

Suivi

38
Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
39
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
41
Restituer la salle propre et vide
3 personnes
42
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
43
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
44
Rapporter le matériel
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
46
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
47
Collecter les formulaires d’évaluation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table de buffetqté 2
Cintresqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 3
Adaptateur HDMIqté 3
Rallongeqté 4
Multipriseqté 4
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 6
Couteaux à painqté 2
Planches à découperqté 3
Glacièresqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Stylosqté 60

Présentation

Blocs-notesqté 55
Paperboardqté 2
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Feuilles de travailqté 55
Formulaires d’évaluationqté 55

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant la date : fixez le programme, réservez la salle et confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la journée d’étude afin de mettre à jour les participants, les besoins alimentaires, les badges et les quantités du catering.
Demandez les présentations au plus tard 3 jours avant, puis testez chaque ordinateur, vidéoprojecteur, câble HDMI, adaptateur, rallonge et multiprise la veille.
Préparez l’accueil en trois zones : table d’inscription avec badges et stylos, vestiaire avec cintres, puis accès clairement indiqué vers la salle ; arrivez au moins 90 minutes avant.
Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre final de participants, et installez le café, le thé et le buffet avant leur arrivée pour éviter une file dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’étude ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander le catering sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’étude ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés. Faites un rappel 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant, puis un contrôle complet la veille dans la salle prévue. Vérifiez notamment les présentations, le vidéoprojecteur, le son, le micro et les adaptateurs.
Quand commander le repas d’une journée d’étude ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant, après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Confirmez le nombre définitif de repas 2 à 3 jours avant avec le traiteur.

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