Zo organiseer je een studentenconcert

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je artiesten definitief vastlegt. Vraag bands meteen naar hun technische eisen, aankomsttijd en route, zodat je mengpaneel, microfoons, DI-boxen en kabels op tijd reserveert. Werk daarna budget, ticketprijs, promotie, catering en vrijwilligers uit. De laatste week draait om bevestigen en controleren; op de concertdag zelf heb je vooral een strak tijdschema, duidelijke publieksregels en een geprinte versie van het draaiboek nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten en bands benaderen
2 personen
3
Optredens bevestigen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Vergunningen controleren
6
Technische eisen verzamelen
2 personen
7
Programma en tijdschema maken
2 personen
8
Budget en ticketprijs vastleggen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie online plaatsen
2 personen
11
Posters ophangen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Artiesteninformatie verzamelen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Technische materialen reserveren
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Toegangs- en publieksregels maken
19
Artiestenroute delen
20
Draaiboek printen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen controleren
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Technische materialen lossen
4 personen
26
Podium en speelvloer opbouwen
4 personen
27
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
28
Microfoons en stands plaatsen
2 personen
29
Lichtinstallatie opstellen
2 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Entree en garderobe inrichten
2 personen
33
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Programma- en routeborden plaatsen
2 personen
36
Catering voorbereiden
3 personen
37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Soundcheck uitvoeren
4 personen
39
Briefing publieksbegeleiders geven
2 personen
40
Deuren openen
4 personen
41
Bezoekers verwelkomen
4 personen
42
Tickets controleren
3 personen
43
Garderobe bemannen
2 personen
44
Eerste optreden begeleiden
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
49
Publiekstromen begeleiden
3 personen
50
Techniek tijdens optredens bedienen
3 personen
51
Pauze aankondigen
52
Voorraad en afval controleren
2 personen
53
Laatste optreden begeleiden
2 personen
54
Laatste ronde aankondigen
55
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Artiesten uitchecken
2 personen
57
Bar sluiten
3 personen
58
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
60
Verlichting afbouwen
2 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies en glazen afwassen
3 personen
64
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
65
Zalen en vloeren schoonmaken
4 personen
66
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Materialen tellen en verpakken
3 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Locatiesleutels inleveren
73
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Podiumdelenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Muziekspeakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Podiummonitorenaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Luidsprekerkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Concertpostersaantal 20
Programmaflyersaantal 180
Podiumdoekenaantal 3
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 180
Garderobenummersaantal 150

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek vóór je het programma publiceert. Verzamel per band de inputlijst, het aantal microfoons en DI-boxen en reserveer versterking, monitors, XLR-kabels en stroomverdeling uiterlijk enkele weken vooraf.
Maak het tijdschema niet alleen voor optredens. Neem ook tijd op voor lossen, soundcheck, deuren openen, wissels tussen bands en een pauze; zonder die blokken loopt het programma al bij de eerste vertraging uit.
Controleer vergunningen en publieksregels voordat je tickets verkoopt. Leg ook vast waar garderoberekken, stoelen, tafels en de toegangscontrole komen, zodat de publieksstroom niet door de techniek heen loopt.
Regel artiesteninformatie en catering tegelijk. Vraag dieetwensen en aankomstgegevens uiterlijk één week vooraf op en zet waterglazen, koffie, borden en bestek klaar voordat de eerste band arriveert.
Doe de eindcontrole op de dag vóór het concert. Test laptop, mengpaneel, microfoons, LED-spots, kabelmatten en verlengkabels en print minimaal twee exemplaren van het draaiboek voor de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie en programma vast; daarna regel je vergunningen, techniek, promotie, tickets en catering.
Wanneer moet je bands boeken voor een studentenconcert?: Benader bands zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, idealiter 8 weken voor het concert. Bevestig uiterlijk 4 weken vooraf de optredens, tijden, technische eisen en artiestenroute.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een studentenconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor lossen, podiumdelen, speakers, licht en bekabeling, plus tijd voor soundcheck. Plan deuren pas na de technische controle en geef per band een apart soundcheckblok.
Wanneer moet je promotie voor een studentenconcert starten?: Start online promotie en verspreid posters ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Plaats in de laatste 7 dagen nog een herinnering en sluit de aanmeldingen of kaartverkoop op een duidelijk tijdstip af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.