Ein Studentenkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Studentenkonzert entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Abend: Erst legst du Datum, Programm und Ort fest, danach klärst du Bands, Technik, Budget und Genehmigungen. Sammle die technischen Anforderungen jeder Band frühzeitig, denn Mischpult, Monitore, Mikrofone und Kabel lassen sich nicht spontan ersetzen. In der letzten Woche organisierst du Tickets, Catering und Helfer; am Veranstaltungstag brauchst du einen gedruckten Ablaufplan und ausreichend Zeit für Aufbau und Soundcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler und Bands anfragen
2 Personen
3
Auftritte bestätigen
2 Personen
4
Location reservieren
5
Genehmigungen prüfen
6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
7
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
8
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung online stellen
2 Personen
11
Poster aufhängen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Künstlerinformationen sammeln
15
Catering bestellen
2 Personen
16
Technisches Material reservieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Zutritts- und Publikumsregeln erstellen
19
Künstlerroute teilen
20
Ablaufplan ausdrucken
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Materialien prüfen
2 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Technische Materialien abladen
4 Personen
26
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
27
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
28
Mikrofone und Ständer aufstellen
2 Personen
29
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
30
Stromversorgung anschließen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
33
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Programm- und Routenschilder aufstellen
2 Personen
36
Catering vorbereiten
3 Personen
37
Künstler empfangen
2 Personen
38
Soundcheck durchführen
4 Personen
39
Briefing für Publikumsbetreuer geben
2 Personen
40
Türen öffnen
4 Personen
41
Besucher begrüßen
4 Personen
42
Tickets kontrollieren
3 Personen
43
Garderobe besetzen
2 Personen
44
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
45
Getränke servieren
3 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Künstlerwechsel begleiten
2 Personen
49
Publikumsströme lenken
3 Personen
50
Technik während der Auftritte bedienen
3 Personen
51
Pause ankündigen
52
Bestand und Abfall kontrollieren
2 Personen
53
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
54
Letzte Runde ankündigen
55
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
56
Künstler auschecken
2 Personen
57
Bar schließen
3 Personen
58
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Tonanlage abbauen
4 Personen
60
Beleuchtung abbauen
2 Personen
61
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
64
Bar und Küche reinigen
3 Personen
65
Räume und Böden reinigen
4 Personen
66
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Materialien zählen und verpacken
3 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Restbestand einlagern
2 Personen
72
Locationschlüssel abgeben
73
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
BühnenelementeAnz. 8
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

Lautsprecher für MusikAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemonitoreAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 5
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
LautsprecherkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

KonzertplakateAnz. 20
ProgrammflyerAnz. 180
BühnentücherAnz. 3
GirlandenAnz. 12
TischdekorationAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 180
GarderobennummernAnz. 150

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Frage Bands früh an und bestätige Auftritte schriftlich, bevor du Werbung veröffentlichst.
Fordere von jeder Band spätestens 4 Wochen vorher eine vollständige Liste der Eingänge und Technik an. Prüfe besonders DI-Boxen, XLR- und Lautsprecherkabel, Monitore, Mikrofonständer und Verlängerungskabel.
Plane den Veranstaltungstag rückwärts: Rechne mindestens 3 Stunden für Abladen, Bühnenaufbau, Verkabelung und Soundcheck ein. Öffne die Location erst, wenn Technik, Licht und Kabelmatten geprüft sind.
Lege Ticketpreis, Budget und Helferschichten spätestens 3 Wochen vorher fest. Teile mindestens eine Person für Einlass, eine für Künstlerbetreuung und eine für die Technikkoordination ein.
Bestelle Catering und Getränke nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen. Kühle Getränke am selben Tag und drucke den Ablaufplan, die Künstlerroute sowie Zutritts- und Publikumsregeln vor dem Aufbau aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Studentenkonzert organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Konzert. Für gefragte Bands, aufwendige Technik oder zusätzliche Genehmigungen solltest du eher 12 Wochen einplanen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Studentenkonzerts?: Plane mindestens 3 Stunden für das Abladen, den Aufbau der Bühnenelemente, die Verkabelung und den Soundcheck ein. Bei eigener Licht- und Tontechnik sind 4 Stunden realistischer.
Wann sollte man die Technik für ein Studentenkonzert buchen?: Reserviere technisches Material spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Liste mit Mischpult, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln sollte nach Eingang der Bandanforderungen geprüft werden.
Wie viele Helfer braucht man für ein Studentenkonzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 5 Helfer einteilen: zwei für Einlass und Publikum, eine Person für Künstlerbetreuung, eine für Technik und eine als flexible Unterstützung. Lege die Schichten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher fest.

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