Organiser un concert d’étudiants, étape par étape

Un concert d’étudiants se construit d’abord autour de la date, du programme et des artistes, puis autour de la salle et de la technique. Commence par confirmer qui joue, combien de temps et avec quelles exigences, avant de lancer la billetterie ou la promotion. Prévois ensuite les autorisations, le catering, les bénévoles et les règles d’accès. Le jour J, garde un déroulé imprimé et vérifie chaque élément technique avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les artistes et les groupes
2 personnes
3
Confirmer les prestations
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Vérifier les autorisations
6
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
7
Établir le programme et le planning
2 personnes
8
Fixer le budget et le prix des billets
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
2 personnes
11
Accrocher les affiches
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Rassembler les informations sur les artistes
15
Commander le catering
2 personnes
16
Réserver le matériel technique
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Créer les règles d'accès et du public
19
Partager l’itinéraire des artistes
20
Imprimer le déroulé
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Décharger le matériel technique
4 personnes
26
Monter la scène et la piste
4 personnes
27
Installer le système son
3 personnes
28
Installer les micros et les supports
2 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
33
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
36
Préparer le service traiteur
3 personnes
37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
39
Faire le briefing des encadrants du public
2 personnes
40
Ouvrir les portes
4 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Vérifier les billets
3 personnes
43
Tenir le vestiaire
2 personnes
44
Encadrer la première prestation
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
49
Guider les flux de public
3 personnes
50
Gérer la technique pendant les prestations
3 personnes
51
Annoncer la pause
52
Vérifier les stocks et les déchets
2 personnes
53
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
54
Annoncer le dernier tour
55
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
56
Faire le check-out des artistes
2 personnes
57
Fermer le bar
3 personnes
58
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

59
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
60
Démonter l’éclairage
2 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
64
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
65
Nettoyer les salles et les sols
4 personnes
66
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Compter et emballer le matériel
3 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Restituer les clés du lieu
73
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Éléments de podiumqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Enceintes de musiqueqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Affiches de concertqté 20
Flyers du programmeqté 180
Tentures de scèneqté 3
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 180
Numéros de vestiaireqté 150

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de communiquer : demande à chaque artiste ses horaires, ses besoins techniques et les informations à publier. Une confirmation écrite évite de refaire l’affiche ou le planning à la dernière minute.
Réserve la salle avant de fixer le nombre de billets. Vérifie notamment les autorisations, les horaires d’accès, le déchargement du matériel et la capacité réelle avec les tables, les chaises et les éléments de podium.
Prépare une fiche technique par groupe au moins 2 semaines avant le concert. Elle doit préciser les microphones, boîtiers DI, retours, câbles, multiprises et rallonges nécessaires, afin de réserver le matériel sans oubli.
Ne limite pas la communication aux invitations en ligne : prévois aussi les affiches et un rappel avec l’itinéraire des artistes. Clôture les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires avant de commander le catering.
Le jour J, ouvre le lieu avec une marge d’au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Décharge d’abord le matériel technique, vérifie la table de mixage, les enceintes, les moniteurs et les câbles, puis refroidis les boissons et imprime le déroulé.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert d’étudiants ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, la salle, les autorisations et le matériel technique doivent être confirmés avant de lancer la promotion.
Quand faut-il réserver le matériel technique pour un concert étudiant ?: Réserve-le au moins 3 semaines à l’avance, dès que les exigences des groupes sont recueillies. Demande une confirmation complète pour les microphones, retours, câbles, pieds et alimentation électrique.
Quand fermer les inscriptions et commander le catering ?: Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de confirmer les quantités et de commander le catering sans estimation de dernière minute.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour du concert ?: Prévois l’ouverture au moins 3 heures avant l’arrivée du public, et davantage si plusieurs groupes partagent la scène. Ce temps sert à décharger, installer, tester le son et régler l’éclairage LED.

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