Organiser un salon de bande dessinée sans rien oublier

Un salon de bande dessinée se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous culturel. Commencez par bloquer la date et la salle, vérifier les autorisations et l’assurance, puis construisez votre liste d’exposants avant d’ouvrir les inscriptions visiteurs. Le plan des stands, le programme, les paiements et les bénévoles doivent être finalisés plusieurs jours avant l’ouverture. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les coordonnées des exposants et la monnaie en espèces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la salle
2
Faire les réservations
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Inviter les exposants
2 personnes
7
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les exposants
12
Collecter les coordonnées des exposants
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Créer le plan des stands
2 personnes
15
Attribuer les numéros de stand
16
Établir le programme
2 personnes
17
Confirmer les tarifs
18
Planifier les bénévoles
2 personnes
19
Réserver la sécurité
20
Préparer la procédure de caisse et de paiement par carte
2 personnes
21
Concevoir la signalétique
22
Imprimer les panneaux du programme
23
Imprimer la liste des exposants
24
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
25
Prévoir la monnaie en espèces
26
Faire les courses
2 personnes
27
Vérifier les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
32
Nettoyer la salle
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
6 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Aménager les stands de livres
4 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
2 personnes
42
Installer les panneaux du programme
2 personnes
43
Briefer l’équipe de l’entrée et du comptoir
3 personnes
44
Vérifier les toilettes

Événement

45
Ouvrir l’entrée
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les bracelets
2 personnes
48
Guider les exposants
2 personnes
49
Annoncer le programme
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Faire une tournée de la salle
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Annoncer les derniers visiteurs
59
Fermer l'entrée
2 personnes

Suivi

60
Faire le check-out des exposants
3 personnes
61
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Démonter les stands de livres
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Trier le matériel emprunté
2 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Ranger les restes
2 personnes
74
Gérer les objets trouvés
75
Classer les factures et les reçus
76
Informer les exposants de la consigne
77
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 45
Tables pour les visiteursqté 6
Chaisesqté 80
Chaises pliantes pour les exposantsqté 50
Supports de présentationqté 20
Serre-livresqté 90
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Téléphones portablesqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pincesqté 4

Décoration

Nappesqté 50
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Affiches de personnages de dessin animéqté 20
Panneaux décoratifs avec texteqté 8
Numéros de tableqté 50
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes de table LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Formulaires d’inscriptionqté 400
Brochures du programmeqté 400
Contrats des exposantsqté 60
Stylosqté 30
Post-itqté 20
Papier A4qté 2
Pochettes d’affichage A4qté 100
Étiquettes de prixqté 1000
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Braceletsqté 500
Étiquettes nominativesqté 100
Ruban de papierqté 12
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Cordeqté 4
Presse-papiersqté 6

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de toilettesqté 4
Bannière d’entrée

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4

Gestion de l’argent

Caisse d'argent liquideqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Formulaires de paiementqté 80

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Clés à moletteqté 2
Marteauqté 2
Mètres rubansqté 2
Attaches-câblesqté 200
Piles de rechangeqté 40

Conseils

Bloquez la salle et vérifiez les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Demandez aussi les conditions d’assurance et les horaires précis d’installation et de démontage.
Confirmez les exposants 3 à 4 semaines avant l’événement et recueillez leurs coordonnées, besoins alimentaires et demandes électriques au même moment. Cela évite de refaire le plan des stands la veille.
Préparez le plan des stands après la clôture des inscriptions exposants, puis attribuez un numéro à chaque emplacement. Gardez une copie imprimée pour l’accueil et une autre pour l’équipe de montage.
Finalisez le programme et la signalétique au moins 7 jours avant l’ouverture. Prévoyez des panneaux visibles dès l’entrée, une liste des exposants et un affichage séparé pour les horaires des animations.
Testez les terminaux de paiement, la procédure de caisse et les rallonges avant le jour J. Prévoyez une personne responsable des paiements et une réserve de monnaie en espèces dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de bande dessinée ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un salon de taille moyenne. Ce délai permet de réserver la salle, obtenir les autorisations, inviter les exposants, traiter les inscriptions et confirmer les bénévoles.
Quand faut-il inviter les exposants d’un salon de bande dessinée ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement et demandez une réponse sous 10 à 14 jours. Confirmez ensuite les participants 3 à 4 semaines avant afin de pouvoir établir le plan des stands.
Quand préparer le plan des stands ?: Préparez-le dès que les inscriptions exposants sont closes, généralement 3 à 4 semaines avant le salon. Envoyez à chaque exposant son numéro, son emplacement et les informations pratiques au plus tard 7 jours avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un salon de bande dessinée ?: Pour un salon de taille moyenne, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable des paiements, 2 personnes pour le montage et 1 personne disponible pour les exposants. Organisez des créneaux de 3 à 4 heures pour couvrir l’installation, l’ouverture et le démontage.

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