Cómo organizar una feria de cómics paso a paso

Una feria de cómics se organiza en este orden: primero aseguras la fecha y la sala, después cierras permisos, seguro y condiciones para expositores. Con esos límites definidos, puedes invitar a los artistas y vendedores, abrir las inscripciones y preparar el plano de stands. En la última semana se concretan el programa, los turnos, los cobros, las acreditaciones y la señalización. Los fallos más habituales aparecen cuando se deja para el final la electricidad, el cambio en efectivo o la información de cada expositor.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y la sala
2
Hacer reservas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Redactar las condiciones de participación
2 personas
6
Invitar a los expositores
2 personas
7
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Distribuir carteles
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Fijar los soportes de los puestos
12
Recopilar datos de los expositores
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Hacer el plano de los stands
2 personas
15
Asignar números de stand
16
Elaborar el programa
2 personas
17
Confirmar acuerdos de precio
18
Programar a los voluntarios
2 personas
19
Reservar seguridad
20
Crear el procedimiento de caja y tarjeta
2 personas
21
Diseñar la señalización
22
Imprimir los paneles del programa
23
Imprimir lista de expositores
24
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
25
Retirar cambio en efectivo
26
Hacer la compra
2 personas
27
Comprobar las compras
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Llevar materiales al lugar
4 personas
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Realizar el control de seguridad
2 personas
32
Limpiar la sala
3 personas
33
Colocar mesas y sillas
6 personas
34
Colgar los números de stand
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Montar expositores de libros
4 personas
38
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
39
Probar la caja y el datáfono
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar los aperitivos
2 personas
42
Colocar los carteles del programa
2 personas
43
Instruir al equipo de puerta y mostrador
3 personas
44
Comprobar los baños

Evento

45
Abrir la entrada
3 personas
46
Registrar a los visitantes
3 personas
47
Repartir pulseras
2 personas
48
Orientar a los expositores
2 personas
49
Anunciar el programa
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Apoyar a los expositores
2 personas
56
Recorrer la sala
2 personas
57
Registrar objetos perdidos
58
Anunciar a los últimos visitantes
59
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

60
Registrar la salida de los expositores
3 personas
61
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas
62
Cerrar la caja
2 personas
63
Desmontar los stands de libros
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
6 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
2 personas
68
Limpiar la sala
3 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Clasificar el material prestado
2 personas
71
Devolver los materiales
3 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar lo sobrante
2 personas
74
Gestionar objetos perdidos
75
Ordenar facturas y recibos
76
Informar a los expositores sobre la fianza
77
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 45
Mesas para visitantescant. 6
Sillascant. 80
Sillas plegables para expositorescant. 50
Expositores de presentacióncant. 20
Sujetalibroscant. 90
Percheroscant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 2
Bandejas de cajacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Teléfonos móvilescant. 3
Walkie-talkiescant. 6
Micrófono de mano
Altavocescant. 2
Enrollacablescant. 3

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4
Pinzascant. 4

Decoración

Mantelescant. 50
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Pósters de personajes de cómiccant. 20
Paneles de texto decorativoscant. 8
Números de mesacant. 50
Tarjetas de nombrecant. 60

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de mesa LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Artículos de papel

Formularios de registrocant. 400
Folletos del programacant. 400
Contratos de expositorescant. 60
Bolígrafoscant. 30
Notas adhesivascant. 20
Papel A4cant. 2
Fundas expositores A4cant. 100
Etiquetas de precioscant. 1000
Rollos de reciboscant. 12
Pulserascant. 500
Pegatinas con nombrecant. 100
Cinta de papelcant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Cuerdacant. 4
Portapapelescant. 6

Señalización

Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 8
Carteles de aseocant. 4
Banner de entrada

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 8
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4

Gestión de efectivo

Cajón de dinero en efectivocant. 2
Cajitas para cambiocant. 4
Formularios de cobrocant. 80

Herramientas

Taladros de bateríacant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Llaves de bocacant. 2
Martillocant. 2
Cintas métricascant. 2
Bridascant. 200
Baterías de repuestocant. 40

Consejos

Cierra la sala y sus condiciones antes de invitar a los expositores. Confirma por escrito el horario de montaje y desmontaje, el aforo, los permisos necesarios y si la cobertura del seguro es suficiente para la actividad.
Recopila los datos de cada expositor con una fecha límite de al menos 3 semanas antes. Pide nombre público, contacto, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas; sin esa información el plano y la atención del día se retrasan.
Haz el plano de stands cuando conozcas las inscripciones confirmadas y asigna un número a cada puesto. Deja pasillos claros y comprueba que las mesas, sillas, expositores de presentación y soportes caben realmente en la sala.
Prueba el sistema de caja y tarjeta antes de abrir las puertas. Lleva datáfonos cargados, teléfonos con conexión, bandejas de caja y cambio en efectivo; reserva también cables alargadores, regletas y enrollacables para evitar cables sueltos.
Prepara la operación del día con un programa impreso y turnos de voluntarios. Coloca la lista de expositores y la señalización antes de la llegada del público, y prueba el micrófono y los altavoces con tiempo para corregir problemas de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cómics?: Empieza al menos 3 meses antes para asegurar sala, permisos, seguro y reservas. Deja cerrados expositores, plano, programa y necesidades técnicas como muy tarde 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de cómics?: Invítalos cuando la fecha, la sala y las condiciones de participación estén confirmadas. Cierra la lista definitiva entre 3 y 4 semanas antes, para poder asignar stands y publicar la lista de expositores.
¿Cuánto dinero en efectivo hay que preparar para una feria de cómics?: No existe una cantidad única: depende del precio de las entradas y de si los expositores cobran por su cuenta. Calcula el cambio para las ventas previstas de las primeras 2 horas y sepáralo en la bandeja de caja antes de abrir.
¿Cuándo se prepara el plano de los stands?: Hazlo después de cerrar las inscripciones y al menos 2 semanas antes de la feria. Así puedes asignar números, comprobar el espacio para mesas y sillas, y corregir las necesidades eléctricas antes del montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.