Eine Comic-Messe Schritt für Schritt organisieren

Beginne bei der Comic-Messe nicht mit den Plakaten, sondern mit Datum, Raum und Genehmigungen. Danach folgen Aussteller, Besucheranmeldungen und ein belastbarer Standplan. Plane Programm, Kasse, Technik und Helfer so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders oft fehlen klare Teilnahmebedingungen, erfasste Ausstellerdaten und eine Lösung für Bargeld, Kartenlesegeräte und Beschilderung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum bestätigen
2
Reservierungen vornehmen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
6
Standbetreiber einladen
2 Personen
7
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Posts veröffentlichen
9
Plakate verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Standbetreiber bestätigen
12
Standbetreiberdaten erfassen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Standplan erstellen
2 Personen
15
Standnummern zuweisen
16
Programm zusammenstellen
2 Personen
17
Preisabsprachen bestätigen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Sicherheit buchen
20
Kassen- und Kartenleserverfahren erstellen
2 Personen
21
Beschilderung entwerfen
22
Programmschilder drucken
23
Liste der Standbetreiber drucken
24
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
25
Bargeld zum Wechseln abheben
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Einkäufe prüfen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
32
Saal reinigen
3 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Aussteller empfangen
3 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Buchstände einrichten
4 Personen
38
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
39
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
41
Snacks bereitstellen
2 Personen
42
Programmschilder aufstellen
2 Personen
43
Tür- und Kassenteam instruieren
3 Personen
44
Toiletten kontrollieren

Event

45
Eingang öffnen
3 Personen
46
Besucher registrieren
3 Personen
47
Armbänder verteilen
2 Personen
48
Aussteller orientieren
2 Personen
49
Programm ankündigen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
56
Einen Rundgang durch die Halle machen
2 Personen
57
Verlorene Gegenstände erfassen
58
Letzte Besucher ankündigen
59
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

60
Standbetreiber auschecken
3 Personen
61
Bargeld sichern
2 Personen
62
Kasse abschließen
2 Personen
63
Buchstände abbauen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Saal reinigen
3 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
71
Materialien zurückbringen
3 Personen
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Reste verstauen
2 Personen
74
Fundsachen bearbeiten
75
Rechnungen und Quittungen sortieren
76
Aussteller über die Kaution informieren
77
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 45
BesuchertischeAnz. 6
StühleAnz. 80
Klappstühle für StandbetreiberAnz. 50
PräsentationsregaleAnz. 20
BuchstützenAnz. 90
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
KassenladeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
MobiltelefoneAnz. 3
FunkgeräteAnz. 6
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ZangenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 50
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
Comicfiguren-PosterAnz. 20
Dekorative TextschilderAnz. 8
TischnummernAnz. 50
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-TischlampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Papierwaren

RegistrierungsformulareAnz. 400
ProgrammhefteAnz. 400
AusstellerverträgeAnz. 60
StifteAnz. 30
KlebezettelAnz. 20
A4-PapierAnz. 2
A4-EinschubhüllenAnz. 100
PreisetikettenAnz. 1000
KassenbonrollenAnz. 12
ArmbänderAnz. 500
NamensaufkleberAnz. 100
PapierklebebandAnz. 12
MarkerAnz. 20
KlebebandAnz. 12
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
SeilAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6

Beschilderung

WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
ToilettenschilderAnz. 4
Eingangsbanner

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geldverarbeitung

BargeldkasseAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 4
AbrechnungsformulareAnz. 80

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
GabelschlüsselAnz. 2
HammerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
ErsatzbatterienAnz. 40

Tipps

Bestätige Raum und Datum zuerst und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung, bevor du Aussteller einlädst. Reserviere benötigte Leistungen frühzeitig, damit Änderungen am Veranstaltungsort noch möglich sind.
Lege für jeden Stand feste Daten an: Name, Kontakt, Tischbedarf, Strombedarf und Ernährungswünsche. Bestätige die Standbetreiber erst, wenn Standnummern und Standplan zusammenpassen.
Erstelle den Standplan spätestens eine Woche vor der Messe und drucke zusätzlich eine Liste der Standbetreiber. So können Helfer Aussteller beim Aufbau schnell zum richtigen Platz führen.
Plane die Kasse getrennt für Bargeld und Kartenzahlung. Hebe Wechselgeld spätestens am Vortag ab, teste die Kartenlesegeräte und halte Mobiltelefone oder Funkgeräte für das Team bereit.
Schließe das Programm erst ab, wenn Preise und Zeiten bestätigt sind. Drucke Programmschilder, sortiere Armbänder und Badges und teile Freiwillige mindestens 24 Stunden vorher festen Aufgaben zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comic-Messe organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Raum, Genehmigungen und Versicherung. Einladungen an Standbetreiber sollten danach innerhalb von 1 bis 2 Wochen verschickt werden.
Wann sollte der Standplan für eine Comic-Messe fertig sein?: Der Standplan sollte spätestens 7 Tage vor der Messe stehen. Danach kannst du Standnummern, Ausstellerliste und Beschilderung drucken und Änderungen gezielt kommunizieren.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Comic-Messe?: Lege den Betrag anhand der erwarteten Barzahlungen und der häufigsten Preise fest und hole das Wechselgeld spätestens am Vortag. Teile es zu Beginn jeder Schicht gezählt an der Kassenlade aus.
Wie viele Helfer braucht eine Comic-Messe?: Plane mindestens 1 Helfer für Einlass und Badges, 1 für Kasse und Kartenlesegeräte sowie 1 Ansprechperson für Aussteller und Technik je Schicht ein. Bei parallelem Programm kommt zusätzlich 1 Person für Mikrofon und Lautsprecher hinzu.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.