Een streetdancewedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met promotie, maar met het wedstrijdformat: bepaal categorieën, rondes, aantallen deelnemers en de beoordelingscriteria. Reserveer daarna een locatie met een geschikte dansvloer en regel geluid, jury en presentatie voordat je de inschrijving opent. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de wedstrijdindeling en werk je het programma uit. In de laatste week controleer je techniek, startnummers, juryformulieren, prijzen en deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Dansvloer controleren
2 personen
4
Geluidsinstallatie reserveren
5
Juryleden vastleggen
2 personen
6
Presentator vastleggen
7
Fotograaf vastleggen
8
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
9
Aanmeldformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sociale promotie plaatsen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemers bevestigen
2 personen
15
Startgeld registreren
2 personen
16
Wedstrijdindeling maken
2 personen
17
Programma opstellen
2 personen
18
Juryformulieren maken
2 personen
19
Startnummers maken
2 personen
20
Deelnemersinformatie mailen
21
Prijzen bestellen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Prijzen ophalen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Programma afdrukken
2 personen
27
Jurysets samenstellen
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Dansvloer leggen
4 personen
30
Podiumdelen plaatsen
4 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting richten
2 personen
34
Jurytafel opstellen
2 personen
35
Registratietafel opstellen
2 personen
36
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
37
Cateringtafel inrichten
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
40
Jurysets klaarleggen
2 personen
41
Startnummers klaarleggen
2 personen
42
Drankpunt vullen
2 personen
43
Hapjes klaarzetten
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Aanwezigheid afvinken
2 personen
46
Startnummers uitdelen
2 personen
47
Dansers naar kleedkamers wijzen
2 personen
48
Jurybriefing geven
2 personen
49
Publiek ontvangen
3 personen
50
Opening presenteren
2 personen
51
Voorronde begeleiden
4 personen
52
Juryformulieren verzamelen
2 personen
53
Scores verwerken
2 personen
54
Finalisten bekendmaken
2 personen
55
Pauzehapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Finaleronde begeleiden
4 personen
58
Publiek informeren
59
Finalescores verwerken
2 personen
60
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
61
Winnaars fotograferen
2 personen
62
Vrije danssessie begeleiden
3 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Publiek uitzwaaien
3 personen
66
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
67
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

68
Dansvloer afbreken
4 personen
69
Podium afbreken
4 personen
70
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
71
Meubilair terugplaatsen
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Kleedkamers controleren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
79
Foto's veilig opslaan
80
Uitslagen publiceren
81
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8

Apparatuur

Modulaire dansvloer
Podiumdelenaantal 8
DJ-set
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtfiltersaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Bannervlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Aankondigingsbordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Podiumachtergrond
Rode loper
Tafelbordjesaantal 12

Sportmateriaal

Startnummerhesjesaantal 60
Trainingsmattenaantal 12
Waterkrattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Kantoor

Juryformulierenaantal 180
Programmaflyersaantal 250
Startnummerkaartenaantal 80
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 50
Polsbandjesaantal 300
Kassa
Geldkist
Rekenmachinesaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4
Nooduitgangbordjesaantal 6

Prijzen

Bekers voor winnaarsaantal 12
Medaillesaantal 60
Waardebonnenaantal 12
Prijstassenaantal 12

Tips

Leg het format vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Noteer per categorie het maximumaantal deelnemers, het aantal rondes en hoe lang een optreden duurt; daarmee voorkom je een programma dat op de wedstrijddag uitloopt.
Reserveer de dansvloer, DJ-set, luidsprekers en microfoons ruim vóór de inschrijving opent. Plan daarnaast een technische controle op locatie, inclusief verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape, zodat je niet pas tijdens de soundcheck ontdekt dat aansluitingen ontbreken.
Bevestig juryleden, presentator en fotograaf afzonderlijk en geef iedereen uiterlijk een week vooraf het programma. Stuur juryleden ook de beoordelingscriteria en formulieren, zodat zij niet op de dag zelf nog uitleg over de puntentelling nodig hebben.
Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de inschrijving op een vaste datum. Controleer daarna startgeld, dieetwensen en contactgegevens en mail deelnemers de starttijd, wedstrijdindeling, locatie-informatie en praktische regels.
Maak het programma pas definitief nadat alle deelnemers zijn bevestigd. Houd ruimte voor opbouw, soundcheck, pauzes en prijsuitreiking; koel dranken op tijd en zet jurytafel, kleedkamerbanken, garderoberekken en publieksstoelen klaar vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een streetdancewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, dansvloer en geluidsinstallatie en leg daarna jury en presentator vast. Zo houd je nog minimaal 4 weken over voor inschrijvingen en promotie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een streetdancewedstrijd?: Plan minimaal 3 uur voor dansvloer, podiumdelen, geluid, verlichting, jurytafel en ontvangst. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor soundcheck en een korte repetitie met de presentator.
Wanneer maak je de wedstrijdindeling?: Maak de wedstrijdindeling nadat de inschrijving is gesloten en alle deelnemers zijn bevestigd, meestal 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Mail het programma en de startnummers uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat deelnemers hun aankomst kunnen plannen.
Hoeveel drankjes moet je voorzien voor een streetdancewedstrijd?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet voor deelnemers en crew extra water klaar: intensief dansen vraagt meer dan alleen koffie, frisdrank of andere consumpties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.