Cómo organizar un concurso de streetdance sin improvisar

Un concurso de streetdance necesita más que una pista y música: hay que cerrar el formato, el reglamento y el sistema de inscripción antes de promocionarlo. Después se coordinan el jurado, el presentador, el DJ, el sonido y el programa para que cada ronda tenga un horario claro. También conviene preparar dorsales, formularios y la información de los participantes con antelación. Este plan reúne el orden de trabajo y los olvidos que suelen causar retrasos el día del concurso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar la pista de baile
2 personas
4
Reservar el equipo de sonido
5
Definir el jurado
2 personas
6
Confirmar al presentador
7
Contratar fotógrafo
8
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar la promoción en redes sociales
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Confirmar participantes
2 personas
15
Registrar la cuota de inscripción
2 personas
16
Organizar el cuadro de competición
2 personas
17
Elaborar el programa
2 personas
18
Preparar formularios de jurado
2 personas
19
Crear dorsales
2 personas
20
Enviar por correo la información de los participantes
21
Encargar premios
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Recoger los premios
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Imprimir el programa
2 personas
27
Preparar los sets del jurado
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Instalar la pista de baile
4 personas
30
Colocar las piezas del escenario
4 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Orientar la iluminación
2 personas
34
Montar la mesa del jurado
2 personas
35
Preparar la mesa de registro
2 personas
36
Colocar las sillas del público
4 personas
37
Montar la mesa de catering
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar señalizadores
2 personas
40
Preparar los sets del jurado
2 personas
41
Preparar los dorsales
2 personas
42
Rellenar el punto de bebidas
2 personas
43
Preparar los aperitivos
2 personas
44
Recepción de participantes
3 personas
45
Marcar asistencia
2 personas
46
Repartir dorsales
2 personas
47
Indicar a los bailarines los vestuarios
2 personas
48
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
49
Recibir al público
3 personas
50
Presentar la apertura
2 personas
51
Dirigir la ronda preliminar
4 personas
52
Recoger los formularios del jurado
2 personas
53
Procesar los resultados
2 personas
54
Anunciar a los finalistas
2 personas
55
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Guiar la ronda final
4 personas
58
Informar al público
59
Procesar las puntuaciones finales
2 personas
60
Presentar la entrega de premios
3 personas
61
Fotografiar a los ganadores
2 personas
62
Coordinar la sesión de baile libre
3 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Anunciar la última ronda
65
Despedir al público
3 personas
66
Apagar el sistema de sonido
2 personas
67
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

68
Desmontar la pista de baile
4 personas
69
Desmontar el escenario
4 personas
70
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
71
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Comprobar los vestuarios
2 personas
76
Registrar objetos perdidos
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Guardar el stock sobrante
2 personas
79
Guardar fotos de forma segura
80
Publicar los resultados
81
Informar a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Mesa del jurado
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 8

Equipo

Pista de baile modular
Piezas de escenariocant. 8
Sesión de DJ
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías externascant. 6
Cables de cargacant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Filtros de luzcant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Banderolas de bannercant. 6
Arcos de globoscant. 2
Carteles informativoscant. 8
Señales de orientacióncant. 10
Mantelescant. 10
Fondo del escenario
Alfombra roja
Carteles de mesacant. 12

Material deportivo

Chalecos con número de dorsalcant. 60
Esterillas de entrenamientocant. 12
Cajas de aguacant. 8

Catering

Compras

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 180
Folletos del programacant. 250
Tarjetas con número de dorsalcant. 80
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 20
Bloc de notascant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Papel de impresióncant. 2
Sobrescant. 50
Pulserascant. 300
Caja registradora
Caja registradora
Calculadorascant. 3

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Linternascant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6

Premios

Tazas para los ganadorescant. 12
Medallascant. 60
Valescant. 12
Bolsas de premiocant. 12

Consejos

Define primero el formato: categorías, número de participantes, rondas y criterios de valoración. Publica el reglamento antes de abrir las inscripciones para evitar cambios cuando ya haya bailarines apuntados.
Reserva el lugar y comprueba la pista con tiempo. Revisa que el espacio permita montar la pista modular, la mesa del jurado, los vestuarios y las zonas de circulación sin bloquear salidas.
Cierra el equipo técnico antes de anunciar la fecha: sonido, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, focos y cables alargadores. Lleva cinta gaffer y regletas para asegurar los cables y resolver conexiones durante el montaje.
Envía a cada participante la información completa antes del concurso: horario de llegada, número o dorsal, reglas, programa y preferencias dietéticas. Confirma la lista definitiva y organiza el cuadro cuando las inscripciones y las cuotas estén registradas.
Prepara los premios, bebidas y servicio al menos el día anterior. Enfría las bebidas con antelación y comprueba que haya suficientes vasos, bandejas, pinzas y tazas para no mezclar la atención al público con la gestión de las rondas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para un concurso de streetdance?: Ábrelas varias semanas antes del concurso para poder gestionar las cuotas, las preferencias dietéticas y las dudas de los participantes. Cierra el formulario cuando aún tengas tiempo de confirmar la lista y preparar el cuadro de competición.
¿Cuándo hay que enviar el reglamento a los participantes?: El reglamento debe estar publicado antes de abrir el formulario de inscripción. Envía después la versión definitiva junto con el horario, el dorsal y las instrucciones de llegada, como mínimo varios días antes del evento.
¿Cuánto tiempo antes se debe probar el sonido y la pista de baile?: Haz la comprobación durante el montaje, antes de que lleguen los participantes, y reserva tiempo para probar música, micrófonos, altavoces, subwoofers e iluminación. No esperes al inicio de la primera ronda para descubrir un problema de conexión o espacio.
¿Cuándo hay que organizar el cuadro de competición?: Organízalo después de cerrar las inscripciones y registrar las cuotas, cuando conozcas el número definitivo de participantes. Prepara también el programa y los formularios del jurado para que las rondas puedan avanzar sin pausas innecesarias.

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