Organiser un concours de street dance, étape par étape

Un concours de street dance demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par fixer le format, le règlement et la capacité de la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez la piste, la sonorisation, le jury et l’animateur, puis construisez le tableau des matchs à partir des participants confirmés. Les oublis les plus fréquents concernent les horaires transmis trop tard, les besoins alimentaires et les tests techniques de la piste et des micros.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contrôler la piste de danse
2 personnes
4
Réserver la sono
5
Définir les membres du jury
2 personnes
6
Réserver un animateur
7
Réserver le photographe
8
Établir le règlement du concours
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les participants
2 personnes
15
Enregistrer les frais d’inscription
2 personnes
16
Établir le tableau des matchs
2 personnes
17
Élaborer le programme
2 personnes
18
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
19
Créer les dossards
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
21
Commander les prix
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les prix
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Imprimer le programme
2 personnes
27
Composer les kits du jury
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer la piste de danse
4 personnes
30
Installer les éléments de scène
4 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Orienter l'éclairage
2 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Installer la table d’inscription
2 personnes
36
Installer les sièges du public
4 personnes
37
Installer la table traiteur
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
40
Préparer les kits du jury
2 personnes
41
Préparer les dossards
2 personnes
42
Remplir le point boisson
2 personnes
43
Préparer les en-cas
2 personnes
44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Cocher la présence
2 personnes
46
Distribuer les dossards
2 personnes
47
Orienter les danseurs vers les loges
2 personnes
48
Briefing du jury
2 personnes
49
Accueillir le public
3 personnes
50
Présenter l’ouverture
2 personnes
51
Encadrer les éliminatoires
4 personnes
52
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
53
Saisir les scores
2 personnes
54
Annoncer les finalistes
2 personnes
55
Servir les en-cas de pause
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Animer la finale
4 personnes
58
Informer le public
59
Traiter les scores finaux
2 personnes
60
Animer la remise des prix
3 personnes
61
Photographier les gagnants
2 personnes
62
Animer la séance de danse libre
3 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Annoncer le dernier tour
65
Saluer le public au revoir
3 personnes
66
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
67
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

68
Démonter la piste de danse
4 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Ranger le matériel audio
3 personnes
71
Remettre le mobilier en place
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Vérifier les vestiaires
2 personnes
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Sauvegarder les photos en toute sécurité
80
Publier les résultats
81
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Table du jury
Portantsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Équipement

Piste de danse modulaire
Éléments de podiumqté 8
Set DJ
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Filtres de lumièreqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Drapeaux de bannièreqté 6
Arches de ballonsqté 2
Panneaux d’annonceqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 10
Fond de scène
Tapis rouge
Pancartes de tableqté 12

Matériel de sport

Dossardsqté 60
Tapis d’entraînementqté 12
Caisses d’eauqté 8

Catering

Courses

Bureau

Fiches de juryqté 180
Flyers du programmeqté 250
Dossardsqté 80
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 20
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Papier d’impressionqté 2
Enveloppesqté 50
Braceletsqté 300
Caisse
Caisse
Calculatricesqté 3

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Prix

Trophées pour les gagnantsqté 12
Médaillesqté 60
Chèques-cadeauxqté 12
Sacs de prixqté 12

Conseils

Fixez le format avant toute communication : catégories, nombre de danseurs, système d’élimination, durée des passages et critères de notation. Gardez une marge de 10 à 15 minutes dans le programme pour les retards et les changements de tenue.
Testez la piste de danse au moins une semaine avant l’événement, puis refaites un contrôle le jour même. Vérifiez sa stabilité, les raccords et l’espace réellement disponible autour des éléments de podium.
Réservez la sonorisation avec assez d’avance pour confirmer le set DJ, les haut-parleurs, les subwoofers, la table de mixage et au moins deux microphones sans fil. Faites un test complet avec l’animateur avant l’ouverture du public.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis envoyez les informations finales aux participants au moins 5 jours avant le concours. Indiquez l’heure de convocation, le déroulement, les règles, les besoins alimentaires à signaler et les modalités des frais d’inscription.
Préparez séparément l’accueil, le jury et les coulisses : table du jury, formulaires de notation, dossards, portants et bancs de vestiaire. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’arrivée du public et récupérez les prix avant le jour du concours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de street dance ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, la piste et la sonorisation, de publier les inscriptions, de réunir le jury et de construire le tableau des matchs après confirmation des participants.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de street dance ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, d’enregistrer les frais et d’établir un programme réaliste.
Quand envoyer les informations aux danseurs inscrits ?: Envoyez un premier récapitulatif dès la validation de l’inscription, puis les informations définitives 5 jours avant le concours. Le dernier message doit préciser l’heure d’arrivée, le format des matchs, le règlement et les consignes de vestiaire.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Bloquez au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes. Testez la piste, les projecteurs LED, les rallonges, la table de mixage et chaque microphone, puis gardez 30 minutes supplémentaires pour corriger un problème de câblage ou de niveau sonore.

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