Streetdance-Wettbewerb organisieren: Die richtige Reihenfolge

Bei einem Streetdance-Wettbewerb entscheidet nicht nur die Musik über einen reibungslosen Ablauf. Zuerst legst du Format, Reglement und Ort fest, danach folgen Jury, Moderation, Technik und Anmeldung. Sobald die Teilnehmerzahl absehbar ist, erstellst du Spielplan, Programm und Startnummern. Plane außerdem genug Zeit für die Kontrolle der Tanzfläche, den Soundcheck und die Ausgabe der Teilnehmerinformationen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
4
Tonanlage reservieren
5
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
6
Moderator festlegen
7
Fotograf festlegen
8
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Social-Media-Werbung posten
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
15
Startgeld registrieren
2 Personen
16
Spielplan erstellen
2 Personen
17
Programm erstellen
2 Personen
18
Juryformulare erstellen
2 Personen
19
Startnummern herstellen
2 Personen
20
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
21
Preise bestellen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Preise abholen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Programm drucken
2 Personen
27
Jurypakete zusammenstellen
2 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Tanzfläche verlegen
4 Personen
30
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
34
Jurytisch aufstellen
2 Personen
35
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
36
Publikumsstühle aufstellen
4 Personen
37
Cateringtisch einrichten
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Jurysets bereitlegen
2 Personen
41
Startnummern bereitlegen
2 Personen
42
Getränkestand auffüllen
2 Personen
43
Snacks bereitstellen
2 Personen
44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
45
Anwesenheit abhaken
2 Personen
46
Startnummern ausgeben
2 Personen
47
Tänzer zu den Umkleiden schicken
2 Personen
48
Jury-Briefing geben
2 Personen
49
Publikum empfangen
3 Personen
50
Eröffnung präsentieren
2 Personen
51
Vorrunde betreuen
4 Personen
52
Juryformulare einsammeln
2 Personen
53
Ergebnisse eintragen
2 Personen
54
Finalisten bekanntgeben
2 Personen
55
Pausensnacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Finalrunde begleiten
4 Personen
58
Publikum informieren
59
Endergebnisse erfassen
2 Personen
60
Preisverleihung moderieren
3 Personen
61
Gewinner fotografieren
2 Personen
62
Freie Tanzeinheit betreuen
3 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Letzte Runde ankündigen
65
Publikum verabschieden
3 Personen
66
Anlage ausschalten
2 Personen
67
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

68
Tanzfläche abbauen
4 Personen
69
Bühne abbauen
4 Personen
70
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
71
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
76
Fundgegenstände registrieren
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
79
Fotos sicher speichern
80
Ergebnisse veröffentlichen
81
Teilnehmer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
Jurytisch
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 8

Ausstattung

Modularer Tanzboden
BühnenelementeAnz. 8
DJ-Set
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichtfilterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

BannnerfahnenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
AnkündigungsschilderAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 10
TischdeckenAnz. 10
Bühnenhintergrund
Roter Teppich
TischschilderAnz. 12

Sportmaterial

StartnummerwestenAnz. 60
TrainingsmattenAnz. 12
WasserkistenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Büro

JuryformulareAnz. 180
ProgrammflyerAnz. 250
StartnummernkartenAnz. 80
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 6
TackerAnz. 3
DruckpapierAnz. 2
UmschlägeAnz. 50
ArmbänderAnz. 300
Kasse
Geldkassette
TaschenrechnerAnz. 3

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
NotausgangsschilderAnz. 6

Preise

Becher für GewinnerAnz. 12
MedaillenAnz. 60
WertgutscheineAnz. 12
PreistütenAnz. 12

Tipps

Lege Format und Reglement fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Regeln zu Kategorien, Auftrittsdauer, Bewertung und Startgeld verhindern Rückfragen nach der Anmeldung.
Reserviere Location, Tanzfläche und Tonanlage frühzeitig und prüfe die Fläche vor dem Veranstaltungstag. DJ-Set, Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen.
Bestätige Jury, Moderator und Fotograf spätestens nach Ende der Anmeldefrist verbindlich. Erstelle Juryformulare und einen Ansprechpartner für technische oder organisatorische Fragen.
Erstelle Spielplan und Programm erst, wenn die Anmeldungen geprüft und Startgelder registriert sind. Verschicke Teilnehmerinformationen mit Startzeit, Startnummer, Umkleidehinweisen und Ablauf mindestens 7 Tage vorher.
Kümmere dich in der letzten Woche um Preise, Getränke und Verbrauchsmaterial. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Gaffer Tape, zusätzliche Kabel und wiederverwendbare Becher werden häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Streetdance-Wettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Location und Technik. Jury, Moderation und Anmeldung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Wettbewerb feststehen.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Streetdance-Wettbewerb online gehen?: Veröffentliche es idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von etwa 2 bis 3 Wochen, damit danach Spielplan, Startnummern und Programm erstellt werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Streetdance-Wettbewerbs?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Tanzboden, Bühnenelemente, Tonanlage, Licht, Jurytisch und Sitzplätze ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende die bestätigten Startzeiten, Startnummern, Regeln und organisatorischen Hinweise mindestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. Änderungen am Spielplan solltest du zusätzlich innerhalb von 24 Stunden weitergeben.

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