Zo organiseer je een streekproductenbeurs

Een streekproductenbeurs organiseren begint niet met de marktkramen, maar met datum, locatie, vergunningen en duidelijke voorwaarden voor deelnemers. Daarna werf je streekproducenten, verwerk je aanmeldingen en maak je een plattegrond die rekening houdt met levering, elektra en koeling. Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast wie waar staat, wat er wordt verkocht en welke dieetwensen of voorzieningen nodig zijn. In de laatste dagen draait alles om bewegwijzering, prijslijsten, badges en een praktische opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Beurslocatie reserveren
3
Benodigde vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Streekproducenten benaderen
3 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Standhouders registreren
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotietekst publiceren
12
Plattegrond van beurs maken
2 personen
13
Standplaatsen toewijzen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Standhouders bevestigen
2 personen
16
Leveringsafspraken vastleggen
2 personen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Dranken en koffie bestellen
19
Koelingen reserveren
20
Extra tafels en stoelen reserveren
21
Afvalverwerking regelen
22
Elektra en verlichting controleren
2 personen
23
Bewegwijzering ontwerpen
24
Naambadges voorbereiden
2 personen
25
Prijslijsten en bordjes maken
2 personen
26
Programma voor bezoekers drukken
27
Standhoudersinformatie versturen
28
Weersverwachting controleren
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Versproducten controleren
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Locatie schoonmaken
3 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Koelingen aansluiten
2 personen
37
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Registratiebalie inrichten
2 personen
41
Proefstations inrichten
4 personen
42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
44
Producten op stands plaatsen
6 personen
45
Prijslijsten ophangen
3 personen
46
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
47
Hapjes voorbereiden
4 personen
48
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
51
Team bij de balie instrueren
2 personen

Event

52
Deuren openen
2 personen
53
Bezoekers registreren
3 personen
54
Bezoekers welkom heten
2 personen
55
Stands bemannen
12 personen
56
Proeverijen serveren
4 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
62
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
63
Laatste proeverijen serveren
3 personen
64
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
65
Verkoopbalies sluiten
12 personen
66
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

67
Servies verzamelen
3 personen
68
Overgebleven producten verzamelen
4 personen
69
Koelingen leegmaken
2 personen
70
Afval sorteren
3 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Apparatuur uitschakelen
2 personen
75
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Koelboxen schoonmaken
2 personen
78
Materialen labelen en opslaan
3 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Leveranciersrestanten teruggeven
2 personen
82
Verloren voorwerpen verzamelen
83
Bezoekersvragen beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 18
Klaptafelsaantal 10
Bistrotafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 18
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 24
Serveerschalenaantal 24
Snijplankenaantal 12
Broodmessenaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Handmicrofoon
Megafon
Draadloze portofoonsaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Tablet voor registratieaantal 2
Oplaadstationsaantal 3
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Steekwagensaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Streekvlaggenaantal 12
Krijtbordenaantal 20
Krijtstiftenaantal 24
Bloemstukkenaantal 12
Houten kratjesaantal 30
Decoratieve mandenaantal 12
Tafellopersaantal 18
Pijlbordenaantal 12
Entreebannersaantal 2
Infobordenaantal 4
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Polsbandjesaantal 250
Programmakaartenaantal 250
Routepijlenaantal 16

Keuken

Grote snijmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 8
Dienbladenaantal 8
Voedselbakken met dekselaantal 16
Koelmattenaantal 12
Thermometersaantal 4
Etiketten voor allergenenaantal 200
Voedselhoezenaantal 24
Maatlepelsaantal 6
Broodmandenaantal 12
Flessenrekkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakken voor glasaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Leg datum, openingstijden en locatie eerst vast en controleer direct welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Houd voor aanvragen minimaal 6 tot 8 weken voorbereidingstijd aan.
Benader producenten met deelnemersvoorwaarden en een duidelijke sluitingsdatum. Plan de registratie uiterlijk 4 weken voor de beurs af, zodat je standplaatsen en de plattegrond nog kunt aanpassen.
Maak de plattegrond op basis van praktische eisen, niet alleen op productsoort. Zet kramen met koelkasten, koelboxen of extra elektra op plekken waar verlengkabels veilig kunnen worden aangelegd.
Bereken catering en dranken per verwacht bezoekersaantal en controleer de koelcapaciteit vooraf. Reserveer extra tafels, stoelen en afvalverwerking uiterlijk 2 weken voor de beurs; die worden vaak te laat geregeld.
Maak in de laatste week alle bordjes, prijslijsten, naambadges en bewegwijzering klaar. Test pinapparaten, kassa's, koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting vóór de opbouw, zodat je op de beursdag niet nog naar stekkerdozen of verlengkabels zoekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een streekproductenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, deelnemerswerving en locatiekeuze vragen het meeste tijd; houd de inschrijving van producenten uiterlijk 4 weken voor de beurs gesloten.
Hoeveel streekproducenten heb je nodig voor een beurs?: Dat hangt af van de locatie en beschikbare standplaatsen. Maak eerst een plattegrond en reserveer per producent minimaal één duidelijke standplek, met extra ruimte voor levering, koeling en bezoekersstromen.
Wanneer moet je de standindeling van een streekproductenbeurs maken?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en de belangrijkste deelnemers bekend zijn, ongeveer 4 weken vooraf. Bevestig de definitieve standplaatsen uiterlijk 1 tot 2 weken voor de opening.
Wat moet je op de dag van een streekproductenbeurs controleren?: Controleer vóór opening alle elektra, verlichting, koelingen, kassa's en pinapparaten. Loop daarnaast de bewegwijzering, prijslijsten, naambadges, afvalpunten en leveringsafspraken na; plan hiervoor minimaal 60 minuten voor de bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.