Organiser un salon de produits régionaux, étape par étape

Un salon de produits régionaux se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et des règles claires pour les exposants. Travaillez ensuite sur les inscriptions, le plan des stands et les besoins de chaque producteur avant de lancer la communication. Les points souvent réglés trop tard sont l’électricité, le froid, les livraisons, les paiements et l’évacuation des déchets. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’à l’ouverture au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu du salon
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Vérifier l’assurance
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Contacter les producteurs locaux
3 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Enregistrer les exposants
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier le texte promotionnel
12
Créer le plan du salon
2 personnes
13
Attribuer les emplacements
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Confirmer les exposants
2 personnes
16
Finaliser les accords de livraison
2 personnes
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Commander les boissons et le café
19
Réserver les groupes froids
20
Réserver des tables et des chaises supplémentaires
21
Organiser l’évacuation des déchets
22
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
23
Concevoir la signalétique
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
26
Imprimer le programme des visiteurs
27
Envoyer les informations aux exposants
28
Vérifier les prévisions météo
29
Faire les courses
3 personnes
30
Vérifier les produits frais
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Nettoyer le lieu
3 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Monter les tentes de réception
4 personnes
36
Raccorder les réfrigérateurs
2 personnes
37
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
41
Installer les stands de dégustation
4 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
44
Placer les produits sur les stands
6 personnes
45
Afficher les tarifs
3 personnes
46
Préparer le point café
2 personnes
47
Préparer les en-cas
4 personnes
48
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
51
Briefing de l’équipe à l’accueil
2 personnes

Événement

52
Ouvrir les portes
2 personnes
53
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
54
Accueillir les visiteurs
2 personnes
55
Tenir les stands
12 personnes
56
Servir les dégustations
4 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
62
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
63
Servir les dernières dégustations
3 personnes
64
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
65
Fermer les comptoirs de vente
12 personnes
66
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les produits restants
4 personnes
69
Vider les frigos
2 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Éteindre l’équipement
2 personnes
75
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Nettoyer les glacières
2 personnes
78
Étiqueter et stocker les matériaux
3 personnes
79
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
80
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
81
Rendre les restes aux fournisseurs
2 personnes
82
Rassembler les objets perdus
83
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 10
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 60
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 24
Plateaux de serviceqté 24
Planches à découperqté 12
Couteaux à painqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Microphone à main
Mégaphone
Talkies-walkies sans filqté 6
Haut-parleursqté 2
Tablette pour l’enregistrementqté 2
Stations de rechargeqté 3
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Diablesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux régionauxqté 12
Panneaux en ardoiseqté 20
Marqueurs craieqté 24
Compositions floralesqté 12
Caisses en boisqté 30
Paniers décoratifsqté 12
Chemins de tableqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Bannières d’entréeqté 2
Panneaux d’informationqté 4
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Braceletsqté 250
Cartes du programmeqté 250
Flèches de directionqté 16

Cuisine

Grands couteaux de découpeqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 8
Plateauxqté 8
Bacs alimentaires avec couvercleqté 16
Tapis rafraîchissantsqté 12
Thermomètresqté 4
Étiquettes pour allergènesqté 200
Housses alimentairesqté 24
Cuillères doseusesqté 6
Corbeilles à painqté 12
Porte-bouteillesqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles à verreqté 3
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Commencez par le lieu et les horaires, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de contacter les producteurs. Prévoyez ce contrôle plusieurs semaines avant l’ouverture, car une modification administrative peut retarder toute l’organisation.
Fixez une date limite d’inscription et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, électriques et frigorifiques. Vous pourrez ainsi attribuer les emplacements sans découvrir la veille qu’un exposant a besoin d’une prise ou d’un réfrigérateur.
Dessinez le plan du salon avant de confirmer les stands. Réservez les tables, chaises, tentes et comptoirs en fonction du nombre d’exposants, en gardant des passages suffisamment larges pour le public et les livraisons.
Calculez le catering séparément pour les exposants et les visiteurs. Commandez les boissons, le café, les verres, les tasses et la vaisselle après avoir estimé les quantités, puis réservez les machines à café et les équipements de conservation au froid.
Préparez avant l’installation les badges, les listes de prix, les panneaux et la signalétique. Testez aussi l’électricité, l’éclairage, les terminaux de paiement et le microphone afin de ne pas régler ces détails pendant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un salon de produits régionaux ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, recruter les producteurs et confirmer le matériel avant les dernières semaines.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon ?: Fixez une date limite d’inscription environ 4 à 6 semaines avant l’ouverture. Confirmez ensuite rapidement les emplacements, les besoins techniques, les accords de livraison et les éventuelles contraintes alimentaires.
Comment prévoir le matériel pour les stands ?: Comptez au minimum une table ou un stand par exposant, puis ajoutez les chaises, nappes et prises selon leurs besoins déclarés. Faites l’inventaire final 7 jours avant l’événement et vérifiez chaque équipement à l’installation.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un salon de produits régionaux ?: Pour le premier service, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre de visiteurs attendus. Séparez les besoins du public de ceux des exposants et gardez les boissons au frais avant l’ouverture.

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