Cómo organizar una feria de productos locales sin improvisar

Organizar una feria de productos locales requiere coordinar permisos, productores, puestos y servicios antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha, el horario y el recinto; después define las condiciones de participación y abre las inscripciones. Cuando conozcas el número de expositores, podrás distribuir los puestos, calcular el catering y comprobar electricidad, iluminación y residuos. La última semana debe centrarse en confirmar entregas, acreditaciones, precios y necesidades especiales.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Reservar el recinto de la feria
3
Solicitar los permisos necesarios
4
Comprobar el seguro
5
Redactar las condiciones de participación
2 personas
6
Contactar a productores de la región
3 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Registrar a los expositores
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar el texto promocional
12
Crear el plano de la feria
2 personas
13
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
16
Confirmar entregas
2 personas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Pedir bebidas y café
19
Reservar refrigeradores
20
Reservar mesas y sillas adicionales
21
Gestionar la eliminación de residuos
22
Comprobar la electricidad y la iluminación
2 personas
23
Diseñar la señalización
24
Preparar acreditaciones
2 personas
25
Crear listas de precios y carteles
2 personas
26
Imprimir programa para visitantes
27
Enviar información a los expositores
28
Comprobar el pronóstico del tiempo
29
Hacer la compra
3 personas
30
Comprobar los productos frescos
2 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Limpiar el lugar
3 personas
33
Montar mesas
4 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Montar las carpas
4 personas
36
Conectar las neveras
2 personas
37
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Montar el mostrador de registro
2 personas
41
Montar estaciones de degustación
4 personas
42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
44
Colocar los productos en los stands
6 personas
45
Colgar listas de precios
3 personas
46
Preparar el rincón del café
2 personas
47
Preparar aperitivos
4 personas
48
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
49
Comprobar los baños
50
Realizar el control de seguridad
2 personas
51
Dar instrucciones al equipo en el mostrador
2 personas

Evento

52
Abrir las puertas
2 personas
53
Registrar a los visitantes
3 personas
54
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
55
Atender los stands
12 personas
56
Servir las degustaciones
4 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer aperitivos
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
62
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
63
Servir las últimas degustaciones
3 personas
64
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
65
Cerrar los mostradores de venta
12 personas
66
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger los productos sobrantes
4 personas
69
Vaciar las neveras
2 personas
70
Clasificar residuos
3 personas
71
Desmontar mesas y sillas
4 personas
72
Desmontar las carpas
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Apagar el equipo
2 personas
75
Entregar la ubicación limpia y ordenada
4 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
78
Etiquetar y guardar los materiales
3 personas
79
Devolver el material prestado
2 personas
80
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
81
Devolver sobrantes a los proveedores
2 personas
82
Recoger objetos perdidos
83
Responder a las preguntas de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 18
Mesas plegablescant. 10
Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mantelescant. 18
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 24

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 24
Bandejas de servircant. 24
Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de pancant. 8

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cajas registradorascant. 4
Datáfonoscant. 4
Micrófono de mano
Megáfono
Walkie-talkies inalámbricoscant. 6
Altavocescant. 2
Tablet para el registrocant. 2
Estaciones de cargacant. 3
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Carros de manocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderas regionalescant. 12
Pizarrascant. 20
Rotuladores de tizacant. 24
Arreglos floralescant. 12
Cajones de maderacant. 30
Cestas decorativascant. 12
Manteles runnerscant. 18
Carteles direccionalescant. 12
Banners de entradacant. 2
Carteles informativoscant. 4
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Pulserascant. 250
Tarjetas del programacant. 250
Flechas de rutacant. 16

Cocina

Cuchillos grandescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 8
Abrebotellascant. 8
Bandejascant. 8
Recipientes para alimentos con tapacant. 16
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Termómetroscant. 4
Etiquetas de alérgenoscant. 200
Fundas para alimentoscant. 24
Cucharas medidorascant. 6
Cestas de pancant. 12
Estantes para botellascant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores para vidriocant. 3
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Rollos de toallacant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el recinto antes de contactar con productores. Solicita los permisos y revisa el seguro con varias semanas de margen, porque cualquier requisito pendiente puede bloquear la feria.
Define por escrito las condiciones de participación y la fecha límite de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas al registrarse para no tener que rehacer el catering a última hora.
Diseña el plano cuando tengas confirmados los expositores y asigna cada espacio con medidas claras. Reserva carpas, puestos, mesas, sillas y soportes según el número real de participantes, dejando pasillos libres para el público.
Confirma las entregas y las necesidades eléctricas al menos 7 días antes. Comprueba cuántas neveras, máquinas de café, cables alargadores y regletas hacen falta, y evita conectar equipos sin revisar la potencia disponible.
Prepara la señalización, las acreditaciones y las listas de precios antes del día de montaje. Reserva tiempo para colocar carteles, revisar los datáfonos y cajas registradoras, probar el micrófono y organizar la eliminación de residuos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de productos locales?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar permisos, contratar el seguro y dar a los productores tiempo suficiente para inscribirse.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para los expositores?: Ábrelas aproximadamente 6 semanas antes y fija una fecha límite 2 o 3 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para asignar puestos, crear el plano y confirmar necesidades de electricidad, mobiliario y refrigeración.
¿Cuánto catering necesito para una feria de productos locales?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de expositores, personal y visitantes previstos, separando las preferencias dietéticas recogidas en el formulario. Haz el pedido definitivo entre 5 y 7 días antes, cuando las inscripciones estén cerradas.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la feria?: Revisa el montaje de puestos y carpas, la electricidad, la iluminación, las neveras, el café, la señalización y los medios de pago. Deja listas las acreditaciones, los carteles de precios y un contacto responsable para cada incidencia antes de cerrar el recinto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.