Eine Messe für regionale Produkte planen

Beginne mit Datum, Öffnungszeiten und einem passenden Messeort, bevor du Produzenten einlädst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung und klare Teilnahmebedingungen. Sobald die Anmeldungen laufen, planst du Standplätze, Lieferzeiten, Strom, Kühlung und Besucherführung. Besonders oft werden Kühlmöglichkeiten, ausreichend Geschirr und die Bearbeitungszeit für Genehmigungen zu spät geklärt. Mit einem festen Ablauf behältst du 83 Aufgaben und die benötigte Ausstattung im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Messestandort reservieren
3
Benötigte Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
6
Regionale Produzenten ansprechen
3 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Standbetreiber registrieren
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Werbetext veröffentlichen
12
Messeplan erstellen
2 Personen
13
Standplätze zuweisen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
16
Liefertermine festlegen
2 Personen
17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
18
Getränke und Kaffee bestellen
19
Kühlschränke reservieren
20
Zusätzliche Tische und Stühle reservieren
21
Abfallentsorgung organisieren
22
Strom und Beleuchtung prüfen
2 Personen
23
Beschilderung entwerfen
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Preisliste und Schilder erstellen
2 Personen
26
Programm für Besucher drucken
27
Informationen für Aussteller senden
28
Wettervorhersage prüfen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Frischprodukte kontrollieren
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Location reinigen
3 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Kühlgeräte anschließen
2 Personen
37
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
41
Probierstationen einrichten
4 Personen
42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
44
Produkte an den Ständen platzieren
6 Personen
45
Preisliste aufhängen
3 Personen
46
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
47
Snacks vorbereiten
4 Personen
48
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
50
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
51
Team am Schalter instruieren
2 Personen

Event

52
Türen öffnen
2 Personen
53
Besucher registrieren
3 Personen
54
Besucher begrüßen
2 Personen
55
Stände besetzen
12 Personen
56
Verkostungen servieren
4 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Snacks nachfüllen
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
62
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
63
Letzte Verkostungen servieren
3 Personen
64
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
65
Verkaufstheken schließen
12 Personen
66
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Übrig gebliebene Produkte sammeln
4 Personen
69
Kühlschränke leeren
2 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
72
Partyzelte abbauen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Geräte ausschalten
2 Personen
75
Veranstaltungsort besenrein übergeben
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Kühlboxen reinigen
2 Personen
78
Materialien beschriften und lagern
3 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
81
Lieferantenreste zurückgeben
2 Personen
82
Fundsachen sammeln
83
Besucherfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 18
KlappischeAnz. 10
BistrotischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
TischdeckenAnz. 18
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 24

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 24
ServierschalenAnz. 24
SchneidebretterAnz. 12
BrotmesserAnz. 8

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KassenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 4
Handmikrofon
Megafon
FunkgeräteAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Tablet für die AnmeldungAnz. 2
LadestationenAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SackkarrenAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

Regionale FlaggenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 20
KreidestifteAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 12
HolzkistenAnz. 30
Dekorative KörbeAnz. 12
TischläuferAnz. 18
WegweiserAnz. 12
EingangsbannerAnz. 2
InfotafelnAnz. 4
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
ArmbänderAnz. 250
ProgrammkartenAnz. 250
WegweiserAnz. 16

Küche

Große SchneidemesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 8
TablettsAnz. 8
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 16
KühlmattenAnz. 12
ThermometerAnz. 4
Etiketten für AllergeneAnz. 200
LebensmittelabdeckungenAnz. 24
MesslöffelAnz. 6
BrotkörbeAnz. 12
FlaschenregaleAnz. 6

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
GlascontainerAnz. 3
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandtuchrollenAnz. 8

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und reserviere den Messestandort möglichst mehrere Monate im Voraus. Prüfe direkt, welche Genehmigungen und Versicherungsnachweise erforderlich sind.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen, Ernährungsabfragen und Liefertermine feststehen. Plane für die Bearbeitung jeder Anmeldung mindestens einen festen Prüftermin pro Woche ein.
Erstelle den Messeplan, bevor du Standplätze bestätigst. Berücksichtige dabei Marktstände, Tische, Sitzbereiche, Stromanschlüsse und ausreichend breite Wege für Besucher und Lieferungen.
Kläre Kühlung und Logistik nicht erst am Veranstaltungstag: Reserviere Kühlschränke und Kühlboxen, lege Lieferfenster fest und bestimme, wer Waren annimmt. Für Kaffee brauchst du außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und eine Stromprüfung.
Bereite Namensschilder, Preislisten und Standbeschriftungen spätestens eine Woche vorher vor. Prüfe zusätzlich Kartenlesegeräte, Kassen, Verlängerungskabel, Beleuchtung und die Abfallentsorgung in einem gemeinsamen Rundgang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für regionale Produkte planen?: Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin. Standort, Genehmigungen, Versicherung und die Ansprache regionaler Produzenten brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration oder Beschilderung.
Wie viele Aussteller braucht eine Messe für regionale Produkte?: Eine feste Mindestzahl gibt es nicht; sie hängt von Fläche und Konzept ab. Lege die maximale Zahl anhand der verfügbaren Standplätze, Stromanschlüsse, Kühlmöglichkeiten und Besucherwege fest und bestätige Aussteller erst nach dieser Prüfung.
Wann sollte man die Aussteller bestätigen?: Bestätige die Teilnahme, sobald Anmeldeformular, Teilnahmebedingungen und Liefertermine geprüft sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. So bleibt Zeit für den Messeplan, Preislisten und Nachmeldungen.
Wie plant man Catering und Getränke für eine regionale Produktmesse?: Berechne die Mengen nach erwarteter Besucherzahl, Öffnungszeit und Ausstellerzahl. Bestelle Getränke und Kaffee mindestens 1 bis 2 Wochen vorher und kläre gleichzeitig Mehrweg-Teller, Gläser, Besteck, Kühlung und die Rückgabe.

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