Zo organiseer je een strategieconferentie

Begin met het doel, de deelnemers en het gewenste resultaat van de strategieconferentie. Leg daarna het programma vast voordat je sprekers, locatie, catering en techniek definitief reserveert. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, vervoersvragen en presentaties op vaste momenten. In de laatste week draait alles om controle: badges, werkbladen, plattegrond, stroom, back-ups en het draaiboek moeten dan klaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
4
Sprekersinformatie verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Catering reserveren
7
Techniek reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersvragen inventariseren
13
Deelnemers bevestigen
14
Badges voorbereiden
2 personen
15
Presentaties verzamelen
16
Draaiboek afdrukken
17
Naambordjes afdrukken
18
Werkbladen afdrukken
2 personen
19
Plattegrond maken
20
Routebeschrijving versturen
21
Techniek en stroom controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Cateringlevering controleren
2 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Presentaties op back-up zetten
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Badges klaarleggen
2 personen
32
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Projector testen
2 personen
35
Flip-overs klaarzetten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Dranken koelen
2 personen
38
Lunchbuffet opbouwen
3 personen
39
Technische ontvangst testen
2 personen

Event

40
Sprekers ontvangen
2 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Badges uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Opening begeleiden
45
Presentaties ondersteunen
2 personen
46
Tijdschema bewaken
47
Vragen uit de zaal verzamelen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Pauzeservice verzorgen
3 personen
50
Werkgroepen begeleiden
5 personen
51
Flip-overvellen verzamelen
2 personen
52
Dinerbuffet openen
3 personen
53
Diner serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Servies en glazen ophalen
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afsluiting verzorgen
59
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Presentatiemateriaal inpakken
2 personen
65
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Onkostenbonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laserpointeraantal 2
Flip-oversaantal 5
Flip-overstiftenaantal 20
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Dinerbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Inductiekookplaat
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Naamkaartjes voor tafelsaantal 10
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Kleefgumaantal 4
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de tijden eerst vast. Plan per inhoudelijk blok een duidelijke start- en eindtijd en houd ruimte voor vragen, wisselen van zaal en uitloop.
Benader sprekers zodra de datum en het programma staan. Vraag uiterlijk twee weken vooraf hun bio, presentatie, technische wensen en definitieve titel op.
Open het aanmeldformulier pas nadat locatie en catering zijn bevestigd. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 5 werkdagen voor de conferentie, zodat je aantallen, dieetwensen en badges kunt verwerken.
Test de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar in de opstelling zelf. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en stroom minimaal één dag vooraf.
Zet presentaties op minstens twee back-ups en druk het draaiboek, de deelnemerslijst, badges, naambordjes en werkbladen vooraf af. Leg ook een routebeschrijving en plattegrond klaar voor registratie en zaalwissels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een strategieconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer locatie, catering en techniek vroeg; gebruik de laatste 2 weken voor sprekersinformatie, aanmeldingen en praktische details.
Wanneer moet ik de sprekers voor een strategieconferentie benaderen?: Benader sprekers zodra datum, onderwerp en tijdsduur vaststaan, meestal 8 weken vooraf. Vraag hun presentatie en technische informatie uiterlijk 2 weken voor de conferentie op.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een strategieconferentie?: Sluit de inschrijving ongeveer 5 werkdagen vooraf. Dan kun je deelnemers bevestigen, dieetwensen verwerken, badges maken en de cateringhoeveelheid definitief doorgeven.
Hoe controleer je de techniek voor een strategieconferentie?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle op de ochtend zelf. Test presentaties, HDMI-kabels en adapters, microfoons, geluid, stroom en beide presentatieback-ups.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.