Eine Strategiekonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Strategiekonferenz entscheidet nicht nur das Programm über den Erfolg, sondern auch die Reihenfolge der Vorbereitung. Beginnen Sie mit Ziel, Teilnehmerliste und Zeitplan, bevor Sie Referenten, Location und Technik fest buchen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Abstimmung von Catering, Transport und Unterlagen. Die letzten 48 Stunden gehören dem Techniktest, den Namensschildern, Präsentations-Backups und einem klaren Ablaufplan für das Team.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
- 4
Sprecherinformationen sammeln
- 5
Location reservieren
- 6
Catering reservieren
- 7
Technik reservieren
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Transportfragen ermitteln
- 13
Teilnehmer bestätigen
- 14
Badges vorbereiten
2 Personen
- 15
Präsentationen sammeln
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Namensschilder drucken
- 18
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
- 19
Lageplan erstellen
- 20
Wegbeschreibung versenden
- 21
Technik und Strom prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Cateringlieferung prüfen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 25
Präsentationen auf Backup sichern
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Saal kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 31
Badges bereitlegen
2 Personen
- 32
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Projektor testen
2 Personen
- 35
Flipcharts aufstellen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 37
Getränke kühlen
2 Personen
- 38
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 39
Technischen Empfang testen
2 Personen
Event
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
- 41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 42
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Eröffnungsbegleitung
- 45
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 46
Zeitplan überwachen
- 47
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Pausenservice übernehmen
3 Personen
- 50
Arbeitsgruppen begleiten
5 Personen
- 51
Flipchartblätter einsammeln
2 Personen
- 52
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 53
Abendessen servieren
4 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
- 56
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Abschluss organisieren
- 59
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Catering aufräumen
3 Personen
- 63
Technik ausschalten
2 Personen
- 64
Präsentationsmaterial einpacken
2 Personen
- 65
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 70
Ausgabenbelege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- RednerstühleAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LaserpointerAnz. 2
- FlipchartsAnz. 5
- Flipchart-MarkerAnz. 20
- PräsentationsklickerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 70
- Dinner-TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Induktionskochfeld
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- TischdeckenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 6
- StifteAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 60
- Namensschilder für TischeAnz. 10
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 4
- KlebestiftAnz. 4
- TischnummernAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Programm und Zeiten mindestens 8 Wochen vorher fest. Planen Sie neben Vorträgen auch feste Pausen, Arbeitsphasen und Zeit für Fragen ein, damit die Konferenz nicht am Nachmittag aus dem Takt gerät.
- Fragen Sie Referenten früh nach Titel, Kurzbiografie, Präsentationsformat und technischen Anforderungen. Sammeln Sie die Dateien spätestens 3 Tage vor der Konferenz und speichern Sie sie zusätzlich auf einem zweiten Gerät.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Ort, Beginn, Ende und Verpflegung geklärt sind. Erfassen Sie dabei Ernährungswünsche und Transportfragen; eine Nachmeldung am Veranstaltungstag führt sonst schnell zu fehlenden Mahlzeiten oder Plätzen.
- Prüfen Sie die Technik am Vortag vollständig: Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher müssen gemeinsam getestet werden. Legen Sie Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und Laserpointer nicht erst während des Einlasses bereit.
- Bereiten Sie Registrierung, Badges, Namensschilder, Arbeitsblätter, Lageplan und Wegbeschreibung spätestens am Tag vor der Konferenz vor. Drucken Sie das Drehbuch aus und bestimmen Sie eine Person, die während der Veranstaltung Änderungen und fehlende Materialien koordiniert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Strategiekonferenz organisieren?
- Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Referenten, Location, Catering und Technik brauchen meist die längste Vorlaufzeit; die Teilnehmerbestätigung sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin erfolgen.
- Wann sollte man die Referenten für eine Strategiekonferenz anfragen?
- Fragen Sie die Referenten 8 bis 10 Wochen vor der Konferenz an. Lassen Sie sich Präsentation, Sprecherinformationen und technische Wünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung geben.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einer Strategiekonferenz?
- Planen Sie mindestens 60 bis 90 Minuten am Vortag ein. Testen Sie jede Präsentation mit Laptop, Beamer, HDMI-Adapter, Mikrofonen und Lautsprechern und halten Sie ein Backup bereit.
- Wann muss das Catering für eine Strategiekonferenz bestellt werden?
- Reservieren Sie das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher und melden Sie die endgültige Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche sollten bereits bei der Anmeldung erfasst werden.
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