Cómo organizar una conferencia de estrategia sin perder el control
Una conferencia de estrategia necesita más que una sala y varias presentaciones. Empieza fijando el objetivo, el perfil de los participantes y un programa con horarios realistas; después encadena ponentes, espacio, catering, inscripciones y técnica. La parte que suele fallar llega al final: preferencias dietéticas sin confirmar, adaptadores que faltan, presentaciones sin copia de seguridad o acreditaciones que no están listas. Sigue este orden y reserva tiempo para comprobar cada detalle antes de recibir al primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Definir el programa y los horarios
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
- 4
Recopilar información de los ponentes
- 5
Reservar el lugar
- 6
Reservar el catering
- 7
Reservar técnica
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Abrir el formulario de inscripción
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Recopilar solicitudes de transporte
- 13
Confirmar participantes
- 14
Preparar acreditaciones
2 personas
- 15
Recopilar las presentaciones
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Imprimir tarjetas con nombres
- 18
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
- 19
Hacer el plano
- 20
Enviar indicaciones
- 21
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Comprobar la entrega del catering
2 personas
- 24
Reunir los materiales
2 personas
- 25
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar la sala
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar la mesa de registro
2 personas
- 31
Preparar las acreditaciones
2 personas
- 32
Preparar el material de presentación
2 personas
- 33
Probar los micrófonos
2 personas
- 34
Probar el proyector
2 personas
- 35
Preparar los rotafolios
2 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Enfriar bebidas
2 personas
- 38
Montar el bufé de almuerzo
3 personas
- 39
Probar la recepción técnica
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los ponentes
2 personas
- 41
Registrar a los participantes
3 personas
- 42
Repartir acreditaciones
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Acompañar la inauguración
- 45
Apoyar las presentaciones
2 personas
- 46
Vigilar el horario
- 47
Recoger preguntas del público
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Gestionar el servicio de descansos
3 personas
- 50
Acompañar a los grupos de trabajo
5 personas
- 51
Reunir hojas de rotafolio
2 personas
- 52
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 53
Servir la cena
4 personas
- 54
Servir comidas especiales
2 personas
- 55
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
- 56
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 57
Rellenar las bebidas
2 personas
- 58
Gestionar el cierre
- 59
Coordinar la salida de los participantes
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Recoger el catering
3 personas
- 63
Apagar la técnica
2 personas
- 64
Empacar el material de presentación
2 personas
- 65
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
- 66
Limpiar la sala
3 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 69
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 70
Recopilar los recibos de gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Sillas para ponentescant. 4
- Percherocant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Puntero lásercant. 2
- Pizarras de hojascant. 5
- Rotuladores para pizarracant. 20
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Platos de cenacant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Placa de inducción
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Manteles individualescant. 10
- Señales direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 6
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 60
- Tarjetas de nombre para mesascant. 10
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Masilla adhesivacant. 4
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el programa antes de cerrar la logística. Asigna una hora de inicio y fin a cada bloque, incluye pausas y deja unos minutos entre ponencias para cambios de portátil, micrófonos o preguntas.
- Contacta a los ponentes con suficiente margen y fija una fecha límite para recibir sus datos y presentaciones. Guarda una copia de cada archivo en al menos dos dispositivos y comprueba que se abre correctamente.
- Abre las inscripciones cuando ya puedas explicar el horario, el lugar y las indicaciones de llegada. Pide las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte en el mismo formulario para no perseguir respuestas por separado.
- Revisa la sala y la técnica al menos un día antes: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces, regletas y alargadores. No des por hecho que la instalación del lugar incluye todos los adaptadores.
- Prepara acreditaciones, tarjetas con nombres, hojas de trabajo y el plan de trabajo antes del día del evento. Separa una mesa de registro, coloca el plano y verifica la entrega del catering antes de que empiece la primera pausa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de estrategia?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar sala, catering y técnica. Deja la última semana para confirmar asistentes, cerrar preferencias dietéticas, recopilar presentaciones y enviar indicaciones.
- ¿Cuándo se debe enviar la invitación a una conferencia?
- Envía la invitación entre 4 y 6 semanas antes y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para preparar acreditaciones, nombres, catering y transporte.
- ¿Cuánto tiempo hay que dejar entre ponencias?
- Reserva entre 10 y 15 minutos entre bloques cuando haya cambios de ponente o presentación. Si se cambia el portátil, la conexión o los micrófonos, prueba cada transición durante el ensayo y añade margen al programa.
- ¿Cuándo hay que comprobar el equipo audiovisual?
- Haz una comprobación completa como mínimo 24 horas antes y repítela el mismo día antes de la llegada del público. Prueba imagen, sonido, corriente, cables, adaptadores y copias de seguridad de todas las presentaciones.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!