Organiser une conférence stratégique sans rien laisser au hasard

Une conférence stratégique se construit d’abord autour d’un programme clair, puis autour des intervenants, des participants et de la logistique. Commence par fixer les objectifs, les horaires et le nombre de personnes avant de réserver la salle, le traiteur et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les présentations, les adaptateurs vidéo et les indications d’accès. Prévois aussi une répétition technique et une version sauvegardée de chaque présentation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Contacter les intervenants
4
Rassembler les informations sur les intervenants
5
Réserver le lieu
6
Réserver le catering
7
Réserver la technique
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recenser les questions de transport
13
Confirmer les participants
14
Préparer les badges
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Imprimer le déroulé
17
Imprimer les badges nominatifs
18
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
19
Créer le plan
20
Envoyer les indications d'accès
21
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Vérifier la livraison du catering
2 personnes
24
Rassembler le matériel
2 personnes
25
Sauvegarder les présentations
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier la salle
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Préparer les badges
2 personnes
32
Installer le matériel de présentation
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Tester le projecteur
2 personnes
35
Préparer les paperboards
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Refroidir les boissons
2 personnes
38
Installer le buffet du déjeuner
3 personnes
39
Tester l’accueil technique
2 personnes

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Accompagner l'ouverture
45
Soutenir les présentations
2 personnes
46
Veiller au planning
47
Recueillir les questions de la salle
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Assurer le service des pauses
3 personnes
50
Encadrer les groupes de travail
5 personnes
51
Rassembler les feuilles de paperboard
2 personnes
52
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
53
Servir le dîner
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
56
Encadrer le programme du soir
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Assurer la clôture
59
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Emballer le matériel de présentation
2 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Rassembler les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 4
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pointeur laserqté 2
Chevaletsqté 5
Feutres pour paperboardqté 20
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Assiettes de dînerqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plaque de cuisson à induction
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Nappesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 6
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Cartes de tableqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Pâte adhésiveqté 4
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires de début, de pause, de déjeuner et de fin, puis réserve au moins 15 minutes de marge pour les échanges qui débordent.
Demande les informations des intervenants au plus tard 2 semaines avant la conférence. Récupère leur présentation dans un format définitif et conserve une copie sur l’ordinateur utilisé sur place.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Cette étape permet de confirmer les badges, les repas et le nombre de chaises.
Teste la projection et le son dans la salle au moins 1 heure avant l’arrivée des participants. Vérifie les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises, les rallonges et l’alimentation électrique, pas seulement le vidéoprojecteur.
Prépare l’accueil avant l’ouverture des portes : badges imprimés, déroulé, feuilles de travail et indications d’accès doivent être regroupés sur la table d’inscription. Ajoute une personne dédiée aux questions de transport et aux changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence stratégique ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants. Les 2 premières semaines servent à fixer le programme, réserver le lieu et contacter les prestataires ; garde la dernière semaine pour les confirmations et les tests.
Quand envoyer les invitations à une conférence stratégique ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le programme et les informations pratiques disponibles. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer le catering et préparer les badges.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demande une version finale 7 jours avant la conférence et relance les retardataires 3 jours avant. Sauvegarde ensuite tous les fichiers sur l’ordinateur de présentation et sur une seconde solution de secours.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réserve au moins 1 heure avant l’arrivée du public pour installer et tester la projection, les microphones et les haut-parleurs. Ajoute 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des ordinateurs ou des formats de connexion différents.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.