Zo organiseer je een straattheaterfestival

Begin niet met de promotie, maar met de randvoorwaarden: vergunningen, speellocaties en publieksstromen. Leg daarna artiesten vast en bouw een programma dat past bij de beschikbare ruimte, stroompunten en opbouwtijd. Zodra het programma staat, kun je vrijwilligers, vervoer, catering en communicatie gericht regelen. De laatste week draait om bevestigen, controleren en klaarzetten: weersverwachting, materialen, folders, drankvoorraad en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen en meldingen controleren
2
Artiesten benaderen
2 personen
3
Artiesten bevestigen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Speellocaties vastleggen
2 personen
6
Route en publieksstromen uitwerken
2 personen
7
Artiesteninformatie versturen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotieteksten publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Artiestenvervoer reserveren
15
Stroompunten controleren
2 personen
16
Catering reserveren
17
Drankvoorraad berekenen
18
Programmafolders ontwerpen
19
Programmafolders laten drukken
20
Weersverwachting controleren
21
Artiesten opnieuw informeren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Programmafolders sorteren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Locatie vooraf inspecteren
2 personen

Event

27
Terrein afzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Tent en parasols opbouwen
4 personen
30
Speelvlakken markeren
3 personen
31
Artiestenontvangst inrichten
2 personen
32
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
33
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
34
Decor en bewegwijzering ophangen
3 personen
35
Infopunt inrichten
2 personen
36
Cateringpunt inrichten
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarleggen
39
Artiesten laten inchecken
2 personen
40
Artiesten naar locaties begeleiden
3 personen
41
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
42
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen
43
Publiek verwelkomen
4 personen
44
Programmafolders uitdelen
3 personen
45
Straatvoorstellingen begeleiden
6 personen
46
Publiekszones vrijhouden
4 personen
47
Catering serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Speellocaties tussentijds controleren
3 personen
52
Artiesten pauzes begeleiden
2 personen
53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
54
Eindprogramma aankondigen
55
Artiesten uitzwaaien
2 personen
56
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Cateringpunt leeghalen
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Tent en parasols afbreken
4 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Geleende spullen reinigen
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven drank opslaan
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 3
Parasolsaantal 6
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12

Apparatuur

Accuspeakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Oplaadbare werklampenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Zandzakkenaantal 20
Handkarrenaantal 3
Klembordenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Oplaadstation
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Regenponcho'saantal 20
Paraplu'saantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Kleurrijke doekenaantal 10
Papieren bloemenaantal 40
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 12
Decoratieve krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Gaffertapeaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 30
Openersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Papieren handdoekrollenaantal 12
Handdesinfectieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en meldingen voordat je artiesten definitief bevestigt. Neem daarbij de route, dranghekken, afzetlint en verkeerskegels mee in het veiligheidsplan.
Leg per speellocatie vast hoeveel publiek er past, waar kabels komen en hoe mensen doorlopen. Kabelmatten en kabelhaspels voorkomen losse kabels op drukke looproutes.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk één week vooraf met speeltijd, adres, laad- en losafspraken, contactpersoon en stroomvoorziening. Bevestig wijzigingen opnieuw zodra de weersverwachting bekend is.
Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef elke post een duidelijke taak. Regel naast publieksbegeleiding ook iemand voor artiestenontvangst, routebewaking en het aanvullen van folders en drank.
Test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel en verlichting vóór de publieksopening. Laad powerbanks, accuspeakers en werklampen volledig op en leg verlengkabels en gaffertape per locatie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straattheaterfestival organiseren?: Begin minstens vier tot zes maanden vooraf met vergunningen, speellocaties en artiesten. Plan de definitieve route, vrijwilligersindeling en communicatie uiterlijk vier weken voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straattheaterfestival?: Reken minimaal één vrijwilliger per speellocatie per programmaonderdeel, plus twee tot vier mensen voor publieksstromen en artiestenbegeleiding. Bij meerdere locaties werkt een coördinator per zone overzichtelijker dan één centraal aanspreekpunt.
Wanneer moet je artiesten opnieuw informeren over een straattheaterfestival?: Stuur de praktische informatie ongeveer één week vooraf en bevestig het programma nogmaals 24 tot 48 uur voor aanvang. Vermeld dan ook de actuele weersverwachting, route, parkeervoorwaarden en contactpersoon.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een straattheaterfestival?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Tel extra voorraad op voor artiesten, vrijwilligers en warm weer, en koel de dranken pas kort voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.