Ein Straßentheaterfestival Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Straßentheaterfestival entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung: Erst Genehmigungen, Spielorte und Künstler klären, dann Programm, Besucherwege und Helfer planen. Besonders früh müssen Strom, Transport und technische Anforderungen geprüft werden, weil Nachbesserungen kurz vor dem Termin schwierig sind. Für jede Aufführung brauchst du einen klaren Spielort, eine realistische Zeitplanung und Verantwortliche vor Ort. Dieses Vorgehen hilft dir, 70 einzelne Aufgaben zu bündeln und die 65 benötigten Materialien rechtzeitig bereitzustellen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 2
Künstler ansprechen
2 Personen
- 3
Künstler bestätigen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Spielorte festlegen
2 Personen
- 6
Route und Besucherströme ausarbeiten
2 Personen
- 7
Künstlerinformationen versenden
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbetexte veröffentlichen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Künstlertansport reservieren
- 15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 16
Catering reservieren
- 17
Getränkevorräte berechnen
- 18
Programmhefte gestalten
- 19
Programmhefte drucken lassen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Künstler erneut informieren
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 24
Programmhefte sortieren
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Veranstaltungsort im Voraus besichtigen
2 Personen
Event
- 27
Gelände absperren
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Zelt und Sonnenschirme aufbauen
4 Personen
- 30
Spielflächen markieren
3 Personen
- 31
Künstlerempfang einrichten
2 Personen
- 32
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 33
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
- 34
Dekor und Wegweiser aufhängen
3 Personen
- 35
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 36
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 39
Künstler einchecken lassen
2 Personen
- 40
Künstler zu den Veranstaltungsorten begleiten
3 Personen
- 41
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 42
Letzte Geländekontrolle durchführen
3 Personen
- 43
Publikum begrüßen
4 Personen
- 44
Programmhefte verteilen
3 Personen
- 45
Straßenaufführungen betreuen
6 Personen
- 46
Publikumsbereiche freihalten
4 Personen
- 47
Catering ausgeben
4 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Spielorte zwischendurch kontrollieren
3 Personen
- 52
Künstler in den Pausen begleiten
2 Personen
- 53
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 54
Abschlussprogramm ankündigen
- 55
Artiesten verabschieden
2 Personen
- 56
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Cateringstation leerräumen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 62
Zelt und Sonnenschirme abbauen
4 Personen
- 63
Gelände reinigen
4 Personen
- 64
Materialien prüfen
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Ausgeliehene Sachen reinigen
2 Personen
- 67
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
- 69
Fundgegenstände registrieren
- 70
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- PartyzelteAnz. 3
- SonnenschirmeAnz. 6
- StehtischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 12
Ausstattung
- Akku-LautsprecherAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
- Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- AbsperrgitterAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 8
- VerkehrskegelAnz. 20
- SandsäckeAnz. 20
- HandkarrenAnz. 3
- KlemmbretterAnz. 8
- FunkgeräteAnz. 8
- Ladestation
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- RegenponchosAnz. 20
- RegenschirmeAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-SpotsAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 10
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- Bunte TücherAnz. 10
- PapierblumenAnz. 40
- BallonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 12
- Dekorative KreidetafelnAnz. 8
- KreidestifteAnz. 12
- KabelbinderAnz. 200
- Gaffa-TapeAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
- KaffeebecherAnz. 150
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 30
- FlaschenöffnerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- PutzlappenAnz. 30
- GummihandschuheAnz. 12
- PapierhandtuchrollenAnz. 12
- HanddesinfektionsmittelAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Genehmigungen und Meldungen, bevor du Künstler verbindlich bestätigst. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, da Auflagen zu Route, Lautstärke oder Absperrungen die weitere Planung verändern können.
- Lege Spielorte und Besucherströme fest, bevor du das Programmheft gestaltest. Prüfe pro Ort Sichtlinien, Stromanschlüsse und die benötigte Fläche für Absperrgitter, Verkehrskegel und Kabelmatten.
- Bestätige Künstler nicht nur mit Auftrittszeit, sondern sende ihnen anschließend gebündelte Informationen zu Anreise, Aufbau, Technik und Kontaktpersonen. Reserviere den Künstlertansport spätestens 4 Wochen vor dem Festival.
- Teile Freiwillige in Schichten ein und besetze Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Getränke und Wegweisung getrennt. Rechne zusätzlich mindestens eine Ersatzperson pro Schicht ein, damit Ausfälle nicht sofort den Ablauf stören.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege dann fest, wo Partyzelte, Sonnenschirme, Akku-Arbeitsleuchten und wettergeschützte Technik eingesetzt werden. Getränke sollten erst am Veranstaltungstag gekühlt werden, damit die Kühlkapazität planbar bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Straßentheaterfestival anmelden?
- Starte die Prüfung von Genehmigungen und Meldungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Bei mehreren Spielorten, Straßensperrungen oder besonderen Lärmschutzauflagen solltest du noch früher beginnen.
- Wie plant man die Spielorte bei einem Straßentheaterfestival?
- Lege die Spielorte zuerst auf einem Plan fest und zeichne anschließend Route, Ein- und Ausgänge sowie Engstellen ein. Plane pro Aufführung mindestens 30 Minuten für Wechsel, Publikumsbewegung und technische Kontrolle ein.
- Wann sollte man Künstler für ein Straßentheaterfestival buchen?
- Sprich Künstler idealerweise 4 bis 6 Monate vorher an und bestätige sie, sobald Genehmigungen, Budget und Spielorte realistisch geklärt sind. Die vollständigen Künstlerinformationen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Festival verschickt werden.
- Wie viele Helfer braucht ein Straßentheaterfestival?
- Plane je nach Größe mindestens eine verantwortliche Person pro Spielort sowie eigene Helfer für Künstlerbetreuung, Technik, Getränke und Besucherinformation ein. Organisiere zusätzlich eine Ersatzperson pro Schicht und teile die Einsätze 2 bis 3 Wochen vorher verbindlich ein.
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