Ein Straßenfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Straßenfest gelingt, wenn du zuerst Strecke, Datum und Genehmigungen klärst und erst danach Programm und Stände festlegst. Plane Technik, Strom, Erste Hilfe und Absperrungen nicht für den letzten Tag: Kabelwege und Zufahrten müssen vorher geprüft werden. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Helferplan und Einkauf. So weiß am Veranstaltungstag jeder, wo er gebraucht wird und welche Ausrüstung bereitsteht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Straße und Gelände reservieren
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Auftritte bestätigen
2 Personen
6
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Festival online veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
13
Auftrittszeiten veröffentlichen
14
Lieferanten bestätigen
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Materialien inventarisieren
2 Personen
17
Spendenboxen vorbereiten
2 Personen
18
Lageplan drucken
19
Route und Absperrung prüfen
2 Personen
20
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
21
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
22
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
23
Standbetreiber informieren
24
Dekoration basteln
4 Personen
25
T-Shirts und Badges sortieren
2 Personen
26
Bargeld wechseln
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
4 Personen
30
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

31
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
32
Stände aufbauen
6 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
36
Tontechnik anschließen
2 Personen
37
Mikrofone testen
2 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
4 Personen
40
Informationsstand einrichten
2 Personen
41
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
42
Essensstand einrichten
4 Personen
43
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
44
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
45
Freiwillige einchecken
2 Personen
46
Standbetreiber empfangen
3 Personen
47
Auftritte empfangen
2 Personen
48
Eröffnung ankündigen
49
Besucher begrüßen
4 Personen
50
Informationen bereitstellen
2 Personen
51
Spenden erfassen
2 Personen
52
Essen servieren
5 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks auffüllen
2 Personen
56
Auftritte betreuen
2 Personen
57
Musik organisieren
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
60
Rastplätze ordentlich halten
2 Personen
61
Letzte Runde ankündigen
62
Besucher verabschieden
4 Personen
63
Essen und Getränke abschließen
3 Personen

Nachbereitung

64
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
3 Personen
65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Dekoration entfernen
4 Personen
67
Möbel abbauen
5 Personen
68
Absperrgitter entfernen
4 Personen
69
Abfall sammeln
5 Personen
70
Gelände fegen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren
2 Personen
73
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
2 Personen
75
Materialien reinigen
3 Personen
76
Materialien trocken lagern
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Restbestände verteilen
2 Personen
79
Gelände abnahmebereit machen
2 Personen
80
Spendenabrechnung abschließen
2 Personen
81
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TischdeckenständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2
Handmegafon
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 20
BallonsAnz. 200
BallonpumpenAnz. 4
BannerAnz. 8
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 16
LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
WischsetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 24
VerkehrskegelAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Informationen

InfotafelnAnz. 8
ProgrammflyerAnz. 500
PläneAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
Portemonnaie-SchalenAnz. 6

Spenden

Abschließbare SpendenboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
KassenladeAnz. 4
BonhefteAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mehrere Wochen vor dem Fest. Kläre dabei auch Route, Absperrungen und Rettungswege, statt diese Punkte erst beim Aufbau zu lösen.
Bestätige Auftritte und Standbetreiber schriftlich und veröffentliche die Zeiten spätestens 7 bis 14 Tage vorher. So kannst du Überschneidungen korrigieren und Besucher über das Programm informieren.
Plane Helfer in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein. Für Aufbau, Einlass, Stände, Technik, Reinigung und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten, damit nicht alle gleichzeitig an einer Stelle fehlen.
Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone mindestens einen Tag vorher. Lege Kabel so, dass sie keine Wege kreuzen, und halte eine erreichbare Erste-Hilfe-Ausstattung bereit.
Erfasse Ernährungswünsche und bestätige Lieferanten vor dem Einkauf. Rechne Mehrwegbecher, Teller und Besteck nach der erwarteten Besucherzahl plus etwa 10 Prozent Reserve und plane Kühlboxen sowie Warmhaltebehälter passend zum Angebot ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Straße, Gelände und Genehmigungen. Je nach Gemeinde können zusätzlich Angaben zu Route, Musik, Verkaufsständen, Strom und Rettungswegen verlangt werden.
Wie viele Helfer braucht man für ein Straßenfest?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Funktion ein: Aufbau, Stände, Technik, Erste Hilfe, Reinigung und Abbau. Für ein kleines Fest sind oft 10 bis 15 Helfer sinnvoll, die in 2- bis 3-Stunden-Schichten eingeteilt werden.
Wann sollte man das Programm eines Straßenfests veröffentlichen?: Veröffentliche Auftrittszeiten etwa 7 bis 14 Tage vor dem Fest. Bestätige die Künstler vorher schriftlich und halte am Veranstaltungstag einen gedruckten Ablaufplan für Helfer und Technik bereit.
Wie viel Mehrweggeschirr braucht man für ein Straßenfest?: Plane pro erwarteter Nutzung mindestens einen Teller, einen Becher und ein Besteckset ein, bei langen Festen zusätzlich eine Reserve. Mit etwa 10 Prozent zusätzlichem Geschirr vermeidest du Engpässe durch Rückgabe, Beschädigung oder unerwartet viele Gäste.

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