Zo organiseer je een stilteconcert zonder technische verrassingen

Begin met de locatie, datum en muzikanten; bij een stilteconcert bepaalt de techniek namelijk hoeveel bezoekers je veilig en prettig kunt ontvangen. Controleer daarna vergunningen en reserveringen en verstuur uitnodigingen met duidelijke informatie over route, aanmelding en koptelefoons. Verzamel dieetwensen op tijd en plan een aparte test van muziekbestanden, zender, aansluitingen en alle koptelefoons. Op de dag zelf bouw je eerst zaal en podium op, test je opnieuw en leg je de koptelefoons pas vlak voor binnenkomst klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Muzikanten vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekersinformatie versturen
9
Muziekbestanden controleren
2 personen
10
Koptelefoons testen
2 personen
11
Technische aansluitingen testen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Publiekslijst afdrukken
16
Routebordjes voorbereiden

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Podiumzone inrichten
3 personen
20
Techniek opbouwen
3 personen
21
Koptelefoons opladen
2 personen
22
Verlichting plaatsen
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Cateringtafel inrichten
3 personen
25
Koptelefoons klaarleggen
3 personen
26
Techniek volledig testen
3 personen
27
Briefing ontvangstteam geven
5 personen
28
Artiesten ontvangen
2 personen
29
Bezoekers ontvangen
4 personen
30
Koptelefoons uitdelen
4 personen
31
Gebruiksinstructies geven
2 personen
32
Concert begeleiden
3 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koptelefoons wisselen
2 personen
36
Pauzevoorzieningen aanvullen
2 personen
37
Avondconcert begeleiden
3 personen
38
Koptelefoons innemen
4 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Techniek uitschakelen
2 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Meubilair terugplaatsen
4 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Voorraad en materialen tellen
2 personen
46
Koptelefoons opladen
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen registreren
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Stille concertkoptelefoonsaantal 90
Reservekoptelefoonsaantal 10
Zenderaantal 2
Audiolaptopaantal 2
Audio-aansluitkabels
Koptelefoonladersaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatiefaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Garderobebordjesaantal 2
Routebordjesaantal 8
Naamstickersaantal 100
Vazenaantal 8

Communicatie

Programmaboekjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Pennenaantal 12
Clipboardmappenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet als laatste klus. Test muziekbestanden, audiolaptop, zender, audio-aansluitkabels en technische aansluitingen minimaal één keer vóór de opbouw en nogmaals op de dag zelf.
Laad alle koptelefoons volledig op en tel ze vóór opening. Houd reservekoptelefoons apart; zo kun je een defect exemplaar direct omwisselen zonder het concert stil te leggen.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld route, aanmeldprocedure, aankomsttijd en dat iedere bezoeker bij binnenkomst een koptelefoon krijgt.
Maak de publieksindeling eerst en zet daarna stoelen en tafels neer. Houd de podiumzone vrij van kabels en werk verlengkabels weg met kabelgoten voordat bezoekers binnenkomen.
Begin catering pas nadat de publieks- en techniekzones staan. Koel dranken vooraf, bereid hapjes op tijd en zet glazen, borden, bestek en serveerplateaus klaar op één herkenbare tafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koptelefoons heb je nodig voor een stilteconcert?: Reken minimaal één koptelefoon per aangemelde bezoeker en leg reservekoptelefoons apart klaar. Plan bij voorkeur 5 tot 10 procent reserve, zodat een defect of leeg exemplaar direct vervangen kan worden.
Wanneer moet je de techniek van een stilteconcert testen?: Test de muziekbestanden, zender, audiolaptop en aansluitkabels minstens één volledige keer vóór de opbouw. Doe op de concertdag nog een eindtest nadat de techniek is aangesloten, maar vóór de deuren opengaan.
Wanneer verstuur je bezoekersinformatie voor een stilteconcert?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor het concert. Vermeld route, aankomsttijd, aanmelding en eventuele dieetwensen, zodat wijzigingen niet op het laatste moment bij de entree terechtkomen.
Hoe lang van tevoren moet je een stilteconcert opbouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, opstellen van stoelen en tafels, inrichting van de podiumzone, techniek, verlichting en catering. Houd daarna minstens 30 minuten over voor een volledige koptelefoon- en geluidscheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.