Organiser un concert silencieux, étape par étape

Un concert silencieux se prépare comme un concert classique, avec une contrainte supplémentaire : chaque spectateur doit recevoir un casque chargé et fonctionnel. Commence par confirmer le lieu, la date, les musiciens et les autorisations, puis organise les inscriptions et les besoins alimentaires. La technique doit être testée avant le jour J, notamment l’émetteur, les fichiers musicaux et les raccordements. Le jour du concert, garde assez de temps pour installer la scène, charger les casques et vérifier l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Réserver les musiciens
3
Vérifier les autorisations
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux visiteurs
9
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
10
Tester les casques
2 personnes
11
Tester les raccordements techniques
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Imprimer la liste du public
16
Préparer les panneaux d’itinéraire

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Aménager la zone de scène
3 personnes
20
Monter la technique
3 personnes
21
Charger les casques
2 personnes
22
Installer l’éclairage
2 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Installer la table traiteur
3 personnes
25
Préparer les casques audio
3 personnes
26
Tester entièrement la technique
3 personnes
27
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
5 personnes
28
Accueillir les artistes
2 personnes
29
Accueillir les visiteurs
4 personnes
30
Distribuer les casques audio
4 personnes
31
Donner les consignes d'utilisation
2 personnes
32
Encadrer le concert
3 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Échanger les casques
2 personnes
36
Réapprovisionner les fournitures de pause
2 personnes
37
Animer le concert du soir
3 personnes
38
Récupérer les casques audio
4 personnes
39
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

40
Éteindre la technique
2 personnes
41
Rassembler les déchets
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Remettre le mobilier en place
4 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Compter les stocks et le matériel
2 personnes
46
Charger les casques
2 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes
48
Enregistrer les objets trouvés
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Casques pour concert silencieuxqté 90
Casques de rechangeqté 10
Émetteurqté 2
Ordinateur portable audioqté 2
Câbles de raccordement audio
Chargeurs de casqueqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pied de projecteurqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Étiquettes de vestiaireqté 2
Panneaux d’orientationqté 8
Étiquettes nominativesqté 100
Vasesqté 8

Communication

Brochures du programmeqté 100
Braceletsqté 100
Stylosqté 12
Chemises à pinceqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez un casque par spectateur inscrit, plus des casques de rechange. Chargez-les tous avant l’ouverture et testez chaque canal audio avec l’émetteur.
Faites un test technique complet au moins la veille : fichiers musicaux, ordinateur audio, câbles, boîtiers DI et multiprises. Un raccordement non testé peut retarder toute l’installation.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le concert : heure d’ouverture, itinéraire, fonctionnement des casques et consignes sur place. Précisez aussi la date limite pour signaler un besoin alimentaire.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : liste imprimée, panneaux d’itinéraire, portants à vêtements et table dédiée aux casques. Gardez une personne disponible pour expliquer le réglage du volume.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Les verres, assiettes, couverts, café et eau sont souvent installés trop tard, alors que le public arrive déjà.

Questions fréquentes

Combien de casques prévoir pour un concert silencieux ?: Prévoyez un casque par personne inscrite et ajoutez une réserve de 5 à 10 % pour les pannes ou les oublis. Pour 80 spectateurs, préparez donc 84 à 88 casques, dont quelques modèles de rechange.
Quand tester la technique d’un concert silencieux ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez l’émetteur, les fichiers musicaux, les raccordements, les niveaux audio et l’état de charge des casques.
Combien de temps faut-il pour installer un concert silencieux ?: Réservez au minimum 3 heures sur place pour installer les tables et les chaises, la scène, l’éclairage, la technique et la table traiteur. Ajoutez 30 minutes pour tester les casques et préparer l’accueil du public.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant le concert, puis un rappel la veille. Indiquez l’heure d’ouverture, l’itinéraire, les consignes concernant les casques et le contact à joindre en cas de besoin.

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