Cómo organizar un concierto silencioso sin fallos técnicos
Un concierto silencioso necesita más preparación técnica que un concierto convencional: cada persona debe recibir unos auriculares cargados y el sonido tiene que llegar sin cortes. Empieza cerrando el lugar, la fecha, los permisos y los músicos; después gestiona las inscripciones y las preferencias de los asistentes. La víspera se prueban los archivos de música, las conexiones y todos los auriculares. El día del evento, reserva varias horas para montar escenario, iluminación, catering y señalización antes de abrir el espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Contratar músicos
- 3
Comprobar permisos
- 4
Hacer reservas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar información a los visitantes
- 9
Comprobar los archivos de música
2 personas
- 10
Probar los auriculares
2 personas
- 11
Probar las conexiones técnicas
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
3 personas
- 15
Imprimir la lista de asistentes
- 16
Preparar los carteles de ruta
Evento
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 19
Montar la zona del escenario
3 personas
- 20
Montar la técnica
3 personas
- 21
Cargar los auriculares
2 personas
- 22
Instalar la iluminación
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Montar la mesa de catering
3 personas
- 25
Dejar los auriculares preparados
3 personas
- 26
Probar toda la técnica
3 personas
- 27
Dar briefing al equipo de recepción
5 personas
- 28
Recibir a los artistas
2 personas
- 29
Recibir a los visitantes
4 personas
- 30
Repartir auriculares
4 personas
- 31
Dar instrucciones de uso
2 personas
- 32
Acompañar el concierto
3 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Intercambiar auriculares
2 personas
- 36
Reabastecer los suministros del descanso
2 personas
- 37
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
- 38
Recoger los auriculares
4 personas
- 39
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 40
Apagar la técnica
2 personas
- 41
Recoger la basura
3 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 44
Limpiar el lugar
4 personas
- 45
Contar el inventario y los materiales
2 personas
- 46
Cargar los auriculares
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
- 48
Registrar objetos perdidos
- 49
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Mesas de cervezacant. 4
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Equipo
- Auriculares para concierto silenciosocant. 90
- Auriculares de repuestocant. 10
- Emisoracant. 2
- Portátil de audiocant. 2
- Cables de conexión de audio
- Cargadores de auricularescant. 12
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Canaletas para cablescant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 10
- Soporte de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras para servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Carteles para el guardarropacant. 2
- Carteles de rutacant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Jarronescant. 8
Comunicación
- Programascant. 100
- Pulserascant. 100
- Bolígrafoscant. 12
- Carpetas portapapelescant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y los permisos antes de enviar invitaciones; deja al menos 4 semanas para confirmar restricciones de ruido, aforo y horarios de montaje.
- Calcula un auricular por asistente y prepara al menos un 10 % de repuesto. Si esperas 80 personas, lleva 88 unidades y comprueba que todas cargan y reciben señal.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: reproduce todos los archivos de música, revisa las conexiones y prueba el alcance de la emisora con los auriculares puestos.
- Envía a los visitantes la información práctica al menos 3 días antes, incluyendo la hora de llegada, la ruta, el funcionamiento de los auriculares y cómo comunicar una incidencia durante el concierto.
- No dejes el catering para el último momento: enfría las bebidas, prepara los aperitivos y monta la mesa cuando la técnica ya esté estable. Así evitas mover vasos, jarras o cables durante la prueba final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto silencioso?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, los permisos, los músicos, las reservas y las inscripciones sin tener que resolver la parte técnica a última hora.
- ¿Cuántos auriculares hacen falta para un concierto silencioso?
- Necesitas uno por asistente y conviene añadir un 10 % de repuesto. Para 50 personas, prepara 55 auriculares y cárgalos completamente antes de abrir la ubicación.
- ¿Cuándo se deben probar los auriculares y el sonido?
- Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación rápida entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Revisa archivos, emisora, cables, conexiones y auriculares de repuesto.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el concierto?
- Reserva entre 3 y 4 horas para colocar mesas y sillas, montar el escenario, instalar la iluminación, preparar la técnica, cargar o revisar los auriculares y dejar listo el catering. Añade 30 minutos para una revisión final antes de abrir.
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