Ein Stillekonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Stillekonzert entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf, sondern vor allem die Technik. Kläre zuerst Ort, Datum, Musiker und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Besucherinformationen. Plane den Aufbau so, dass Kopfhörer, Sender, Anschlüsse und Ladegeräte vor dem Einlass geprüft sind. Der fertige Plan hilft dir, Vorbereitung, Veranstaltungstag und Abbau in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Musiker festlegen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Besucherinformationen versenden
- 9
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 10
Kopfhörer testen
2 Personen
- 11
Technische Anschlüsse testen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Publikumsliste drucken
- 16
Wegweiser vorbereiten
Event
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 20
Technik aufbauen
3 Personen
- 21
Kopfhörer aufladen
2 Personen
- 22
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 25
Kopfhörer bereitlegen
3 Personen
- 26
Technik vollständig testen
3 Personen
- 27
Briefing für das Empfangsteam geben
5 Personen
- 28
Künstler empfangen
2 Personen
- 29
Besucher empfangen
4 Personen
- 30
Kopfhörer ausgeben
4 Personen
- 31
Gebrauchsanweisungen geben
2 Personen
- 32
Konzert begleiten
3 Personen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Kopfhörer wechseln
2 Personen
- 36
Pausenverpflegung auffüllen
2 Personen
- 37
Abendkonzert betreuen
3 Personen
- 38
Kopfhörer einsammeln
4 Personen
- 39
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 40
Technik ausschalten
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
3 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 44
Location reinigen
4 Personen
- 45
Vorräte und Materialien zählen
2 Personen
- 46
Kopfhörer aufladen
2 Personen
- 47
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Fundgegenstände registrieren
- 49
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Kopfhörer für das StillekonzertAnz. 90
- ErsatzkopfhörerAnz. 10
- SenderAnz. 2
- AudiolaptopAnz. 2
- Audio-Anschlusskabel
- Kopfhörer-LadegeräteAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LichtstativAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierplattenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- GarderobenschilderAnz. 2
- WegweiserAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 100
- VasenAnz. 8
Kommunikation
- ProgrammhefteAnz. 100
- ArmbänderAnz. 100
- StifteAnz. 12
- KlemmbrettmappenAnz. 4
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Ort und Datum zuerst und prüfe die Genehmigungen, bevor du Reservierungen und Einladungen abschließt. So musst du keine Gästeinformationen wegen einer Änderung erneut verschicken.
- Teste Musikdateien, Audiolaptop, Sender und Audio-Anschlusskabel mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein einzelner Funktionstest nur am Veranstaltungstag lässt kaum Zeit für Ersatzlösungen.
- Lade alle Kopfhörer vollständig und lege Ersatzkopfhörer bereit. Rechne außerdem mit einer klaren Ausgabe- und Rückgabestelle, damit beim Einlass keine Geräte vertauscht werden.
- Baue Technik, Bühnenbereich und Beleuchtung vor dem Eintreffen der Gäste auf. Prüfe Verlängerungskabel und Kabelkanäle so, dass keine Laufwege blockiert werden.
- Kühle Getränke rechtzeitig und richte Snacks, Gläser sowie den Cateringtisch vor dem Einlass her. Drucke die Publikumsliste und bereite Wegweiser spätestens am Vortag vor, damit die Ankunft ruhig abläuft.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Stillekonzert planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Musikern und Genehmigungen. Die technische Prüfung sollte spätestens 24 Stunden vor dem Konzert stattfinden.
- Wie viele Kopfhörer braucht man für ein Stillekonzert?
- Plane einen Kopfhörer pro angemeldeter Person und zusätzlich Ersatzkopfhörer ein. Lade alle Geräte vollständig und teste sie vor dem Einlass zusammen mit den Sendern.
- Wann sollte die Technik beim Stillekonzert aufgebaut werden?
- Baue Technik, Bühnenbereich und Beleuchtung mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass auf. Für Anschlüsse, Musikdateien und Kopfhörer solltest du danach noch eine vollständige Funktionsprüfung einplanen.
- Was muss man Gästen vor einem Stillekonzert mitteilen?
- Schicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne darin Einlass, Weg, Ablauf der Kopfhörerausgabe und Hinweise zu Ernährungswünschen oder besonderen Anforderungen.
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