Zo organiseer je een stille tocht

Begin met de route en de eindlocatie, niet met de uitnodiging. Leg vast waar de tocht start, welke straten je gebruikt en waar de bijeenkomst eindigt. Stem daarna vergunning, verkeersmaatregelen en toegankelijkheid af met de gemeente. Pas wanneer de route uitvoerbaar en veilig is, deel je de informatie met deelnemers en deel je vrijwilligers in. Reserveer extra tijd voor een laatste routecontrole en een duidelijke noodprocedure.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en eindlocatie vastleggen
2 personen
2
Vergunning voor de tocht aanvragen
3
Route met gemeente afstemmen
2 personen
4
Eindlocatie voor bijeenkomst reserveren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
7
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
8
Nooduitgangen controleren
2 personen
9
EHBO- en noodprocedure vastleggen
2 personen
10
Uitnodigingen opstellen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers voor routeposten indelen
2 personen
15
Begeleiders voor mindervaliden indelen
16
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
17
Route opnieuw nalopen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen ophalen
2 personen
22
Routekaarten afdrukken
23
Deelnemerskaarten voorbereiden
2 personen
24
Kaarsen en lichtjes controleren
2 personen
25
Verkeersvesten en zaklampen testen
2 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Informatietafel inrichten
2 personen
29
Ontvangstruimte markeren
2 personen
30
Routeborden plaatsen
3 personen
31
Afzetlint langs route plaatsen
3 personen
32
Verlichting bij eindlocatie plaatsen
2 personen
33
Geluid voor toespraken testen
2 personen
34
Kaarsenstandaard veilig plaatsen
2 personen
35
EHBO-materialen klaarzetten
36
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

37
Registratietafel bemannen
2 personen
38
Deelnemers verwelkomen
4 personen
39
Routekaarten uitdelen
2 personen
40
Kaarsen uitdelen
3 personen
41
Toilet- en rustpunten aanwijzen
2 personen
42
Startvak begeleiden
4 personen
43
Stilte en route toelichten
44
Vooropgang begeleiden
3 personen
45
Achterhoede begeleiden
3 personen
46
Kruispunten beveiligen
6 personen
47
Routeposten bemannen
6 personen
48
Deelnemers op afstand begeleiden
2 personen
49
Eindpunt ontvangen
3 personen
50
Kaarsen bij het monument plaatsen
3 personen
51
Herdenkingstekst voordragen
52
Minuut stilte begeleiden
53
Toespraak verzorgen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
58
Kaarsen veilig doven
2 personen

Nazorg

59
Routeborden verwijderen
3 personen
60
Afzetlint verwijderen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Eindlocatie schoonmaken
4 personen
65
Route op achtergebleven afval controleren
3 personen
66
Materialen sorteren en opslaan
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven catering opruimen
2 personen
69
Verloren voorwerpen registreren
70
Deelnemersinformatie over nazorg versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 180
Kaarsenhoudersaantal 180
Herdenkingsdoekaantal 2
Bloemstukkenaantal 3

Communicatie

Routebordenaantal 20
Informatiebordenaantal 4
Routekaartenaantal 180
Naamstickersaantal 200
Pennenaantal 20
Portofoonsaantal 10
Megafonistickersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 16
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Apparatuur

Accuspeaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen vroeg aan: neem minimaal 6 tot 8 weken voor de tocht contact op met de gemeente. Een routewijziging op het laatste moment kan gevolgen hebben voor afzettingen, verkeersregelaars en deelnemersinformatie.
Loop de route minstens twee keer na: eerst bij het uitwerken en opnieuw in de laatste week. Controleer dan ook rustpunten, nooduitgangen, donkere stukken en de doorgang voor rolstoelen en andere hulpmiddelen.
Maak de rolverdeling concreet. Plan per routepost minimaal één geïnstrueerde vrijwilliger en wijs aparte begeleiders aan voor deelnemers die ondersteuning nodig hebben; geef iedereen een portofoon of telefoonprocedure.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelpunt, route, eindlocatie, verwachte looptijd, toegankelijkheidsinformatie en wat deelnemers bij slecht weer kunnen verwachten.
Test verlichting en geluid op de dag zelf, vóór de deelnemers komen. Controleer LED-lantaarns, zaklampen en reservebatterijen en test de accuspeaker en draadloze microfoon op de eindlocatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stille tocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, eindlocatie en overleg met de gemeente. Houd daarna nog minstens 1 week over voor de definitieve routecontrole, vrijwilligersinstructie en deelnemersinformatie.
Heb je voor een stille tocht een vergunning nodig?: Dat hangt af van de route en de lokale regels, maar een tocht door de openbare ruimte kan een melding of vergunning vereisen. Neem uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag ook naar verkeersmaatregelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een stille tocht?: Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en daarnaast aparte verkeersregelaars, routebegeleiders en een coördinator. Maak de definitieve indeling zodra het aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers van een stille tocht?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de tocht. Bevestig de route, het verzamelpunt, de starttijd, de eindlocatie, rustpunten en een contactpersoon voor vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.