Cómo organizar una procesión silenciosa paso a paso

Una procesión silenciosa necesita más coordinación de la que parece: una ruta autorizada, puntos de descanso y personas que guíen al grupo sin romper el ambiente. Empieza por cerrar el recorrido y el destino final; después tramita los permisos y organiza la seguridad. Las inscripciones, las necesidades de movilidad y la iluminación deben estar resueltas antes de enviar la información definitiva. El día anterior, repasa la ruta a pie y prueba todo el material.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la ruta y el destino final
2 personas
2
Solicitar el permiso para la ruta
3
Coordinar la ruta con el ayuntamiento
2 personas
4
Reservar la ubicación final para la reunión
5
Solicitar medidas de tráfico
6
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
7
Definir los puntos de descanso a lo largo de la ruta
2 personas
8
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
9
Establecer el protocolo de primeros auxilios y emergencia
2 personas
10
Redactar invitaciones
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Asignar voluntarios a los puestos de ruta
2 personas
15
Asignar acompañantes para personas con movilidad reducida
16
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
17
Repasar la ruta de nuevo
2 personas
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Enviar información a los participantes
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recoger los materiales
2 personas
22
Imprimir mapas de ruta
23
Preparar las tarjetas de participantes
2 personas
24
Comprobar las velas y las luces
2 personas
25
Probar chalecos reflectantes y linternas
2 personas
26
Preparar el catering
3 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar la mesa de información
2 personas
29
Señalizar la zona de recepción
2 personas
30
Colocar señales de ruta
3 personas
31
Colocar cinta de balizamiento a lo largo de la ruta
3 personas
32
Colocar la iluminación en el lugar de llegada
2 personas
33
Probar el sonido para los discursos
2 personas
34
Colocar el candelabro de forma segura
2 personas
35
Preparar el material de primeros auxilios
36
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

37
Atender la mesa de registro
2 personas
38
Dar la bienvenida a los participantes
4 personas
39
Repartir mapas de ruta
2 personas
40
Repartir velas
3 personas
41
Señalizar los aseos y las áreas de descanso
2 personas
42
Guiar la zona de salida
4 personas
43
Explicar el silencio y la ruta
44
Guiar la entrada principal
3 personas
45
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
46
Asegurar los cruces
6 personas
47
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
48
Guiar a los participantes a distancia
2 personas
49
Recibir punto final
3 personas
50
Colocar velas en el monumento
3 personas
51
Recitar el texto conmemorativo
52
Acompañar el minuto de silencio
53
Dar el discurso
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Guiar a los participantes hasta la salida
2 personas
58
Apagar las velas con seguridad
2 personas

Seguimiento

59
Retirar los carteles de ruta
3 personas
60
Retirar la cinta de delimitación
3 personas
61
Desmontar mesas y sillas
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar la sede final
4 personas
65
Comprobar si quedan residuos en la ruta
3 personas
66
Clasificar y almacenar materiales
2 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Recoger el catering sobrante
2 personas
69
Registrar objetos perdidos
70
Enviar información de seguimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Linternascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Velas conmemorativascant. 180
Portavelascant. 180
Tela conmemorativacant. 2
Arreglos floralescant. 3

Comunicación

Señales de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 4
Mapas de rutacant. 180
Pegatinas con nombrecant. 200
Bolígrafoscant. 20
Walkie-talkiescant. 10
Pegatinas para megáfonocant. 4

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 16
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes desechablescant. 2

Equipo

Altavoz con batería
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Pinzas para residuoscant. 4
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta, el destino y los puntos de descanso antes de invitar a nadie. Comprueba también la accesibilidad, las salidas de emergencia y el tiempo aproximado entre paradas.
Solicita los permisos y las medidas de tráfico con varias semanas de margen. Coordina el recorrido con el ayuntamiento y no des por hecho que una autorización cubre también la reunión final.
Asigna a los voluntarios por puestos concretos: guía, cierre del grupo, cruces, primeros auxilios y acompañamiento de personas con movilidad reducida. Haz una reunión breve y repasa qué hacer si alguien se separa.
Envía a cada participante la hora, el punto de encuentro, el mapa y las normas de silencio al menos 48 horas antes. Usa tarjetas identificativas y conserva un listado de inscripciones con las preferencias dietéticas.
Revisa la iluminación y la señalización cuando ya haya poca luz: prueba faroles LED, linternas, chalecos reflectantes y walkie-talkies, y prepara baterías de repuesto. Lleva botiquines, conos y cinta de balizamiento en puntos accesibles, no al fondo del grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una procesión silenciosa?: Preséntalo varias semanas antes y confirma el plazo exacto con el ayuntamiento, porque puede variar según la ruta y las medidas de tráfico. No envíes la convocatoria definitiva hasta tener la autorización por escrito.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una procesión silenciosa?: Depende del número de participantes y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona responsable de la cabeza, otra del cierre y una por cada punto de tráfico o descanso. Para grupos grandes, añade acompañantes y un responsable de primeros auxilios.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía el recorrido, el punto de encuentro, la hora, las normas y el contacto de emergencia al menos 48 horas antes. Si cambia el tiempo o la ruta, manda una actualización el mismo día y destaca únicamente los cambios.
¿Qué se suele olvidar en una procesión con velas?: Suelen faltar baterías de repuesto, iluminación para los voluntarios y un plan para apagar o transportar las velas al terminar. Comprueba todo el material la víspera y prepara también señalización visible, botiquines y medios de comunicación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.