Einen Stillen Zug Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Stillen Zug entscheidet nicht nur die Gedenkidee über den Ablauf, sondern vor allem eine sauber geplante Route. Beginne mit Strecke und Endlocation, kläre danach Genehmigungen, Verkehr und Barrierefreiheit und teile erst dann Helfer und Aufgaben ein. Entlang der Strecke brauchst du klare Rastplätze, sichtbare Wegweiser und ein Verfahren für Notfälle. In der letzten Woche geht es um Teilnehmerinformationen, Materialtests und eine erneute Begehung der Route.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Endlocation festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigung für die Tour beantragen
- 3
Route mit der Gemeinde abstimmen
2 Personen
- 4
Endlocation für die Veranstaltung reservieren
- 5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
- 6
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 7
Rastplätze entlang der Route festlegen
2 Personen
- 8
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 9
Erste-Hilfe- und Notfallverfahren festlegen
2 Personen
- 10
Einladungen erstellen
2 Personen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Freiwillige für Streckenposten einteilen
2 Personen
- 15
Begleitpersonen für Menschen mit Behinderung einteilen
- 16
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
- 17
Route erneut abgehen
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Teilnehmerinformationen versenden
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Materialien abholen
2 Personen
- 22
Routenpläne drucken
- 23
Teilnehmerkarten vorbereiten
2 Personen
- 24
Kerzen und Lichter prüfen
2 Personen
- 25
Warnwesten und Taschenlampen testen
2 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Infotisch einrichten
2 Personen
- 29
Empfangsbereich markieren
2 Personen
- 30
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 31
Absperrband entlang der Route anbringen
3 Personen
- 32
Beleuchtung an der Endlocation anbringen
2 Personen
- 33
Ton für Reden testen
2 Personen
- 34
Kerzenhalter sicher platzieren
2 Personen
- 35
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
- 36
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Event
- 37
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 38
Teilnehmer begrüßen
4 Personen
- 39
Routenpläne austeilen
2 Personen
- 40
Kerzen verteilen
3 Personen
- 41
Toiletten und Ruhebereiche ausweisen
2 Personen
- 42
Startbereich betreuen
4 Personen
- 43
Ruhe und Route erläutern
- 44
Spitze betreuen
3 Personen
- 45
Nachhut begleiten
3 Personen
- 46
Kreuzungen absichern
6 Personen
- 47
Streckenposten besetzen
6 Personen
- 48
Teilnehmer aus der Ferne begleiten
2 Personen
- 49
Endpunkt empfangen
3 Personen
- 50
Kerzen am Denkmal aufstellen
3 Personen
- 51
Gedenkrede vortragen
- 52
Eine Schweigeminute begleiten
- 53
Rede halten
- 54
Getränke servieren
3 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 58
Kerzen sicher löschen
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Wegweiser entfernen
3 Personen
- 60
Absperrband entfernen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Endlocation reinigen
4 Personen
- 65
Route auf zurückgelassenen Müll kontrollieren
3 Personen
- 66
Materialien sortieren und aufbewahren
2 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 69
Verlorene Gegenstände erfassen
- 70
Teilnehmerinformationen zur Nachsorge versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- GedenkkerzenAnz. 180
- KerzenhalterAnz. 180
- GedenkdeckeAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 3
Kommunikation
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 4
- RoutenpläneAnz. 180
- NamensaufkleberAnz. 200
- StifteAnz. 20
- FunkgeräteAnz. 10
- Megafon-AufkleberAnz. 4
Sicherheit
- SicherheitswestenAnz. 16
- VerkehrskegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- EinweghandschuheAnz. 2
Ausstattung
- Akkulautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- AbfallgreiferAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Endlocation zuerst fest und beantrage die Genehmigung für die Tour frühzeitig. Die Abstimmung mit der Gemeinde und die Verkehrsmaßnahmen können mehrere Wochen dauern, bevor Einladungen endgültig verschickt werden.
- Gehe die Strecke mindestens zweimal ab: einmal bei der Planung und ein zweites Mal kurz vor dem Termin. Prüfe dabei Barrierefreiheit, Rastplätze, Notausgänge, Wegweiser und Stellen, an denen Verkehrsregler gebraucht werden.
- Plane die Betreuung konkret statt nur Helfer zu suchen. Teile Streckenposten, Verkehrsregler und Begleitpersonen für Menschen mit Behinderung namentlich ein und weise sie vor Beginn mit Funkgeräten, Warnwesten und Notfallverfahren ein.
- Teste Beleuchtung und Ton spätestens am Vortag. LED-Laternen, Taschenlampen, Ersatzbatterien, Akkulautsprecher und das kabellose Mikrofon müssen auch ohne spontane Nachkäufe funktionieren.
- Schicke die Teilnehmerinformationen einige Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung. Drucke Routenpläne und Teilnehmerkarten nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe Anzahl und Lesbarkeit vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Stillen Zug anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Endlocation und Genehmigungsantrag. Für Verkehrsmaßnahmen und die Abstimmung mit der Gemeinde solltest du zusätzliche Zeit einplanen, weil Änderungen an der Strecke den gesamten Ablauf verschieben können.
- Wie viele Helfer braucht ein Stiller Zug?
- Das hängt von der Streckenlänge und der Teilnehmerzahl ab. Plane mindestens einen Streckenposten an jeder unübersichtlichen oder verkehrsreichen Stelle sowie zusätzlich eine eingewiesene Person für Erste Hilfe und jeweils eine Begleitperson pro benötigter Unterstützung.
- Wann sollte man die Route für einen Stillen Zug erneut prüfen?
- Gehe die Route 3 bis 7 Tage vor dem Termin erneut ab. Kontrolliere dabei Baustellen, Zugänge, Rastplätze, Notausgänge, Beschilderung und die Erreichbarkeit für Menschen mit Behinderung; am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kurzer Kontrollgang.
- Wie viel Beleuchtung braucht ein Stiller Zug?
- Jede Gruppe von Streckenposten und Verkehrsreglern sollte eine Taschenlampe oder gut sichtbare LED-Laterne erhalten. Lege außerdem Ersatzbatterien bereit und teste alle Lampen spätestens am Vortag, damit dunkle Streckenabschnitte und Wegweiser sicher erkennbar sind.
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