Organiser une marche silencieuse : la méthode

Une marche silencieuse demande surtout une préparation précise du parcours et de l’encadrement. Commencez par définir l’itinéraire, le lieu d’arrivée et les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organisez les points de repos, la sécurité, l’accessibilité et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent à vérifier la météo, tester l’éclairage et transmettre aux participants les informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le lieu d’arrivée
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour la randonnée
3
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
4
Réserver le lieu final de la réunion
5
Demander des mesures de circulation
6
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
7
Définir les points de repos le long du parcours
2 personnes
8
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
9
Établir les procédures de premiers secours et d’urgence
2 personnes
10
Rédiger les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles aux points de parcours
2 personnes
15
Répartir les accompagnateurs pour personnes à mobilité réduite
16
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
17
Reparcourir le parcours
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations aux participants
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer le matériel
2 personnes
22
Imprimer les cartes d'itinéraire
23
Préparer les badges des participants
2 personnes
24
Vérifier les bougies et les lumières
2 personnes
25
Tester les gilets de sécurité et les lampes de poche
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager le stand d’information
2 personnes
29
Délimiter l'espace d'accueil
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
31
Installer des rubans de balisage le long du parcours
3 personnes
32
Installer l'éclairage au lieu d'arrivée
2 personnes
33
Tester le son pour les discours
2 personnes
34
Placer le bougeoir en toute sécurité
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
36
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

37
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
40
Distribuer les bougies
3 personnes
41
Indiquer les toilettes et les espaces de repos
2 personnes
42
Encadrer le sas de départ
4 personnes
43
Expliquer le silence et l'itinéraire
44
Accompagner à l’entrée
3 personnes
45
Encadrer la fin de course
3 personnes
46
Sécuriser les croisements
6 personnes
47
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
48
Encadrer les participants à distance
2 personnes
49
Réception du point final
3 personnes
50
Placer des bougies au monument
3 personnes
51
Lire le texte commémoratif
52
Animer la minute de silence
53
Prononcer un discours
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Guider les participants vers la sortie
2 personnes
58
Éteindre les bougies en toute sécurité
2 personnes

Suivi

59
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
60
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu final
4 personnes
65
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
3 personnes
66
Trier et stocker les matériaux
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer les informations de suivi aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bougies commémorativesqté 180
Bougeoirsqté 180
Banderole commémorativeqté 2
Compositions floralesqté 3

Communication

Panneaux de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 4
Cartes d'itinéraireqté 180
Étiquettes nominativesqté 200
Stylosqté 20
Talkies-walkiesqté 10
Autocollants mégaphoneqté 4

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 16
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Équipement

Enceinte sur batterie
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Louchesqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours : prévoyez une visite complète au moins deux semaines avant la marche pour vérifier l’accessibilité, les sorties de secours et les points de repos.
Lancez les demandes administratives dès que l’itinéraire est fixé : l’autorisation de randonnée, la coordination avec la commune et les mesures de circulation peuvent prendre plusieurs semaines.
Répartissez les bénévoles par zones, avec un responsable à chaque point sensible. Prévoyez aussi un accompagnateur identifié pour chaque personne à mobilité réduite qui en a besoin.
Préparez les informations participants au plus tard 3 jours avant le départ : horaires, cartes d’itinéraire, points de repos, consignes de sécurité et lieu d’arrivée doivent être faciles à retrouver.
Testez les lanternes LED, lampes de poche, talkies-walkies et gilets de sécurité la veille. Gardez des piles de rechange et une trousse de premiers secours à portée de main sur le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche silencieuse ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de coordonner l’itinéraire avec la commune, de réserver le lieu final et de mobiliser les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une marche silencieuse ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire est défini, généralement au moins 4 semaines avant l’événement. Ajoutez le parcours, les horaires prévus, le nombre estimé de participants et les besoins de circulation.
Comment assurer la sécurité pendant une marche silencieuse ?: Faites reparcourir le trajet avant le jour J et affectez des bénévoles aux points sensibles. Prévoyez des gilets de sécurité, des lampes, des cônes, un moyen de communication et une procédure de premiers secours.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes définitives 2 à 3 jours avant la marche, puis rappelez l’horaire et les éventuels changements le matin même. Indiquez clairement le point de départ, le lieu d’arrivée, les pauses et les recommandations liées à la météo.

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