Zo organiseer je een Startupweekend zonder losse eindjes

Een Startupweekend staat of valt met een strakke volgorde: eerst leg je locatie, datum en programma vast, daarna regel je deelnemers, catering en begeleiding. Plan vroeg met sprekers en coaches, want hun beschikbaarheid bepaalt vaak het programma. In de laatste week draait het vooral om controleren: dieetwensen, presentaties, techniek en materialen. Op de dag zelf moeten registratie, werkplekken en presentatieruimte al klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie en zaal reserveren
5
Catering bestellen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Sprekers en coaches bevestigen
8
Presentaties verzamelen
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Boodschappen ophalen
2 personen
12
Materialen naar locatie brengen
3 personen
13
Zaalindeling uitzetten
2 personen
14
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
15
Registratietafel inrichten
2 personen
16
Presentatieruimte inrichten
2 personen
17
Beamer en laptop aansluiten
2 personen
18
Microfoon en speakers testen
2 personen
19
Flipcharts en werktafels klaarzetten
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Hapjes uitstallen
2 personen
24
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

25
Deelnemers registreren
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Welkomstpresentatie verzorgen
28
Pitchronde begeleiden
2 personen
29
Workshops faciliteren
4 personen
30
Borrelhapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
33
Final pitches begeleiden
2 personen
34
Afscheid en bedankje verzorgen

Nazorg

35
Servies verzamelen
2 personen
36
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
37
Zaal schoonmaken
3 personen
38
Meubilair terugplaatsen
3 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Materialen inventariseren
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Overgebleven catering opruimen
43
Gevonden voorwerpen afhandelen
44
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Speakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Flipchartsaantal 4
Flipchartstiftenaantal 8
Notitieblokkenaantal 70
Balpennenaantal 80

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 70
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra de datum bekend is en controleer meteen of er genoeg tafels, stoelen, werktafels en stroompunten zijn voor alle teams. Plan minimaal één aparte ruimte of duidelijke zone voor presentaties.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en geef het definitieve aantal deelnemers tegelijk door aan de cateraar. Houd rekening met koffie, thee, water en hapjes verspreid over de dag, niet alleen met de hoofdmaaltijd.
Bevestig sprekers en coaches uiterlijk 2 weken vooraf en vraag presentaties uiterlijk 3 dagen voor de start op. Zo kun je het programma afronden en controleren of elke presentatie op de laptop opent.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoon en speakers op locatie. Neem minimaal één extra verlengkabel en stekkerdoos mee; stroom en aansluitingen blijken vaak pas bij het opstellen een probleem.
Richt de registratietafel minstens 45 minuten voor opening in met deelnemerslijst, naamkaartjes en naambordjes. Geef het ontvangstteam vooraf een korte briefing met de registratievolgorde, wegwijzers en het aanspreekpunt voor technische vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Startupweekend organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen. Plan de definitieve catering, coaches en het programma uiterlijk 2 weken voor de start.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een Startupweekend?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel dieetwensen apart mee. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; plan daarna doorlopend koffie, thee, water en hapjes voor de volledige duur.
Wanneer moet je de techniek voor een Startupweekend testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf als je toegang hebt tot de zaal. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beamer, geluid, laptop en presentaties, minimaal 60 minuten voor ontvangst.
Hoe laat moet je aanwezig zijn voor een Startupweekend?: Zorg dat de organisatie minimaal 90 minuten voor de start aanwezig is. Dan heb je tijd voor zaalindeling, registratie, koffie, techniek, bewegwijzering en een briefing van het ontvangstteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.