Organiser un startup weekend sans perdre le fil

Un startup weekend se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les inscriptions et le programme, puis les intervenants, le catering et la logistique. Les erreurs arrivent surtout quand le matériel technique est testé trop tard ou quand l’accueil n’a pas les informations nécessaires. Prévoyez une personne pour coordonner le déroulé et une autre pour gérer les participants. Cette méthode vous aide à passer de l’inscription à l’installation de la salle, puis au lancement du week-end sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le lieu et la salle
5
Commander le catering
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Confirmer les intervenants et les coachs
8
Rassembler les présentations
9
Imprimer la liste des participants
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Récupérer les courses
2 personnes
12
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
13
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
14
Installer les tables et les chaises
3 personnes
15
Installer la table d'inscription
2 personnes
16
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
17
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
18
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
19
Installer les paperboards et les tables de travail
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
24
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Assurer la présentation de bienvenue
28
Animer le tour de pitch
2 personnes
29
Animer les ateliers
4 personnes
30
Servir les amuse-bouches
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Animer le cocktail networking
2 personnes
33
Coordonner les pitchs finaux
2 personnes
34
Organiser les adieux et les remerciements

Suivi

35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
36
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
37
Nettoyer la salle
3 personnes
38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Inventorier le matériel
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes
42
Ranger la nourriture restante du catering
43
Gérer les objets trouvés
44
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Paperboardsqté 4
Marqueurs pour paperboardqté 8
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 80

Décoration

Porte-nomsqté 70
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Pancartes de tableqté 12
Nappesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et ouvrir les inscriptions, puis fixez rapidement la date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Gardez au moins 7 jours avant l’événement pour confirmer les quantités au traiteur.
Finalisez le programme avant de demander les présentations aux intervenants et aux coachs. Une version verrouillée 3 jours avant le début évite les changements sur les pancartes de table, les badges et les supports imprimés.
Faites un test technique complet la veille : vidéoprojecteur, ordinateur, câble HDMI, micro, haut-parleurs, multiprises et rallonges. Prévoyez 30 minutes sur place, car un câble manquant ou une batterie vide peut retarder le lancement.
Installez la salle dans l’ordre d’utilisation : tables et chaises, espace de présentation, tables de travail, paperboards, puis table d’inscription. Gardez les badges, la liste imprimée et les porte-noms ensemble afin que l’accueil puisse commencer dès l’arrivée des participants.
Mettez les boissons au frais et préparez le café et le thé avant l’enregistrement. Pour le premier créneau, comptez 2 à 3 boissons par personne et prévoyez des poubelles visibles près de la zone de restauration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un startup weekend ?: Prévoyez au minimum 4 semaines. Réservez le lieu et lancez les inscriptions dès le début, puis confirmez le programme, les coachs et le catering pendant les 10 jours précédant l’événement.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un startup weekend ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant le début. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, préparer les badges et transmettre au traiteur le nombre final ainsi que les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test 2 à 3 jours avant, puis un second sur place au moins 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez séparément le projecteur, le câble HDMI, le micro, les haut-parleurs et les multiprises.
Que faut-il préparer la veille d’un startup weekend ?: Préparez les badges, les pancartes de table, les supports de présentation et l’agencement de la salle. Regroupez aussi le matériel à acheminer et confirmez les horaires d’arrivée de l’équipe, du traiteur et des intervenants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.