Cómo organizar un startup weekend sin perder el control

Un startup weekend combina inscripciones, ponencias, trabajo en equipos y una presentación final, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza cerrando sede, programa y participantes; después confirma a ponentes, coaches y catering. En los últimos días, revisa dietas, presentaciones y necesidades técnicas. El día del evento, separa claramente registro, presentación y mesas de trabajo para que los equipos puedan empezar sin esperar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Reservar la sede y la sala
5
Pedir el catering
6
Definir el programa final
2 personas
7
Confirmar ponentes y coaches
8
Recopilar las presentaciones
9
Imprimir la lista de participantes
10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
11
Recoger la compra
2 personas
12
Llevar materiales al lugar
3 personas
13
Marcar la distribución de la sala
2 personas
14
Colocar mesas y sillas
3 personas
15
Montar la mesa de registro
2 personas
16
Preparar el espacio de presentación
2 personas
17
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
18
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
19
Preparar rotafolios y mesas de trabajo
2 personas
20
Colgar la decoración
2 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar café y té
2 personas
23
Montar aperitivos
2 personas
24
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

25
Registrar a los participantes
3 personas
26
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
27
Realizar la presentación de bienvenida
28
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
29
Facilitar los talleres
4 personas
30
Servir aperitivos
2 personas
31
Rellenar las bebidas
2 personas
32
Guiar el cóctel de networking
2 personas
33
Acompañar las presentaciones finales
2 personas
34
Organizar la despedida y el agradecimiento

Seguimiento

35
Recoger la vajilla
2 personas
36
Clasificar y retirar residuos
2 personas
37
Limpiar la sala
3 personas
38
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
39
Apagar el equipo
2 personas
40
Inventariar materiales
41
Devolver los objetos prestados
2 personas
42
Recoger el catering sobrante
43
Gestionar objetos perdidos
44
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentación
Rotafolioscant. 4
Rotuladores para rotafoliocant. 8
Bloc de notascant. 70
Bolígrafoscant. 80

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 70
Tarjetas de nombrecant. 80
Carteles direccionalescant. 8
Carteles de mesacant. 12
Mantelescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2

Limpieza

Palangana para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Limpiacristalescant. 2

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sede y la distribución de la sala con al menos 2 semanas de antelación. Reserva zonas distintas para registro, presentaciones y trabajo en equipos, y comprueba cuántas mesas y sillas caben realmente.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega el recuento final al catering 3 o 4 días antes. Incluye una opción claramente identificada para cada restricción comunicada.
Confirma a ponentes y coaches una semana antes y recopila sus presentaciones como máximo 48 horas antes. Guarda todos los archivos en un portátil y lleva también una copia de seguridad en una memoria USB.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, micrófono, altavoces y regletas. No esperes al primer discurso para descubrir que falta un adaptador o que el sonido no llega al fondo de la sala.
Prepara el registro al menos 30 minutos antes de la llegada prevista. Coloca tarjetas de nombre, lista impresa de participantes y carteles direccionales; mientras el equipo recibe a la gente, otra persona puede enfriar bebidas y dejar listo el café y el té.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un startup weekend?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar ponentes, coaches, catering, programa y necesidades técnicas.
¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes y el catering?: Cierra el recuento de asistentes y las preferencias dietéticas entre 3 y 4 días antes. Así el catering puede preparar las cantidades correctas y el equipo puede imprimir la lista y las tarjetas de nombre.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Llega al menos 90 minutos antes del inicio para marcar la distribución, colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar la zona de presentación. Haz la prueba de sonido e imagen antes de que llegue el primer participante.
¿Qué material técnico se necesita para un startup weekend?: Como mínimo, prepara un proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, clic de presentación, micrófono inalámbrico y altavoces. Lleva también regletas y cables alargadores, y prueba todo el día anterior para detectar conexiones o baterías que falten.

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