Startupwochenende organisieren: So gelingt die Planung
Ein Startupwochenende steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Teilnehmerzahl und Ort sichern, dann Programm, Coaches und Verpflegung festmachen. Plane die Registrierung, Technik und Raumaufteilung nicht erst am Veranstaltungstag. Gerade Namensschilder, Präsentationen, Ernährungswünsche und fehlende Kabel sorgen sonst für unnötige Verzögerungen. Mit einem festen Zeitplan und einem kurzen Teambriefing bleibt am Wochenende selbst mehr Zeit für die Gründerteams.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 5
Catering bestellen
- 6
Programm finalisieren
2 Personen
- 7
Referenten und Coaches bestätigen
- 8
Präsentationen sammeln
- 9
Teilnehmerliste ausdrucken
- 10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 11
Einkäufe abholen
2 Personen
- 12
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 13
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 14
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 15
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 16
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 17
Beamer und Laptop anschließen
2 Personen
- 18
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
- 19
Flipcharts und Arbeitstische aufstellen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Snacks auslegen
2 Personen
- 24
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 25
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 26
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 27
Begrüßungspräsentation halten
- 28
Pitchrunde moderieren
2 Personen
- 29
Workshops moderieren
4 Personen
- 30
Snacks servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 33
Final Pitches begleiten
2 Personen
- 34
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
Nachbereitung
- 35
Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 37
Saal reinigen
3 Personen
- 38
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Materialien inventarisieren
- 41
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 42
Übriges Catering aufräumen
- 43
Fundsachen bearbeiten
- 44
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
- FlipchartsAnz. 4
- FlipchartmarkerAnz. 8
- NotizblöckeAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 80
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 70
- NamensschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- TischschilderAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 2
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Einladungen und der Reservierung von Veranstaltungsort und Saal. So kennst du früh die maximale Teilnehmerzahl und kannst Catering und Sitzordnung realistisch planen.
- Schließe das Programm spätestens 14 Tage vor dem Startupwochenende ab. Bestätige bis dahin Referenten und Coaches und fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn an.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und übergib die endgültige Zahl 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei Getränken und Snacks ein.
- Baue Raumaufteilung, Registrierungstisch und Präsentationsraum am Vortag auf. Schließe Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher an und teste jede Präsentation einmal vollständig.
- Drucke Teilnehmerliste und Namensschilder spätestens am Vorabend aus und brief das Empfangsteam 30 Minuten vor der Registrierung. Lege Wegweiser, Tischschilder, Notizblöcke und Kugelschreiber sichtbar bereit, damit die Anmeldung nicht ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Startupwochenende organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Einladungen und dem groben Programm. Spätestens 14 Tage vorher sollten Coaches, Referenten und der Ablauf feststehen.
- Wann muss das Catering für ein Startupwochenende bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und melde die endgültige Teilnehmerzahl sowie Ernährungswünsche 7 Tage vor Beginn. Plane rund 10 Prozent Reserve bei Getränken und Snacks ein.
- Was muss man bei der Technik eines Startupwochenendes testen?
- Teste am Vortag Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher. Rechne mindestens 60 Minuten für Aufbau und einen kompletten Probelauf ein.
- Wann sollte der Raum für ein Startupwochenende aufgebaut werden?
- Richte Tische, Stühle, Flipcharts und den Registrierungstisch am Vortag ein. Am Veranstaltungstag sollte das Empfangsteam 30 Minuten vor der Registrierung zum Briefing und Technikcheck vor Ort sein.
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