Zo organiseer je een startupbeurs

Begin niet met de aankleding, maar met het deelnemersprofiel en de indeling van de dag. Bevestig eerst datum en locatie, nodig daarna standhouders en sprekers uit en open het aanmeldformulier. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, leg je de standindeling, catering en techniek vast. De laatste week draait vooral om controleren: naamkaartjes, programma’s, bewegwijzering, registratie en alle kabels en aansluitingen moeten dan klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemersprofiel vaststellen
2 personen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sociale promotie plaatsen
8
Standhouders registreren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Catering reserveren
14
Techniek reserveren
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Programma afdrukken
17
Bewegwijzering maken
2 personen
18
Standhouders informeren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen verzamelen
2 personen
22
Registratielijst afdrukken
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimtes controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Techniek aansluiten
2 personen
30
Presentaties testen
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Hapjes presenteren
2 personen

Event

33
Standhouders ontvangen
3 personen
34
Bezoekers registreren
3 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes aanvullen
2 personen
40
Pitchronde begeleiden
2 personen
41
Vragen uit de zaal verzamelen
42
Netwerkborrel openen
2 personen
43
Catering aanvullen
2 personen
44
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
45
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Standmaterialen verzamelen
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Afval naar containers brengen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen verzamelen
55
Bedankbericht versturen
56
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Stoffen tafelkledenaantal 18
Plantenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 80
Standbordenaantal 20
Klembordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakkar
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat de standhouders zijn geregistreerd. Houd rekening met loopruimte, de registratiebalie en zichtlijnen naar het projectiescherm; stuur de definitieve indeling uiterlijk enkele dagen vooraf door.
Plan een vaste deadline voor dieetwensen en catering, bijvoorbeeld 7 dagen voor de beurs. Zo kun je het aantal borden, glazen, koffiekopjes en serveerschalen afstemmen op het verwachte bezoekersaantal.
Test techniek niet pas bij de opening. Controleer projector, HDMI-kabels, luidsprekers, draadloze microfoons, stekkerdozen en verlengsnoeren minstens 1 dag eerder en leg een reserveoplossing klaar.
Maak de registratiebalie de eerste plek die bezoekers zien. Leg de afgedrukte registratielijst, naamkaartjes en programma’s daar klaar en zet bewegwijzering op bij de ingang, de stands en de presentatieruimte.
Plan op de beursdag minstens 60 minuten voor locatiecontrole en opbouw. Controleer eerst ruimtes, tafels en stoelen en vul daarna koffie, water, afvalbakken en materialen aan; zo ontdek je ontbrekende spullen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een startupbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, deelnemersprofiel en uitnodigingen; leg catering en techniek uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs vast.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een startupbeurs?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor het openen van de locatie, controleren van de ruimtes en plaatsen van tafels en stoelen. Reken extra tijd als je een projector, luidsprekers en meerdere stands opbouwt.
Wanneer stuur je het programma en de standindeling naar standhouders?: Stuur een eerste praktische update zodra de standhouders zijn geregistreerd. Deel de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 3 dagen voor de beurs, zodat deelnemers hun materialen en aankomsttijd kunnen plannen.
Wanneer moet je aanmeldingen en dieetwensen sluiten?: Sluit de aanmelding voor de catering 5 tot 7 dagen vooraf. Verwerk daarna de aanmeldingen, controleer dieetwensen en pas het aantal maaltijden, servies en drankvoorzieningen aan voordat je boodschappen doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.