Organiser un salon des startups, étape par étape

Un salon des startups se prépare d’abord autour de deux publics : les exposants et les visiteurs. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le profil des participants, le format des stands et le programme. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la technique doivent être verrouillés avant la dernière semaine. Le jour J, prévois une équipe à l’accueil, une signalétique visible et assez de temps pour tester les écrans, les microphones et les branchements.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Inviter les intervenants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
8
Enregistrer les exposants
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Finaliser le programme
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Réserver la technique
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Créer la signalisation
2 personnes
18
Informer les exposants
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel
2 personnes
22
Imprimer la liste d'inscription
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les espaces
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Préparer le matériel du stand
4 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Brancher la technique
2 personnes
30
Tester les présentations
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Présenter les amuse-bouches
2 personnes

Événement

33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
35
Distribuer les badges
2 personnes
36
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
40
Animer le tour de pitch
2 personnes
41
Recueillir les questions de la salle
42
Ouvrir l’apéritif de réseautage
2 personnes
43
Ravitailler le catering
2 personnes
44
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
45
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
51
Nettoyer le lieu
3 personnes
52
Retirer la signalétique
2 personnes
53
Retourner les matériels
2 personnes
54
Rassembler les objets trouvés
55
Envoyer un message de remerciement
56
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Nappes en tissuqté 18
Plantesqté 12
Porte-nomsqté 80
Panneaux de standqté 20
Presse-papiersqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chariot de nettoyage
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque les exposants et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions : sans programme provisoire ni plan des stands, les visiteurs ne savent pas ce qu’ils viennent découvrir.
Demande les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription et transmets le total au traiteur au moins 7 jours avant le salon. Ajoute une marge pour les inscriptions tardives.
Prépare le plan des stands avec les tables, chaises et tabourets, puis envoie à chaque exposant son emplacement et ses horaires au plus tard 3 jours avant l’événement.
Teste la veille le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones sans fil, les câbles HDMI et les multiprises. Prévois au moins une rallonge et une batterie externe de secours par zone technique.
Le matin même, arrive 2 heures avant l’ouverture pour installer le comptoir d’inscription, les badges, la signalétique et le programme imprimé. Vérifie ensuite chaque espace avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des startups ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières servent à confirmer le lieu, recruter les exposants et les intervenants ; les 2 dernières sont consacrées aux inscriptions, au programme, au catering et à la technique.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des startups ?: Ouvre le formulaire 4 à 6 semaines avant la date. Relance les inscrits 7 jours avant et arrête le décompte final des participants, des badges et des besoins alimentaires 3 à 5 jours avant.
Quand faut-il réserver le traiteur et la technique ?: Réserve le traiteur et la technique au moins 3 semaines avant le salon. Confirme les quantités, les horaires de livraison et les branchements 7 jours avant, puis fais un test complet la veille.
À quelle heure arriver le jour d’un salon des startups ?: Arrive environ 2 heures avant l’ouverture au public. Compte 60 à 90 minutes pour les tables et les chaises, l’accueil, les badges, la signalétique et le matériel, puis garde 30 minutes pour les vérifications finales.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.