Cómo organizar una feria de startups sin perder el control
Una feria de startups funciona cuando la información, los puestos y la parte técnica se cierran en el orden correcto. Empieza por la fecha, el lugar y el perfil de los participantes; después confirma expositores y ponentes antes de abrir las inscripciones. Durante las últimas semanas tendrás que encajar el plano de puestos, el programa, el catering y los equipos audiovisuales. Este plan reúne 56 tareas y 41 materiales para llegar al día del evento con la recepción, las mesas y las presentaciones listas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Definir el perfil de los participantes
2 personas
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Invitar a los ponentes
2 personas
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la promoción en redes sociales
- 8
Registrar a los expositores
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 12
Definir el programa final
2 personas
- 13
Reservar el catering
- 14
Reservar técnica
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Imprimir el programa
- 17
Crear la señalización
2 personas
- 18
Informar a los responsables de los stands
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Reunir los materiales
2 personas
- 22
Imprimir la lista de registro
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Comprobar los espacios
2 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Preparar el material del stand
4 personas
- 27
Colgar señalización
2 personas
- 28
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 29
Conectar la técnica
2 personas
- 30
Probar presentaciones
2 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Presentar los aperitivos
2 personas
Evento
- 33
Recibir a los expositores
3 personas
- 34
Registrar a los visitantes
3 personas
- 35
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 36
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
- 37
Servir café y té
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Reponer los aperitivos
2 personas
- 40
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
- 41
Recoger preguntas del público
- 42
Inaugurar el cóctel de networking
2 personas
- 43
Reponer el catering
2 personas
- 44
Recoger la basura durante el evento
2 personas
- 45
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 46
Apagar el equipo
2 personas
- 47
Reunir materiales del stand
4 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 49
Lavar la vajilla
2 personas
- 50
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
- 51
Limpiar el lugar
3 personas
- 52
Retirar la señalización
2 personas
- 53
Devolver los materiales
2 personas
- 54
Recoger objetos perdidos
- 55
Enviar mensaje de agradecimiento
- 56
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Abrebotellascant. 4
Decoración
- Manteles de telacant. 18
- Plantascant. 12
- Portanombrescant. 80
- Carteles de standcant. 20
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Carro de limpieza
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el espacio y el perfil de los participantes. No abras el formulario de inscripción hasta saber cuántos expositores y ponentes puedes recibir y qué tipo de público buscas.
- Confirma a los expositores y ponentes antes de intensificar la promoción. Reserva al menos 2 semanas para recopilar datos, preferencias dietéticas y necesidades de cada puesto.
- Haz el plano de puestos cuando tengas las inscripciones más avanzadas. Deja pasillos despejados y comprueba que cada mesa tenga acceso a regletas, cables alargadores y conexión para los portátiles.
- Cierra el programa final y la técnica antes de imprimir. Comprueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos y los cables HDMI como mínimo el día anterior.
- Prepara la recepción y el montaje con una lista separada para la apertura. Ten impresas las tarjetas de nombre, el programa y la lista de registro, y llega al lugar con al menos 2 horas para revisar espacios, mesas y sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de startups?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, ubicación, participantes, expositores y ponentes; deja al menos 7 días para cerrar el programa y probar la técnica.
- ¿Cuándo conviene abrir las inscripciones para una feria de startups?
- Abre el formulario cuando estén confirmados el perfil del público, los expositores principales y la capacidad del lugar, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes recoger también las preferencias dietéticas con tiempo para el catering.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el montaje del evento?
- Abre el espacio al menos 2 horas antes de la llegada del público. Usa ese margen para comprobar las salas, colocar mesas y sillas, montar el mostrador de registro, revisar la señalización y probar proyector, sonido y micrófonos.
- ¿Qué suele olvidarse al organizar una feria de startups?
- Suelen faltar adaptadores, regletas, cables HDMI, baterías externas y material de registro. Haz una comprobación final 24 horas antes y confirma que hay vasos, tazas, platos, cubiertos y equipos suficientes para todos los asistentes previstos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!