Startup-Messe organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Datum, Ort und Teilnehmerprofil fest. Lade Standbetreiber und Redner erst danach ein, damit du Zielgruppe, verfügbare Fläche und erwartete Teilnehmerzahl in den Einladungen konkret nennen kannst.
• Veröffentliche das Anmeldeformular frühzeitig und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe, damit das Catering nicht auf Schätzungen angewiesen ist.
• Erstelle die Standaufteilung, sobald die wichtigsten Standbetreiber registriert sind. Informiere jeden Aussteller mindestens 3 Tage vorher über Standposition, Aufbauzeiten und benötigte Ausstattung.
• Finalisiere das Programm nicht erst am Veranstaltungstag. Drucke Programm, Registrierungsliste und Namensschilder spätestens am Vortag und prüfe, ob Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone sowie HDMI- und Verlängerungskabel zusammenpassen.
• Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Räume, Tische, Stühle, Registrierungstheke und Beschilderung; teste anschließend jede Präsentation und stelle Wasser, Gläser und Kaffeetassen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Startup-Messe organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnehmerprofil. Einladungen an Standbetreiber und Redner sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe verschickt werden.

Wann sollte man die Standaufteilung für eine Startup-Messe erstellen?

Erstelle einen ersten Plan 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung, sobald die meisten Aussteller registriert sind. Die endgültige Standaufteilung sollte spätestens 7 Tage vorher feststehen.

Wie viel Vorlauf braucht das Catering für eine Startup-Messe?

Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Übermittle die endgültige Teilnehmerzahl und erfasste Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin.

Wie früh muss die Technik vor einer Startup-Messe getestet werden?

Prüfe Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte ein vollständiger Funktionstest mindestens 90 Minuten vor dem Einlass stattfinden.