Zo organiseer je een startup pitchavond

Begin met de inhoud, niet met de borrel. Leg eerst het pitchformat, de criteria en de timing vast; daarna kun je juryleden, sprekers en pitchers gericht uitnodigen. Plan vervolgens aanmeldingen, presentaties, techniek en catering op elkaar af. De meeste problemen ontstaan doordat presentaties te laat binnenkomen, adapters ontbreken of de jury pas op de avond zelf hoort waarop ze moet letten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Pitchformat vastleggen
2 personen
3
Pitchcriteria opstellen
2 personen
4
Juryleden benaderen
5
Sprekers en pitchers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediabericht plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Pitchinschrijvingen bevestigen
12
Jurybriefing versturen
13
Catering reserveren
14
Techniek reserveren
15
Programma opstellen
2 personen
16
Presentaties verzamelen
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Pitchvolgorde loten
19
Deelnemerslijst bijwerken
20
Herinnering versturen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Juryformulieren printen
23
Draaiboek printen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Catering controleren
2 personen
26
Techniek ophalen
2 personen
27
Pitchbestanden back-uppen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Ruimtes controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Podiumzone inrichten
2 personen
33
Projectiescherm opstellen
2 personen
34
Beamer aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Presentaties klaarzetten
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Hapjesbuffet opbouwen
2 personen
41
Registratietafel klaarzetten
2 personen
42
Naambadges klaarleggen
43
Jurytafel inrichten
2 personen
44
Pitchers ontvangen
2 personen
45
Juryleden ontvangen
46
Gasten registreren
3 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
48
Programma toelichten
49
Pitchronde begeleiden
2 personen
50
Pitchtijd bewaken
51
Presentaties bedienen
52
Juryformulieren uitdelen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes bijvullen
2 personen
55
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
56
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
57
Juryberaad faciliteren
58
Winnaar bekendmaken
59
Prijs uitreiken
2 personen
60
Netwerkgesprekken begeleiden
3 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Catering afbouwen
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Techniek inpakken
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
72
Foto's en bestanden archiveren
73
Bedankbericht versturen
74
Pitchers nabellen
75
Juryleden bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Jurytafel
Sprekersstoelaantal 2
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 6
Krukkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Klikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3
Powerbanksaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Programmapostersaantal 4
Logo-bannersaantal 3
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Servettenhoudersaantal 8

Registratie

Registratietafel
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Balpennenaantal 30
Aanwezigheidslijstaantal 3
Juryformulierenaantal 20
Pitchvolgordenummersaantal 20
Programmaboekjesaantal 100
Clipboardsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Geef elke pitch een vaste duur en reserveer daarnaast tijd voor vragen en wisselen. Bij acht pitchers van vijf minuten heb je al snel een programmaonderdeel van ruim een uur nodig.
Stuur de pitchcriteria tegelijk met het aanmeldformulier. Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf op, controleer ze op de laptop en test iedere HDMI-adapter met de beamer.
Brief de jury uiterlijk 48 uur voor de avond. Zet beoordelingscriteria, pitchvolgorde, tijdslimieten en de procedure voor vragen in één document en leg juryformulieren klaar.
Maak een apart ontvangstpunt voor naambadges en deelnemersregistratie. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de catering zodra die is geleverd, niet pas tijdens de borrel.
Werk met een draaiboek per kwartier en wijs één persoon aan voor techniek. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, klikker en stroomvoorziening minimaal 60 minuten voor de start; leg verlengkabels en stekkerdozen vast met gaffer tape.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een startup pitchavond?: Reken voor een programma met 8 pitchers op ongeveer 2,5 tot 3 uur. Een pitch van 5 minuten, 3 minuten vragen en 2 minuten wisseltijd kost per pitcher circa 10 minuten, exclusief ontvangst en pauze.
Hoeveel tijd geef je pitchers om hun presentatie in te leveren?: Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de pitchavond op. Zo houd je nog tijd over om bestanden te openen, lettertypen te controleren en adapters of video’s te testen.
Wanneer moet je juryleden uitnodigen voor een startup pitchavond?: Benader juryleden bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en pitchformat vaststaan. Verstuur de jurybriefing uiterlijk 48 uur voor de avond.
Hoe vroeg moet je techniek testen voor een pitchavond?: Plan de volledige technische test minimaal 60 minuten voor de ontvangst van gasten. Test de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels en adapters, microfoons, luidsprekers en de klikker met de bestanden van de pitchers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.